Archiwa

Bezpieczeństwo

    Niezależnie od tego czy organizujemy prywatne archiwum czy firmowa, powinniśmy dobrze się zastanowić nad jego lokalizacją. W końcu ma on służyć przechowywaniu i ochronie dokumentów, więc powinny one być w takim archiwum absolutnie bezpieczne. Po pierwsze więc, takie powinno ono zajmować pomieszczenie, które jest czyste, suche i z pewnością wolne od gryzoni. Zatem wilgotna piwnica czy zagrzybione poddasze odpada zupełnie, bo tam dokumenty szybko uległyby zniszczeniu. Poza tym wybrane miejsce powinno być na tyle duże, by umożliwić przejrzyste ułożenie archiwizowanych dokumentów. No i oczywiście powinno być trudno dostępne dla osób niepowołanych. W domu może to być na przykład zamykana na zamek szuflada, natomiast w firmie pomieszczenie, do którego klucz będą mieli tylko zaufani pracownicy. Jeśli mamy już godne uwagi miejsce pozostaje opracować system archiwizacji, który będzie prosty i ułatwiając przeszukiwanie zasobów. To właściwie powinno gwarantować porządek w dokumentach i ich bezpieczeństwo.
Styczeń 15, 2011

Archiwizacja dokumentacji

 Kategoria: archiwa

Archiwizacja dokumentacji

W przypadku dokumentacji niearchiwalnej, stanowiącej dominującą część wszystkich przechowywanych w kraju akt, jej archiwizacja podlega ściśle określonym normą.

Przebiega według układu strukturalnego czyli całą dokumentację rozkłada się według komórek organizacyjnych. W ramach komórki nadaje się układ według okresu przechowywania, zawsze na początku umieszczamy dokumentację o najdłuższym okresie przechowywania. W ramach danego okresu (50, 25, 15, 10, 5 lat) grupuje się ją tematycznie np. raporty kasowe, wyciągi bankowe czy faktury – a te z kolei chronologicznie. Akta powinny zostać wyjęte z segregatorów i skoroszytów i zabezpieczone przed rozsypywaniem się, nie zachodzi jednak potrzeba porządkowania wewnątrz poszczególnych teczek.

Archiwizując akta osobowe należy usunąć z teczki dokumenty manipulacyjne czyli podania o urlop, okresowe zwolnienia z pracy, wszystkie oryginalne dokumenty lub uwierzytelnione odpisy należy zwrócić właścicielowi teczki (wtórniki akt stanu cywilnego, świadectwa szkolne, dyplomy itp.). Układamy chronologicznie dokumentację informującą o przebiegu pracy zawodowej, naukowej, społeczno-politycznej, a także dokumentów charakteryzujących pracownika i wyniki jego pracy. Następnie ewidencjonujemy teczki, najlepiej w układzie alfabetycznym.

Kolejnym etapem archiwizacji jest ich inwentaryzacja, której podlegają wszystkie archiwalia. Dla każdego działu akta inwentaryzujemy oddzielnie, przyjmując osobną numerację, robimy to na spisie zdawczo-odbiorczym (dla każdego działu otrzymuje osobny numer).

Jednostkę archiwalną (zeszyt, księgę, segregator, teczkę, poszyt, pudło archiwalne) inwentaryzujemy oddzielnie, zgodnie z wcześniej zaplanowanym układem. Materiały archiwalne posiadają w spisie jedną sygnaturę, z zaznaczeniem każdego tomu, w przypadku dokumentacji niearchiwalnej pod jedną pozycją spisu można umieścić dowolną ilość jednostek archiwalnych, stanowiących jednolita serię i zawierającą identyczne akta.

W czasie inwentaryzacji jednostki zaopatrujemy w sygnaturę archiwalną. Stanowi ona kombinację numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji jednostki w tym spisie: 20/2 – jednostka, czy też teczka, jest umieszczona w spisie o numerze 20 pod pozycją 2. Sygnaturę archiwalną umieszczamy w lewym dolnym rogu.

archwizacja, chronologia, dokumenty, faktury, komórki, niearchiwalne, norma, okres, zabezpieczenie, zbiory

Kategorie

Prywatne archiwum

    Teoretycznie w czasach, gdy wszystko jest zdigilitalizowane i każdą rzecz możemy znaleźć w Internecie, przechowywanie starych dokumentów wydaje się być kompletnie bezsensowne. Nie do końca, wyobraźmy sobie, że wirus zniszczył komputer Urzędu Skarbowego a nasz na przykład został zalany. Jakoś tak wyszło, że nigdzie nie ma kopi naszego PiT-u. Mógł też paść system bankowy i nie możemy potwierdzić naszych ostatnich operacji. Dlatego papierowe domowe archiwum nie jest tak zupełnie nieracjonalne. Zwykle z banku czy o operatora telefonii dostajemy jedną przesyłkę miesięcznie, więc to wcale nie jest tak wiele. Można tego rodzaju dokumenty składać w zwykłej papierowej teczce, która nie zajmuje zbyt dużo miejsca. Najważniejsze są oczywiście te dokumenty, które dotyczą naszego wynagrodzenia i te związane z rozliczeniami z Urzędem Skarbowym. Bardzo istotne są umowy, które podpisaliśmy, te obowiązkowo powinny się znaleźć w naszym domowym archiwum, głównie po to, by w razie problemów mogły działać na naszą korzyść.

Partnerzy