Archiwizacja dokumentów

Dokumentacja niearchiwalna cechuje się tym, że najczęściej to właśnie ona w potencjalnych archiwach wypełnia ponad dziewięćdziesiąt procent wszystkich dokumentów. Ten rodzaj dokumentacji także dzieli się na kilka istotnych elementów kwalifikacyjnych.  Podział ten ustalony jest przede wszystkim w zależności od ustawowego terminu przechowywania. Musimy powiedzieć, że wszelkie okresy przechowywania są najczęściej ustalone wedle okresów przedawnienia, które przysługują dla niektórych czynności prawnych. W tym przypadku, kiedy minie okres ich przechowywania mogą one po prostu zostać w całości zniszczone. Oczywiście okres ten jest bardzo szczegółowo określony w wykazach akt, dlatego też należy zawsze go przestrzegać. Okres przechowywania oblicza się od każdego nowego roku, czyli od daty pierwszego stycznia. Jeżeli mamy do czynienia z dokumentami personalnymi wówczas data przechowywania akt wygasa wraz z datą wygaśnięcia umowy o pracę. Jeśli mowa o dokumentach normatywnych akta te można zniszczyć wraz z wejściem w życie nowej ustawy. W przypadku, kiedy mamy do czynienia z umowami, czy też różnorodnymi kontraktami, wówczas dokumenty te przechowuje się do ostatecznego rozliczenia. Z kolei dokumenty dotyczące spraw sądowych należy posiadać aż do chwili uprawomocnienia się wyroku lub też do chwili umorzenia sprawy. Taka dokumentacja jest określana symbolem „B”. Obok niej istnieje jednak też ta, której symbol to „BE”. Do tego typu akt należą te dokumenty, które dotyczą w całości na przykład dokumentacji kontroli doraźnych, a także wszelkich spraw karno-skarbowych. Takie akta określane są także cyframi arabskimi, które mówią o tym ile lat dany dokument ma zostać przechowywany. W chwili, kiedy minie określony czas na przechowywanie tych dokumentów można przeprowadzić ich szczegółową ekspertyzę, dzięki czemu można dokonać ostatecznego zakwalifikowania.  Taka kwalifikacja dotyczy wykorzystania dokumentów.

Jedną z najważniejszych wytycznych, jaką cechuje się prawo archiwalne jest podział na materiały archiwalne. Wszelkie te materiały zawsze oznaczone są symbolem kwalifikacyjnym “A” co oznacza, że są niearchiwalne, oznaczone, jako “B”, mówią, że są archiwalne. Warto wspomnieć, że materiały oznaczone symbolem B posiadają wiele cech charakterystycznych, które odróżniają je od innych. Przede wszystkim takie materiały w dużym stopniu mają wartość historyczną. Mogą być one także ważne dla gospodarki narodowej. To z kolei sprawia, że często przechowuje się je wieczyście, przez okres, który obejmuje dwadzieścia pięć lat. Jeżeli dokumenty te mają charakter sądowy czy też notarialny wówczas przechowuje się je dłużej, bowiem przez pięćdziesiąt lat. Z kolei, jeśli ten okres zakończy się wówczas niezwłocznie przekazywane są do Archiwum Państwowego. Niezwykle istotne jest przechowywanie tego typu dokumentów, bowiem mogą one podlegać okresowej kontroli archiwów państwowych. Jest to, więc tak zwany ustawowy nadzór. To sprawia, że we wszystkich archiwach zakładowych dokumenty te powinny zostać wydzielone w ewidencji a także fizycznie, bowiem podlegają one specjalnej ochronie prawnej. Jedną z cech charakterystycznych, którą wyróżniają się owe dokumenty jest także to, że tworzą narodowy zasób archiwalny. Są to w większości materiały, które istnieją na terenie całego państwa. Są one przechowywane w wielu miejscach, lecz obejmuje je taka sama regulacja prawna i podlegają one tym samym zasadom przechowywania. Jeśli pod uwagę weźmiemy dokumentację niearchiwalną musimy stwierdzić, że ma ona jedynie czasową wartość. To sprawia, że podlega brakowaniu, w chwili, kiedy okres jej przechowywania zakończy się. Jeżeli dokumentacja ta ulegnie zniszczeniu w okresie, w jakim należy ją przechowywać wówczas osoba odpowiedzialna podlega sankcji karnej, bowiem ma ona niezwykle ważne w tym okresie znaczenie i często podlega kontroli.

Dokumentacja niearchiwalna

Ten rodzaj dokumentacji stanowi najczęściej 90% zasobu aktowego wszystkich jednostek organizacyjnych, a w jednostkach niewytwarzających dokumentacji archiwalnej całość zasobu. Dzieli się na kilka grup kwalifikacyjnych, w zależności od ustawowego terminu przechowywania, po nim może zostać wybrakowana. Okresy przechowywania ustalane są na podstawie okresów przedawnienia dla niektórych czynności prawnych, po upływie czasu, określonego przez kodeks cywilny i/lub karny, mogą być zniszczone. Okres przechowywania poszczególnych dokumentów powinien być szczegółowo określony w wykazach akt jednostek organizacyjnych. Za ich ustalenie, zgodnie z przepisami prawnymi, odpowiada kierownik jednostki. Okres przechowywania oblicza się od 1 stycznia, roku następujące bezpośrednio, po ostatecznym załatwieniu sprawy, z pewnymi wyjątkami.

Dla akt personalnych jest obliczany od daty rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę, aktów normatywnych od daty uchylenia i wejścia w życie nowego aktu prawnego. Dla umów i kontraktów moment wygaśnięcia lub rozwiązania umowy, albo jej ostatecznego rozliczenia. W przypadku akt sądowych datę uprawomocnienia się wyroku lub umorzenia sprawy, dokumentacji technicznej własnych obiektów, maszyn i urządzeń – chwilę utraty lub całkowitego zniszczenia obiektu. Dla polis ubezpieczeniowych, datę wygaśnięcia ubezpieczenia, dla indywidualnej dokumentacji technicznej – ostatni wpis, umów najmu lokali i nieruchomości – datę wygaśnięcia umowy, dowodów księgowych dotyczących inwestycji – datę zakończenia tej inwestycji, dla zezwoleń budowlanych i dokumentacji stanowiącej podstawę jej wydania – datę zburzenia obiektu i dla akt ewidencyjnych osób, którym wydano prawo jazdy, odmówiono jego wydania lub zatrzymano prawo jazdy, okres przechowywania oblicza się od momentu zgonu tej osoby.

Obok dokumentacji niearchiwalnej, określanej symbolem „B”, istnieje także dokumentacja niearchiwalna określana „BE”. Należą do niej akta, których kategorii nie można z góry przewidzieć np. dokumentacja kontroli doraźnych, spraw karno-skarbowych itp. W takim przypadku, w chwili umieszczania akt w archiwum, określane są one symbolem „BE”, z dodatkiem cyfr arabskich oznaczających ilość lat, po upływie których, przeprowadza się szczegółową ekspertyzę w celu ostatecznego zakwalifikowania. Po tym czasie może się okazać, że zawierają cenne informacje lub dotyczą szczególnie ważnych zagadnień.