Porządkowanie dokumentacji archiwalnej
Porządkowanie dokumentacji archiwalnej
Pracą tą zajmuje się najczęściej archiwista, ponieważ to on określa, które akta można zaliczyć do materiałów archiwalnych czyli kategorii A. Poszczególne czynności ściśle określa instrukcja kancelaryjna, obowiązująca w danej jednostce organizacyjnej. W razie wątpliwości można skorzystać z bezpłatnej pomocy odpowiedniego archiwum państwowego.
Podczas układania pism w obrębie teczek, sprawy najstarsze powinny się znaleźć pod okładką tytułową, najmłodsze na dole teczki. W obrębie poszczególnych spraw tworzące je pisma i dokumenty powinny być ułożone chronologicznie, w sposób umożliwiający tok ich załatwiania. To znaczy pismo rozpoczynające sprawę znajduje się na samej górze, pod nim pierwsza odpowiedź na to pismo itd. Na samym dole będzie się znajdowało pismo kończące sprawę Pisma układamy według dat kalendarzowych.
W ten sposób układamy wszystkie sprawy występujące w teczce i nadajemy im porządek odpowiedni do ich kolejności w spisie spraw. W czasie porządkowania usuwamy wszystkie części metalowe (z czasem metal koroduje i może poważnie uszkodzić akta, tworząc rdzawe plamy na dużej powierzchni) usuwamy niepotrzebne już brudnopisy i kopie pism pozostawionych, pozostawiając jedynie oryginały. Uporządkowane akta paginujemy, czyli numerujemy, używając w tym celu miękkiego ołówka. Paginacja ma na celu utrwalenie układu nadanego im w trakcie porządkowania wewnętrznego, później umożliwia kontrolę stanu jednostki archiwalnej po jej ewentualnym udostępnieniu (archiwum nie udostępnia akt niespaginowanych) lub wypożyczeniu na zewnątrz. Akt w żadnym wypadku nie należy paginować kredkami, flamastrem, długopisem, piórem, ołówkiem kopiowym itp.
Materiały archiwalne powinny następnie otrzymać nowe okładki, które są zszywane, sklejane lub oprawiane introligatorsko.
Teczkę należy opisać w sposób adekwatny do jej zawartości, tytuł musi w pełni oddawać treść akt. W jednej teczce powinna się znajdować dokumentacja zaliczana do tej samej kategorii, nie wolno mieszać ze sobą materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.
W zależności od rozwiązań przyjętych w danej jednostce organizacyjnej, liczbę stron występujących w jednostce archiwalnej podaje się na arkuszu papieru włączonym do teczki i drugim, luźnym, lub na wewnętrznej części tylnej okładki. Do liczby stron należy dodać miejscowość, datę i podpis osoby porządkującej i paginującej akta.