Archiwizacja dokumentów

Dokumentacja niearchiwalna

Ten rodzaj dokumentacji stanowi najczęściej 90% zasobu aktowego wszystkich jednostek organizacyjnych, a w jednostkach niewytwarzających dokumentacji archiwalnej całość zasobu. Dzieli się na kilka grup kwalifikacyjnych, w zależności od ustawowego terminu przechowywania, po nim może zostać wybrakowana. Okresy przechowywania ustalane są na podstawie okresów przedawnienia dla niektórych czynności prawnych, po upływie czasu, określonego przez kodeks cywilny i/lub karny, mogą być zniszczone. Okres przechowywania poszczególnych dokumentów powinien być szczegółowo określony w wykazach akt jednostek organizacyjnych. Za ich ustalenie, zgodnie z przepisami prawnymi, odpowiada kierownik jednostki. Okres przechowywania oblicza się od 1 stycznia, roku następujące bezpośrednio, po ostatecznym załatwieniu sprawy, z pewnymi wyjątkami.

Dla akt personalnych jest obliczany od daty rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę, aktów normatywnych od daty uchylenia i wejścia w życie nowego aktu prawnego. Dla umów i kontraktów moment wygaśnięcia lub rozwiązania umowy, albo jej ostatecznego rozliczenia. W przypadku akt sądowych datę uprawomocnienia się wyroku lub umorzenia sprawy, dokumentacji technicznej własnych obiektów, maszyn i urządzeń – chwilę utraty lub całkowitego zniszczenia obiektu. Dla polis ubezpieczeniowych, datę wygaśnięcia ubezpieczenia, dla indywidualnej dokumentacji technicznej – ostatni wpis, umów najmu lokali i nieruchomości – datę wygaśnięcia umowy, dowodów księgowych dotyczących inwestycji – datę zakończenia tej inwestycji, dla zezwoleń budowlanych i dokumentacji stanowiącej podstawę jej wydania – datę zburzenia obiektu i dla akt ewidencyjnych osób, którym wydano prawo jazdy, odmówiono jego wydania lub zatrzymano prawo jazdy, okres przechowywania oblicza się od momentu zgonu tej osoby.

Obok dokumentacji niearchiwalnej, określanej symbolem „B”, istnieje także dokumentacja niearchiwalna określana „BE”. Należą do niej akta, których kategorii nie można z góry przewidzieć np. dokumentacja kontroli doraźnych, spraw karno-skarbowych itp. W takim przypadku, w chwili umieszczania akt w archiwum, określane są one symbolem „BE”, z dodatkiem cyfr arabskich oznaczających ilość lat, po upływie których, przeprowadza się szczegółową ekspertyzę w celu ostatecznego zakwalifikowania. Po tym czasie może się okazać, że zawierają cenne informacje lub dotyczą szczególnie ważnych zagadnień.

Archiwizacja dokumentacji

W przypadku dokumentacji niearchiwalnej, stanowiącej dominującą część wszystkich przechowywanych w kraju akt, jej archiwizacja podlega ściśle określonym normą.

Przebiega według układu strukturalnego czyli całą dokumentację rozkłada się według komórek organizacyjnych. W ramach komórki nadaje się układ według okresu przechowywania, zawsze na początku umieszczamy dokumentację o najdłuższym okresie przechowywania. W ramach danego okresu (50, 25, 15, 10, 5 lat) grupuje się ją tematycznie np. raporty kasowe, wyciągi bankowe czy faktury – a te z kolei chronologicznie. Akta powinny zostać wyjęte z segregatorów i skoroszytów i zabezpieczone przed rozsypywaniem się, nie zachodzi jednak potrzeba porządkowania wewnątrz poszczególnych teczek.

Archiwizując akta osobowe należy usunąć z teczki dokumenty manipulacyjne czyli podania o urlop, okresowe zwolnienia z pracy, wszystkie oryginalne dokumenty lub uwierzytelnione odpisy należy zwrócić właścicielowi teczki (wtórniki akt stanu cywilnego, świadectwa szkolne, dyplomy itp.). Układamy chronologicznie dokumentację informującą o przebiegu pracy zawodowej, naukowej, społeczno-politycznej, a także dokumentów charakteryzujących pracownika i wyniki jego pracy. Następnie ewidencjonujemy teczki, najlepiej w układzie alfabetycznym.

Kolejnym etapem archiwizacji jest ich inwentaryzacja, której podlegają wszystkie archiwalia. Dla każdego działu akta inwentaryzujemy oddzielnie, przyjmując osobną numerację, robimy to na spisie zdawczo-odbiorczym (dla każdego działu otrzymuje osobny numer).

Jednostkę archiwalną (zeszyt, księgę, segregator, teczkę, poszyt, pudło archiwalne) inwentaryzujemy oddzielnie, zgodnie z wcześniej zaplanowanym układem. Materiały archiwalne posiadają w spisie jedną sygnaturę, z zaznaczeniem każdego tomu, w przypadku dokumentacji niearchiwalnej pod jedną pozycją spisu można umieścić dowolną ilość jednostek archiwalnych, stanowiących jednolita serię i zawierającą identyczne akta.

W czasie inwentaryzacji jednostki zaopatrujemy w sygnaturę archiwalną. Stanowi ona kombinację numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji jednostki w tym spisie: 20/2 – jednostka, czy też teczka, jest umieszczona w spisie o numerze 20 pod pozycją 2. Sygnaturę archiwalną umieszczamy w lewym dolnym rogu.