Archiwizacja dokumentów

Ewidencjonowanie akt

Przechowywane materiały archiwalne oraz dokumentacja niearchiwalna muszą być objęte ewidencją, prowadzoną na bieżąco i uzupełnianą. Ewidencja spełnia podwójną rolę, pozwala na określenie ilości, stanu i kategorii przechowywanych akt oraz umożliwia ich odszukanie, udostępnienie, wypożyczenie lub brakowanie.

Na ewidencję składają się spisy zdawczo-odbiorcze akt, wykazy spisów zdawczo-odbiorczych, spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, kartoteka udostępniania akt, protokoły o braku lub zniszczeniu akt, spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, inwentarz kartkowy dla materiałów archiwalnych.

Wszystkie wymienione dokumenty służące do ewidencji należy traktować jako materiały archiwalne i przechowywać w archiwum. Nie trzeba ich przekazywać po upływie określonego czasu do odpowiedniego archiwum państwowego, powinny znajdować się w macierzystym archiwum przez cały czas jego istnienia, świadcząc o zasobie i historii tej komórki organizacyjnej. W przypadku likwidacji zakładu pracy, akta z archiwum wraz z ewidencją powinny zostać przekazane prawnemu następcy lub likwidatorowi, który ma obowiązek je zabezpieczyć i przechowywać. Nie dotyczy to archiwów zakładowych znajdujących się pod nadzorem archiwum państwowego, które przejmuje akta w razie likwidacji.

Archiwum zakładowe powinno także prowadzić teczki z protokołami kontroli wewnętrznych i zewnętrznych oraz informacjami dotyczącymi realizacji wniosków pokontrolnych. W osobnej teczce przechowuje się korespondencję archiwum zakładowego.

Spisy zdawczo-odbiorcze akt, osobne dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, powinny być przechowywane w oddzielnej teczce. Stanowią równocześnie inwentarz akt przechowywanych w archiwum zakładowym od początku jego istnienia. Należy przestrzegać zasady prowadzenia numeracji spisów według ich wpływu do archiwum zakładowego, nie można nadawać spisom numerów w obrębie każdego roku kalendarzowego. W archiwum powinien się także znajdować drugi egzemplarz spisów ułożony według poszczególnych komórek organizacyjnych przekazujących akta, ułożone według kolejności ich wpływu.

Archiwum zakładowe II

Do obowiązków personelu w archiwum zakładowym  należą czynności, wynikające z przepisów kancelaryjn0-archiwalnym, a szczególnie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum. Jest to współpraca z komórkami organizacyjnymi w sprawie prawidłowego tworzenia teczek spraw oraz ich przygotowania do przekazania do archiwum zakładowego, przejmowanie akt z poszczególnych komórek, przechowywanie, zabezpieczanie i ewidencjonowanie posiadanych i przyjmowanych akt, porządkowanie akt niewłaściwie przygotowanych, udostępnianie materiałów do celów służbowych i informacyjnych, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której czas przechowywania upłynął, dbałość o dobry stan techniczny dokumentacji, a w razie potrzeby jej konserwacja, przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, utrzymywanie stałych kontaktów z archiwum państwowym odpowiedzialnym za dane archiwum zakładowe oraz przechowywane w nim materiały archiwalne.

Ważne dla prawidłowego funkcjonowania systemu jest usytuowanie archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej zakładu pracy. Najczęściej jest ono podporządkowane wydziałowi administracji.

Za stan materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej zgodnie z obowiązującym prawem, są kierownicy jednostek organizacyjnych, którzy zobowiązani są zapewnić gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczanie materiałów archiwalnych oraz ich właściwe klasyfikowanie i kwalifikowanie oraz przekazywanie. Należy do nich także ochrona przed zniszczeniem lub utratą dokumentacji. Dla realizacji tych zadań kierownicy zatrudniają etatowych archiwistów. W mniejszych jednostkach zadanie to można powierzyć odpowiednio przeszkolonemu pracownikowi.

Pracownik archiwum zakładowego co roku składa sprawozdanie z wykonania planu pracy. Powinno być złożone z części statystycznej i opisowej, część opisowa powinna się koncentrować na współpracy z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi (lub problemach w tej współpracy), ewentualnie zawierać propozycje rozwiązania zaistniałych problemów. W części statystycznej powinna się znaleźć ilość i stan jednostek archiwalnych z podziałem na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną, ilość przejętych jednostek archiwalnych, ilość dokumentacji wybrakowanej, udostępnionych oraz wypożyczonych akt, wykaz komórek organizacyjnych które przekazały akta w danych roku.

Archiwum zakładowe

Terminem tym określa się komórkę organizacyjną w urzędzie, instytucji, przedsiębiorstwie lub organizacji, zajmującą się przejmowaniem dokumentacji i innych źródeł informacji niepotrzebnych już do bieżącego działania oraz czasowe ich przechowywanie, udostępnianie, ewidencjonowanie i brakowanie, przekazywanie materiałów archiwalnych do odpowiedniego archiwum państwowego. Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, archiwa zakładowe powoływane są w jednostkach organizacyjnych, które wytwarzają materiały archiwalne i są objęte nadzorem archiwalnym właściwego terenowo archiwum państwowego. Archiwa zakładowe działają w instytucjach, które po odpowiednim okresie (określonym przepisami) mają obowiązek przekazać materiały archiwalne do AP.

W jednostkach organizacyjnych, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych nie używaną już dokumentację, przechowuje się w składnicy akt. Zasady ich prowadzenia są bardzo podobne do archiwum zakładowego.

Archiwum zakładowe powinno gromadzić wszystkie akta wytworzone w instytucji, niezależnie od ich wartości archiwalnej. W ten sposób odciąża komórki organizacyjne, które zwykle nie mają miejsca do przechowywania dokumentacji, która nie jest już niezbędna do bieżącej pracy, ale zgodnie z przepisami musi być przechowywana, oraz zabezpiecza i przechowuje, a w razie potrzeby porządkuje część akt, która jako materiał archiwalny, będzie przekazana do AP.

Do sprawnego funkcjonowania archiwum zakładowego niezbędne są określone działania kierownictwa jednostki jak wprowadzenie i stosowanie w praktyce uzgodnionego z AP kompletu przepisów kancelaryjno-archiwalnego czyli instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum. Zorganizowanie lokalu oraz jego odpowiednie wyposażenie, zatrudnienie stałego pracownika posiadającego odpowiednie wykształcenie lub przeszkolenie, systematyczne instruowanie personelu biurowego w zakresie tworzenia akt i ich odpowiedniego przygotowania, przed przekazaniem do archiwum zakładowego.

Archiwa takie w jednostkach i instytucjach centralnych obejmujących zasięgiem działania terytorium całego państwa powołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. W innych jednostkach powoływane są przez dyrektorów właściwych archiwów państwowych.

Porządkowanie dokumentacji archiwalnej

Pracą tą zajmuje się najczęściej archiwista, ponieważ to on określa, które akta można zaliczyć do materiałów archiwalnych czyli kategorii A. Poszczególne czynności ściśle określa instrukcja kancelaryjna, obowiązująca w danej jednostce organizacyjnej. W razie wątpliwości można skorzystać z bezpłatnej pomocy odpowiedniego archiwum państwowego.

Podczas układania pism w obrębie teczek, sprawy najstarsze powinny się znaleźć pod okładką tytułową, najmłodsze na dole teczki. W obrębie poszczególnych spraw tworzące je pisma i dokumenty powinny być ułożone chronologicznie, w sposób umożliwiający tok ich załatwiania. To znaczy pismo rozpoczynające sprawę znajduje się na samej górze, pod nim pierwsza odpowiedź na to pismo itd. Na samym dole będzie się znajdowało pismo kończące sprawę Pisma układamy według dat kalendarzowych.

W ten sposób układamy wszystkie sprawy występujące w teczce i nadajemy im porządek odpowiedni do ich kolejności w spisie spraw. W czasie porządkowania usuwamy wszystkie części metalowe (z czasem metal koroduje i może poważnie uszkodzić akta, tworząc rdzawe plamy na dużej powierzchni) usuwamy niepotrzebne już brudnopisy i kopie pism pozostawionych, pozostawiając jedynie oryginały. Uporządkowane akta paginujemy, czyli numerujemy, używając w tym celu miękkiego ołówka. Paginacja ma na celu utrwalenie układu nadanego im w trakcie porządkowania wewnętrznego, później umożliwia kontrolę stanu jednostki archiwalnej po jej ewentualnym udostępnieniu (archiwum nie udostępnia akt niespaginowanych) lub wypożyczeniu na zewnątrz. Akt w żadnym wypadku nie należy paginować kredkami, flamastrem, długopisem, piórem, ołówkiem kopiowym itp.

Materiały archiwalne powinny następnie otrzymać nowe okładki, które są zszywane, sklejane lub oprawiane introligatorsko.

Teczkę należy opisać w sposób adekwatny do jej zawartości, tytuł musi w pełni oddawać treść akt. W jednej teczce powinna się znajdować dokumentacja zaliczana do tej samej kategorii, nie wolno mieszać ze sobą materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.

W zależności od rozwiązań przyjętych w danej jednostce organizacyjnej, liczbę stron występujących w jednostce archiwalnej podaje się na arkuszu papieru włączonym do teczki i drugim, luźnym, lub na wewnętrznej części tylnej okładki. Do liczby stron należy dodać miejscowość, datę i podpis osoby porządkującej i paginującej akta.

Udostępnianie dokumentacji przez archiwum

Do stałych i podstawowych zadań każdego archiwum należy udostępnianie i wypożyczanie akt. Przechowywane w archiwum materiały, powinny być wykorzystywane przez potencjalnych użytkowników na miejscu, w archiwum. Jedynie w uzasadnionych przypadkach można je wypożyczać na zewnątrz.

W przypadku materiałów archiwalnych wypożycza się i udostępnia jedynie te odpowiednio uporządkowane wewnętrznie i spaginowane.

Akta udostępniane w archiwum wykorzystywane są najczęściej do celów pracowników oraz naukowo-badawczych. Dla potrzeb urzędów, akta udostępniane są na podstawie karty udostępniania akt, wypełnianej przez zamawiającego materiały oraz podpisanej przez kierownika komórki organizacyjnej, z której materiały pochodzą. Podpis kierownika jest równoznaczny ze zgodą na udostępnienie akt, kartę wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej. W tym przypadku akta mogą zostać wyniesione z archiwum i wykorzystywane w pomieszczeniach zainteresowanej komórki organizacyjnej.

Udostępnianie dla celów naukowo-badawczych odbywa się po uzyskaniu zgody przez pragnącego skorzystać z materiałów, od kierownika danego urzędu lub instytucji, w której znajduje się archiwum. Ubiegający się powinien posiadać zaświadczenie z uczelni lub instytucji, która go zatrudnia. Udostępniać można tylko akta, które nie posiadają klauzuli poufności, a informacje w nich zawarte nie będą wykorzystywane ze szkodą dla interesów zakładu pracy (dotyczy to na przykład informacji ekonomicznych, planów rozwoju, polityki marketingowej).

Akt nie wolno udostępniać w pomieszczeniach magazynowych, gdzie przechowywane są inne materiały archiwalne. Wydanie akt na zewnątrz powinno się odbywać tylko w wyjątkowej sytuacji, za każdym razem za zgodą kierownika, na podstawie pisemnego wniosku instytucji zainteresowanej. Można do nich zaliczyć sądy, prokuratury, policję, zakłady ubezpieczeń społecznych itp.

W razie uszkodzenia lub zaginięcia akt wypożyczonych akt archiwista sporządza protokół uszkodzenia lub zaginięcia akt w dwóch egzemplarzach. Protokół podpisują wypożyczający akta oraz jego bezpośredni przełożony. W przypadku akt wyjątkowo cennych, powinien być o tym poinformowany kierownik jednostki organizacyjnej. Jeden egzemplarz protokołu należy dołączyć do akt, drugi jest przechowywany w specjalnie do tego celu założonej teczce, która stanowi pomocniczy środek ewidencji.