Rodzaje dokumentacji II
Rodzaje dokumentacji II
Z punktu widzenia zasad klasyfikacji rzeczowej dokumentację dzielimy na typową i specyficzną. Akta typowe powstają w każdej jednostce organizacyjnej, bez względu na jej wielkość, charakter działalności i zakres kompetencji. Wynika to z faktu, że każdy urząd i zakład pracy realizuje zadania powtarzalne. Zaliczamy do nich akta związane z zarządzaniem, organizacją, sprawami osobowymi, planowaniem, sprawozdaniami, finansami, gospodarką materiałową, zaopatrzeniem itp. W jednostkowych rzeczowych wykazach akt, akta typowe zajmują pozycję od zero do trzydzieści.
Akta specyficzne także występują we wszystkich jednostkach organizacyjnych, ale stanowią odbicie jej statutowej działalności, która nie powtarza się w zakładach pracy innej branży lub typu. Najczęściej jest to dokumentacja produkcyjna i technologiczna w przedsiębiorstwach wytwórczości materiałowej, historie i statystyki chorób w placówkach służby zdrowia, dzienniki lekcyjne i świadectwa w szkołach itp.
Od momentu upowszechnienia się kserokopiarki, wyróżniamy dokumenty oryginalne i wtórne, oryginał stanowi pierwszy egzemplarz każdego tekstu pisanego ręcznie lub na maszynie. W przypadku wydruku komputerowego lub kserokopii oryginał należy opatrzyć w prawym górnym rogu pieczątką „Oryginał”, najlepiej w kolorze czerwonym. Zwykle jest on przekazywany adresatowi, odbiorcy a wtórnik pozostaje u wystawcy. Wtórniki czy też kopie stanowią także uwierzytelnione odpisy , wypisy i wyciągi z oryginalnych dokumentów.
Pod względem dostępności dla osób trzecich czyli ochrony zawartych tam informacji przed nieuprawnionymi, dokumentację, niezależnie od nośników, dzielimy na jawną i niejawną.
Dokumentacja jawna stanowi większość wytwarzanej w kraju, jest udostępniana osobom trzecim bez przeszkód pod warunkiem że nie powoduje to szkód dla prawnie chronionych interesów obywateli, urzędów,, instytucji i państwa.
Dokumentacja niejawna to dokumenty zawierające informacje, których nie powinny poznać osoby trzecie i nieuprawnione. Mogą być utrwalone na piśmie, mikrofilmach, negatywach i fotografiach, mapach, wykresach, rysunkach, kopiach, odpisach, wypisach, wyciągach, tłumaczeniach dokumentu, nośnikach cyfrowych, także na zbędnych i wadliwych wydrukach, odbitkach, kliszy, matrycy, kalce, w broszurach i książkach. Dlatego ich forma nie jest istotna. Dalej dzielimy ją na dokumentację zawierającą tajemnice państwowe i tajemnicę służbową, w zależności od tego nadawane są klauzule tajności.