Archiwizacja dokumentów

Udostępnianie dokumentacji przez archiwum

Do stałych i podstawowych zadań każdego archiwum należy udostępnianie i wypożyczanie akt. Przechowywane w archiwum materiały, powinny być wykorzystywane przez potencjalnych użytkowników na miejscu, w archiwum. Jedynie w uzasadnionych przypadkach można je wypożyczać na zewnątrz.

W przypadku materiałów archiwalnych wypożycza się i udostępnia jedynie te odpowiednio uporządkowane wewnętrznie i spaginowane.

Akta udostępniane w archiwum wykorzystywane są najczęściej do celów pracowników oraz naukowo-badawczych. Dla potrzeb urzędów, akta udostępniane są na podstawie karty udostępniania akt, wypełnianej przez zamawiającego materiały oraz podpisanej przez kierownika komórki organizacyjnej, z której materiały pochodzą. Podpis kierownika jest równoznaczny ze zgodą na udostępnienie akt, kartę wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej. W tym przypadku akta mogą zostać wyniesione z archiwum i wykorzystywane w pomieszczeniach zainteresowanej komórki organizacyjnej.

Udostępnianie dla celów naukowo-badawczych odbywa się po uzyskaniu zgody przez pragnącego skorzystać z materiałów, od kierownika danego urzędu lub instytucji, w której znajduje się archiwum. Ubiegający się powinien posiadać zaświadczenie z uczelni lub instytucji, która go zatrudnia. Udostępniać można tylko akta, które nie posiadają klauzuli poufności, a informacje w nich zawarte nie będą wykorzystywane ze szkodą dla interesów zakładu pracy (dotyczy to na przykład informacji ekonomicznych, planów rozwoju, polityki marketingowej).

Akt nie wolno udostępniać w pomieszczeniach magazynowych, gdzie przechowywane są inne materiały archiwalne. Wydanie akt na zewnątrz powinno się odbywać tylko w wyjątkowej sytuacji, za każdym razem za zgodą kierownika, na podstawie pisemnego wniosku instytucji zainteresowanej. Można do nich zaliczyć sądy, prokuratury, policję, zakłady ubezpieczeń społecznych itp.

W razie uszkodzenia lub zaginięcia akt wypożyczonych akt archiwista sporządza protokół uszkodzenia lub zaginięcia akt w dwóch egzemplarzach. Protokół podpisują wypożyczający akta oraz jego bezpośredni przełożony. W przypadku akt wyjątkowo cennych, powinien być o tym poinformowany kierownik jednostki organizacyjnej. Jeden egzemplarz protokołu należy dołączyć do akt, drugi jest przechowywany w specjalnie do tego celu założonej teczce, która stanowi pomocniczy środek ewidencji.