Archiwizacja dokumentów

Rodzaje dokumentacji II

Z punktu widzenia zasad klasyfikacji rzeczowej dokumentację dzielimy na typową i specyficzną. Akta typowe powstają w każdej jednostce organizacyjnej, bez względu na jej wielkość, charakter działalności i zakres kompetencji. Wynika to z faktu, że każdy urząd i zakład pracy realizuje zadania powtarzalne. Zaliczamy do nich akta związane z zarządzaniem, organizacją, sprawami osobowymi, planowaniem, sprawozdaniami, finansami, gospodarką materiałową, zaopatrzeniem itp. W jednostkowych rzeczowych wykazach akt, akta typowe zajmują pozycję od zero do trzydzieści.

Akta specyficzne także występują we wszystkich jednostkach organizacyjnych, ale stanowią odbicie jej statutowej działalności, która nie powtarza się w zakładach pracy innej branży lub typu. Najczęściej jest to dokumentacja produkcyjna i technologiczna w przedsiębiorstwach wytwórczości materiałowej, historie i statystyki chorób w placówkach służby zdrowia, dzienniki lekcyjne i świadectwa w szkołach itp.

Od momentu upowszechnienia się kserokopiarki, wyróżniamy dokumenty oryginalne i wtórne, oryginał stanowi pierwszy egzemplarz każdego tekstu pisanego ręcznie lub na maszynie. W przypadku wydruku komputerowego lub kserokopii oryginał należy opatrzyć w prawym górnym rogu pieczątką „Oryginał”, najlepiej w kolorze czerwonym. Zwykle jest on przekazywany adresatowi, odbiorcy a wtórnik pozostaje u wystawcy. Wtórniki czy też kopie stanowią także uwierzytelnione odpisy , wypisy i wyciągi z oryginalnych dokumentów.

Pod względem dostępności dla osób trzecich czyli ochrony zawartych tam informacji przed nieuprawnionymi, dokumentację, niezależnie od nośników, dzielimy na jawną i niejawną.

Dokumentacja jawna stanowi większość wytwarzanej w kraju, jest udostępniana osobom trzecim bez przeszkód pod warunkiem że nie powoduje to szkód dla prawnie chronionych interesów obywateli, urzędów,, instytucji i państwa.

Dokumentacja niejawna to dokumenty zawierające informacje, których nie powinny poznać osoby trzecie i nieuprawnione. Mogą być utrwalone na piśmie, mikrofilmach, negatywach i fotografiach, mapach, wykresach, rysunkach, kopiach, odpisach, wypisach, wyciągach, tłumaczeniach dokumentu, nośnikach cyfrowych, także na zbędnych i wadliwych wydrukach, odbitkach, kliszy, matrycy, kalce, w broszurach i książkach. Dlatego ich forma nie jest istotna. Dalej dzielimy ją na dokumentację zawierającą tajemnice państwowe i tajemnicę służbową, w zależności od tego nadawane są klauzule tajności.

Rodzaje dokumentacji I

Termin dokumentacja w przybliżeniu oznacza materiały informacyjne, jawne lub niejawne, dotyczące danego zagadnienia. Obecnie stosuje się go na określenie zbioru dokumentów, niezależnie od sposobu ich wytworzenia, a więc w stosunku do rękopisów maszynowych, wydruków komputerowych, mikrofilmów, negatywów i fotografii, map, wykresów i rysunków a także nośników cyfrowych i elektronicznych nośników danych.

Pod pojęciem dokument rozumiemy natomiast, akt sporządzony z zachowaniem przyjętych w danej epoce i miejscu form zewnętrznych i wewnętrznych, który ma znaczenie dowodu, ustanawia uprawnienia lub stwierdza prawdziwość określanych w nim faktów, zdarzeń lub danych. Oba pojęcia są do siebie zbliżone, tylko dokument jest pojęciem węższym jako pojedyncze pismo, zapis lub akt. Oba służą zapisywaniu i utrwalaniu informacji o określonych faktach i zdarzeniach, mogą dokumentować stan prawny lub osiągnięcia myśli ludzkiej.

Współczesna dokumentacja, wykonywana jest w różnych technikach i może mieć zróżnicowaną postać. Stanowią ją akta, pojedyncze dokumenty, księgi, poszyty, rękopisy, maszynopisy, korespondencja, druki, kartoteki, listy, wypełnione formularze statystyczne, księgowe i ewidencyjne, dokumentacja techniczna, mapy, plany, plansze, rysunki, diagramy, wykresy, fotografie, mikrofilmy, fotokopie, filmy, nagrania dźwięku i obrazu, taśmy magnetyczne i magnetowidowe, wydruki komputerowe i nośniki danych cyfrowych.

Rozpatrując dokumentacje pod względem zewnętrznych cech zapisu możemy wyróżnić dokumentację pisaną, obrazową, dźwiękową i cyfrową. W podziale według podmiotowości, czyli zastosowania do użytku praktycznego wydzielamy dokumentację aktową, techniczną, mechaniczną (audiowizualną) oraz kartograficzno-geodezyjną.

Dokumentacja aktowa powstaje w wyniku działalności twórcy i została utrwalona za pomocą pisma. Składają się na nią akta ogólne, normatywne, finansowo-księgowe, osobowe lub personalne, gruntowe i hipoteczne, akta stanu cywilnego, sądowe, notarialne i medyczne.

Dokumentacje techniczna tworzą opisy techniczne, obliczenia konstrukcyjne, rysunki, plany, kosztorysy, harmonogramy itp.

Dokumentacja geodezyjna odtwarza w sposób mniej lub bardziej szczegółowy fragmenty obszaru, według przyjętych norm i znaków umownych. Występuje w formie luźnych map lub jest integralną częścią teczek aktowych, zawierających opracowania z tej dziedziny.