Terminologia w archiwistyce
Terminologia w archiwistyce
Przez zespół archiwalny należy rozumieć całość materiałów archiwalnych powstałych w ramach jednostki archiwalnej w trakcie jej funkcjonowania i przejętych przez archiwum państwowe. W skład zespołów współczesnych mogą wchodzić materiały archiwalne innych twórców, zgromadzone przez jednostkę organizacyjną w trakcie wykonywania określonych zadań. Zespoły archiwalne wytworzone przez osoby fizyczne, nazywamy spuściznami.
W ich skład, obok klasycznej dokumentacji aktowej, mogą wchodzić nieaktowe formy dokumentacji jak techniczna, kartograficzna, mechaniczna, komputerowa itp. Granice chronologiczne wyznaczają daty powołania i likwidacji ich twórców, zasadniczych reorganizacji (także natury ustrojowej) oraz zmiany zakresu kompetencji.
Dlatego w jego skład może wchodzić dokumentacja wytworzona w ciągu kilkudziesięciu lat ale i kliku lat, a nawet kilku miesięcy, zależnie jak długo twórca zespołu prowadził swoją działalność.
Ze względu na strukturę wewnętrzną i pochodzenie dokumentacji, zespoły dzielimy na proste i złożone. Proste powstają w wyniku działalności twórcy, nie ulegając zasadniczym zmianom i zbyt licznym przekształceniom powodującym dziedziczenia dokumentów. Zespół złożony zawiera dokumentację przejętą w drodze dziedziczenia, połączoną z dokumentacją sukcesora w ten sposób, że jej wydzielenie w osobny zespół jest niemożliwe, równocześnie posiada kilku samodzielnych twórców.
Z pojęciem zespołu łączy się także sukcesja bierna, zwana także martwą oraz czynna, zwana żywą. Sukcesja bierna ma miejsce, kiedy sukcesor przejmuje zespół i nie kontynuuje go, czynna zachodzi kiedy zespół jej kontynuowany przez spadkobiercę.
Wyróżniamy także zespoły otwarte i zamknięte, otwartym nazywamy zespół, który jest na bieżąco uzupełniany dopływem akt z komórek (jednostka nadal działa). Zespołem archiwalnym zamkniętym nazywamy zespół, którego twórca definitywnie zakończył działanie, przestał istnieć i skończył się dopływ dokumentacji.
Zasada niepodzielności zespołu, zwana także zasadą proweniencji, mówi że materiały archiwalne wytwarzane przez daną jednostkę organizacyjną w czasie jej działalności w określonym czasie i na określonym terenie tworzą hermetyczna całość, której nie należy dzielić ani naruszać w jakikolwiek sposób.