Archiwizacja dokumentów

Archiwum zakładowe II

Do obowiązków personelu w archiwum zakładowym  należą czynności, wynikające z przepisów kancelaryjn0-archiwalnym, a szczególnie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum. Jest to współpraca z komórkami organizacyjnymi w sprawie prawidłowego tworzenia teczek spraw oraz ich przygotowania do przekazania do archiwum zakładowego, przejmowanie akt z poszczególnych komórek, przechowywanie, zabezpieczanie i ewidencjonowanie posiadanych i przyjmowanych akt, porządkowanie akt niewłaściwie przygotowanych, udostępnianie materiałów do celów służbowych i informacyjnych, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której czas przechowywania upłynął, dbałość o dobry stan techniczny dokumentacji, a w razie potrzeby jej konserwacja, przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, utrzymywanie stałych kontaktów z archiwum państwowym odpowiedzialnym za dane archiwum zakładowe oraz przechowywane w nim materiały archiwalne.

Ważne dla prawidłowego funkcjonowania systemu jest usytuowanie archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej zakładu pracy. Najczęściej jest ono podporządkowane wydziałowi administracji.

Za stan materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej zgodnie z obowiązującym prawem, są kierownicy jednostek organizacyjnych, którzy zobowiązani są zapewnić gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczanie materiałów archiwalnych oraz ich właściwe klasyfikowanie i kwalifikowanie oraz przekazywanie. Należy do nich także ochrona przed zniszczeniem lub utratą dokumentacji. Dla realizacji tych zadań kierownicy zatrudniają etatowych archiwistów. W mniejszych jednostkach zadanie to można powierzyć odpowiednio przeszkolonemu pracownikowi.

Pracownik archiwum zakładowego co roku składa sprawozdanie z wykonania planu pracy. Powinno być złożone z części statystycznej i opisowej, część opisowa powinna się koncentrować na współpracy z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi (lub problemach w tej współpracy), ewentualnie zawierać propozycje rozwiązania zaistniałych problemów. W części statystycznej powinna się znaleźć ilość i stan jednostek archiwalnych z podziałem na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną, ilość przejętych jednostek archiwalnych, ilość dokumentacji wybrakowanej, udostępnionych oraz wypożyczonych akt, wykaz komórek organizacyjnych które przekazały akta w danych roku.

Archiwum zakładowe

Terminem tym określa się komórkę organizacyjną w urzędzie, instytucji, przedsiębiorstwie lub organizacji, zajmującą się przejmowaniem dokumentacji i innych źródeł informacji niepotrzebnych już do bieżącego działania oraz czasowe ich przechowywanie, udostępnianie, ewidencjonowanie i brakowanie, przekazywanie materiałów archiwalnych do odpowiedniego archiwum państwowego. Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, archiwa zakładowe powoływane są w jednostkach organizacyjnych, które wytwarzają materiały archiwalne i są objęte nadzorem archiwalnym właściwego terenowo archiwum państwowego. Archiwa zakładowe działają w instytucjach, które po odpowiednim okresie (określonym przepisami) mają obowiązek przekazać materiały archiwalne do AP.

W jednostkach organizacyjnych, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych nie używaną już dokumentację, przechowuje się w składnicy akt. Zasady ich prowadzenia są bardzo podobne do archiwum zakładowego.

Archiwum zakładowe powinno gromadzić wszystkie akta wytworzone w instytucji, niezależnie od ich wartości archiwalnej. W ten sposób odciąża komórki organizacyjne, które zwykle nie mają miejsca do przechowywania dokumentacji, która nie jest już niezbędna do bieżącej pracy, ale zgodnie z przepisami musi być przechowywana, oraz zabezpiecza i przechowuje, a w razie potrzeby porządkuje część akt, która jako materiał archiwalny, będzie przekazana do AP.

Do sprawnego funkcjonowania archiwum zakładowego niezbędne są określone działania kierownictwa jednostki jak wprowadzenie i stosowanie w praktyce uzgodnionego z AP kompletu przepisów kancelaryjno-archiwalnego czyli instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum. Zorganizowanie lokalu oraz jego odpowiednie wyposażenie, zatrudnienie stałego pracownika posiadającego odpowiednie wykształcenie lub przeszkolenie, systematyczne instruowanie personelu biurowego w zakresie tworzenia akt i ich odpowiedniego przygotowania, przed przekazaniem do archiwum zakładowego.

Archiwa takie w jednostkach i instytucjach centralnych obejmujących zasięgiem działania terytorium całego państwa powołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. W innych jednostkach powoływane są przez dyrektorów właściwych archiwów państwowych.