Archiwizacja dokumentów

Rodzaje dokumentacji II

Z punktu widzenia zasad klasyfikacji rzeczowej dokumentację dzielimy na typową i specyficzną. Akta typowe powstają w każdej jednostce organizacyjnej, bez względu na jej wielkość, charakter działalności i zakres kompetencji. Wynika to z faktu, że każdy urząd i zakład pracy realizuje zadania powtarzalne. Zaliczamy do nich akta związane z zarządzaniem, organizacją, sprawami osobowymi, planowaniem, sprawozdaniami, finansami, gospodarką materiałową, zaopatrzeniem itp. W jednostkowych rzeczowych wykazach akt, akta typowe zajmują pozycję od zero do trzydzieści.

Akta specyficzne także występują we wszystkich jednostkach organizacyjnych, ale stanowią odbicie jej statutowej działalności, która nie powtarza się w zakładach pracy innej branży lub typu. Najczęściej jest to dokumentacja produkcyjna i technologiczna w przedsiębiorstwach wytwórczości materiałowej, historie i statystyki chorób w placówkach służby zdrowia, dzienniki lekcyjne i świadectwa w szkołach itp.

Od momentu upowszechnienia się kserokopiarki, wyróżniamy dokumenty oryginalne i wtórne, oryginał stanowi pierwszy egzemplarz każdego tekstu pisanego ręcznie lub na maszynie. W przypadku wydruku komputerowego lub kserokopii oryginał należy opatrzyć w prawym górnym rogu pieczątką „Oryginał”, najlepiej w kolorze czerwonym. Zwykle jest on przekazywany adresatowi, odbiorcy a wtórnik pozostaje u wystawcy. Wtórniki czy też kopie stanowią także uwierzytelnione odpisy , wypisy i wyciągi z oryginalnych dokumentów.

Pod względem dostępności dla osób trzecich czyli ochrony zawartych tam informacji przed nieuprawnionymi, dokumentację, niezależnie od nośników, dzielimy na jawną i niejawną.

Dokumentacja jawna stanowi większość wytwarzanej w kraju, jest udostępniana osobom trzecim bez przeszkód pod warunkiem że nie powoduje to szkód dla prawnie chronionych interesów obywateli, urzędów,, instytucji i państwa.

Dokumentacja niejawna to dokumenty zawierające informacje, których nie powinny poznać osoby trzecie i nieuprawnione. Mogą być utrwalone na piśmie, mikrofilmach, negatywach i fotografiach, mapach, wykresach, rysunkach, kopiach, odpisach, wypisach, wyciągach, tłumaczeniach dokumentu, nośnikach cyfrowych, także na zbędnych i wadliwych wydrukach, odbitkach, kliszy, matrycy, kalce, w broszurach i książkach. Dlatego ich forma nie jest istotna. Dalej dzielimy ją na dokumentację zawierającą tajemnice państwowe i tajemnicę służbową, w zależności od tego nadawane są klauzule tajności.

Archiwum zakładowe

Terminem tym określa się komórkę organizacyjną w urzędzie, instytucji, przedsiębiorstwie lub organizacji, zajmującą się przejmowaniem dokumentacji i innych źródeł informacji niepotrzebnych już do bieżącego działania oraz czasowe ich przechowywanie, udostępnianie, ewidencjonowanie i brakowanie, przekazywanie materiałów archiwalnych do odpowiedniego archiwum państwowego. Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, archiwa zakładowe powoływane są w jednostkach organizacyjnych, które wytwarzają materiały archiwalne i są objęte nadzorem archiwalnym właściwego terenowo archiwum państwowego. Archiwa zakładowe działają w instytucjach, które po odpowiednim okresie (określonym przepisami) mają obowiązek przekazać materiały archiwalne do AP.

W jednostkach organizacyjnych, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych nie używaną już dokumentację, przechowuje się w składnicy akt. Zasady ich prowadzenia są bardzo podobne do archiwum zakładowego.

Archiwum zakładowe powinno gromadzić wszystkie akta wytworzone w instytucji, niezależnie od ich wartości archiwalnej. W ten sposób odciąża komórki organizacyjne, które zwykle nie mają miejsca do przechowywania dokumentacji, która nie jest już niezbędna do bieżącej pracy, ale zgodnie z przepisami musi być przechowywana, oraz zabezpiecza i przechowuje, a w razie potrzeby porządkuje część akt, która jako materiał archiwalny, będzie przekazana do AP.

Do sprawnego funkcjonowania archiwum zakładowego niezbędne są określone działania kierownictwa jednostki jak wprowadzenie i stosowanie w praktyce uzgodnionego z AP kompletu przepisów kancelaryjno-archiwalnego czyli instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum. Zorganizowanie lokalu oraz jego odpowiednie wyposażenie, zatrudnienie stałego pracownika posiadającego odpowiednie wykształcenie lub przeszkolenie, systematyczne instruowanie personelu biurowego w zakresie tworzenia akt i ich odpowiedniego przygotowania, przed przekazaniem do archiwum zakładowego.

Archiwa takie w jednostkach i instytucjach centralnych obejmujących zasięgiem działania terytorium całego państwa powołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. W innych jednostkach powoływane są przez dyrektorów właściwych archiwów państwowych.