Archiwizacja dokumentów

Gromadzenie akt w archiwum

Odpowiednie ułożenie akt w archiwum decyduje o sprawności i szybkości pracy archiwisty czyli brakowania, porządkowania i udostępniania materiałów.

Najlepszym sposobem jest ułożenie akt według komórek organizacyjnych, według kolejności przejmowania. Akta poszczególnych komórek powinny otrzymać własny regał lub półkę. Pomocna będzie w tym ocena, ile dana komórka wytwarza akt w ciągu roku, dzięki temu można zaplanować i zostawić wystarczającą ilość wolnego miejsca.

Innym sposobem jest rozmieszczenie dokumentacji chronologicznie, według daty napływu do archiwum, bez podziału na komórki. Pozwala zaoszczędzić miejsce pozostawione na przyszłe akta. W tym systemie akta przekazane do archiwum na spisie, który otrzymał nr 1 zostaną rozmieszczone na regale nr 1 i jego półkach, akta z kolejnego roku, uwzględnione na spisie nr 2, będą ułożone na regale nr 2 itd. Następne będą układane na kolejnych regałach. Wadą tego systemu jest powstawanie luk na półkach i regałach podczas brakowania, wolne miejsce można wykorzystać do układania kolejnych akt, w tym wypadku ulegną jednak przemieszczeniu. Wówczas może nas uratować jedynie bardzo dokładna ewidencja ułożenia kolejnych akt, pozwalająca szybko znaleźć potrzebne dokumenty. W systemie tym niezbędne będzie także dokładne oznaczenie regałów i półek oraz umieszczenie w spisie zdawczo-odbiorczym numerów regałów i półek, na których złożone są akta poszczególnych komórek.

Układając akta należy bezwzględnie oddzielać materiały archiwalne od dokumentacji niearchiwalnej, najlepszym rozwiązaniem, chociaż rzadko możliwym w praktyce, jest umieszczenie ich w osobnych pomieszczeniach. Najczęściej do tego celu przeznaczany jest osobny regał.

Akta można układać według różnych systemów, każdy jednak uwzględnia umieszczenie ich od strony lewej do prawej, bez względu na numerowanie półek regałowych od góry czy od dołu. W zależności od budowy regału oraz kształtu i formatu akt można wydzielić trzy systemy. Pionowy, który jest systemem bibliotecznym, tak jak ustawia się ksiązki na półkach, a w tym wypadku akt w sztywnych okładkach. System pionowo-płaski polegający na ułożeniu teczek jedna obok drugiej, na przemian grzbietem do góry i do doły oraz system poziomy, którego efektem jest powstanie stosów złożonych z kilku lub kilkunastu jednostek.

Dokumentacja niearchiwalna

Ten rodzaj dokumentacji stanowi najczęściej 90% zasobu aktowego wszystkich jednostek organizacyjnych, a w jednostkach niewytwarzających dokumentacji archiwalnej całość zasobu. Dzieli się na kilka grup kwalifikacyjnych, w zależności od ustawowego terminu przechowywania, po nim może zostać wybrakowana. Okresy przechowywania ustalane są na podstawie okresów przedawnienia dla niektórych czynności prawnych, po upływie czasu, określonego przez kodeks cywilny i/lub karny, mogą być zniszczone. Okres przechowywania poszczególnych dokumentów powinien być szczegółowo określony w wykazach akt jednostek organizacyjnych. Za ich ustalenie, zgodnie z przepisami prawnymi, odpowiada kierownik jednostki. Okres przechowywania oblicza się od 1 stycznia, roku następujące bezpośrednio, po ostatecznym załatwieniu sprawy, z pewnymi wyjątkami.

Dla akt personalnych jest obliczany od daty rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę, aktów normatywnych od daty uchylenia i wejścia w życie nowego aktu prawnego. Dla umów i kontraktów moment wygaśnięcia lub rozwiązania umowy, albo jej ostatecznego rozliczenia. W przypadku akt sądowych datę uprawomocnienia się wyroku lub umorzenia sprawy, dokumentacji technicznej własnych obiektów, maszyn i urządzeń – chwilę utraty lub całkowitego zniszczenia obiektu. Dla polis ubezpieczeniowych, datę wygaśnięcia ubezpieczenia, dla indywidualnej dokumentacji technicznej – ostatni wpis, umów najmu lokali i nieruchomości – datę wygaśnięcia umowy, dowodów księgowych dotyczących inwestycji – datę zakończenia tej inwestycji, dla zezwoleń budowlanych i dokumentacji stanowiącej podstawę jej wydania – datę zburzenia obiektu i dla akt ewidencyjnych osób, którym wydano prawo jazdy, odmówiono jego wydania lub zatrzymano prawo jazdy, okres przechowywania oblicza się od momentu zgonu tej osoby.

Obok dokumentacji niearchiwalnej, określanej symbolem „B”, istnieje także dokumentacja niearchiwalna określana „BE”. Należą do niej akta, których kategorii nie można z góry przewidzieć np. dokumentacja kontroli doraźnych, spraw karno-skarbowych itp. W takim przypadku, w chwili umieszczania akt w archiwum, określane są one symbolem „BE”, z dodatkiem cyfr arabskich oznaczających ilość lat, po upływie których, przeprowadza się szczegółową ekspertyzę w celu ostatecznego zakwalifikowania. Po tym czasie może się okazać, że zawierają cenne informacje lub dotyczą szczególnie ważnych zagadnień.