Archiwizacja dokumentów

Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych

Do najważniejszych obowiązków archiwum, archiwum zakładowego czy składnicy akt należy przyjmowanie akt z poszczególnych komórek, które składają się na daną jednostkę organizacyjną. Najczęściej ma miejsce na początku każdego roku kalendarzowego, dlatego w styczniu i lutym akta muszą być przygotowane do przekazania, a w marcu i kwietniu przyjmowane przez archiwistę.

Zasady obowiązujące podczas przekazywania akt znajdują się w instrukcji kancelaryjnej danej jednostki organizacyjnej, wprowadzonej zarządzeniem kierownika.

Archiwum zakładowe powinno gromadzić akta ze wszystkich komórek, jego magazyny najlepiej nadają się do przechowywania akt spraw zakończonych. Najlepszą metodą sprawdzania czy jednostki przekazały dokumentację jest porównanie spisów zdawczo-odbiorczych akt z obowiązującym w zakładzie jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz spisów teczek akt dla poszczególnych komórek organizacyjnych, sporządzonych na podstawie wykazu.

Akta spraw mogą a nawet powinny być przechowywane we właściwych komórkach organizacyjnych przez rok lub dwa lata od chwili ich ostatecznego zakończenie, ponieważ w tym okresie mogą być jeszcze wykorzystane. Okres ten reguluje najczęściej instrukcja kancelaryjna, kierownik jednostki może go skrócić lub wydłużyć, zależnie od potrzeb.

Dokumentacja powinna być przekazywana w stanie uporządkowanym. Porządkowanie wewnętrzne teczki/jednostki dotyczy głównie materiałów archiwalnych, czyli kategorii „A”. Rozumiemy przez nie ułożenie pism w obrębie teczki zgodnie z instrukcją kancelaryjną i według spisu spraw.

Przygotowanie dokumentacji niearchiwalnej ogranicza się do sprawdzenia kompletności wszystkich spraw w każdej z teczek, wymiana starych lub zniszczonych opakowań (teczek, obwolut) właściwy opis oraz zewidencjonowanie na spisach zdawczo-odbiorczych.

Przejmowanie akt przez archiwum odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego sporządzanego na odpowiednich drukach (można je znaleźć w Internecie). Wypełnia je komórka organizacyjna zdająca akta. Sporządzane są osobno dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, dla kategorii A w czterech egzemplarzach, dla kategorii B w trzech egzemplarzach. Dwie ostatnie rubryki spisu wypełnia archiwista (rubryki 7 i 8).

Gromadzenie akt w archiwum

Odpowiednie ułożenie akt w archiwum decyduje o sprawności i szybkości pracy archiwisty czyli brakowania, porządkowania i udostępniania materiałów.

Najlepszym sposobem jest ułożenie akt według komórek organizacyjnych, według kolejności przejmowania. Akta poszczególnych komórek powinny otrzymać własny regał lub półkę. Pomocna będzie w tym ocena, ile dana komórka wytwarza akt w ciągu roku, dzięki temu można zaplanować i zostawić wystarczającą ilość wolnego miejsca.

Innym sposobem jest rozmieszczenie dokumentacji chronologicznie, według daty napływu do archiwum, bez podziału na komórki. Pozwala zaoszczędzić miejsce pozostawione na przyszłe akta. W tym systemie akta przekazane do archiwum na spisie, który otrzymał nr 1 zostaną rozmieszczone na regale nr 1 i jego półkach, akta z kolejnego roku, uwzględnione na spisie nr 2, będą ułożone na regale nr 2 itd. Następne będą układane na kolejnych regałach. Wadą tego systemu jest powstawanie luk na półkach i regałach podczas brakowania, wolne miejsce można wykorzystać do układania kolejnych akt, w tym wypadku ulegną jednak przemieszczeniu. Wówczas może nas uratować jedynie bardzo dokładna ewidencja ułożenia kolejnych akt, pozwalająca szybko znaleźć potrzebne dokumenty. W systemie tym niezbędne będzie także dokładne oznaczenie regałów i półek oraz umieszczenie w spisie zdawczo-odbiorczym numerów regałów i półek, na których złożone są akta poszczególnych komórek.

Układając akta należy bezwzględnie oddzielać materiały archiwalne od dokumentacji niearchiwalnej, najlepszym rozwiązaniem, chociaż rzadko możliwym w praktyce, jest umieszczenie ich w osobnych pomieszczeniach. Najczęściej do tego celu przeznaczany jest osobny regał.

Akta można układać według różnych systemów, każdy jednak uwzględnia umieszczenie ich od strony lewej do prawej, bez względu na numerowanie półek regałowych od góry czy od dołu. W zależności od budowy regału oraz kształtu i formatu akt można wydzielić trzy systemy. Pionowy, który jest systemem bibliotecznym, tak jak ustawia się ksiązki na półkach, a w tym wypadku akt w sztywnych okładkach. System pionowo-płaski polegający na ułożeniu teczek jedna obok drugiej, na przemian grzbietem do góry i do doły oraz system poziomy, którego efektem jest powstanie stosów złożonych z kilku lub kilkunastu jednostek.

Archiwizacja dokumentacji

W przypadku dokumentacji niearchiwalnej, stanowiącej dominującą część wszystkich przechowywanych w kraju akt, jej archiwizacja podlega ściśle określonym normą.

Przebiega według układu strukturalnego czyli całą dokumentację rozkłada się według komórek organizacyjnych. W ramach komórki nadaje się układ według okresu przechowywania, zawsze na początku umieszczamy dokumentację o najdłuższym okresie przechowywania. W ramach danego okresu (50, 25, 15, 10, 5 lat) grupuje się ją tematycznie np. raporty kasowe, wyciągi bankowe czy faktury – a te z kolei chronologicznie. Akta powinny zostać wyjęte z segregatorów i skoroszytów i zabezpieczone przed rozsypywaniem się, nie zachodzi jednak potrzeba porządkowania wewnątrz poszczególnych teczek.

Archiwizując akta osobowe należy usunąć z teczki dokumenty manipulacyjne czyli podania o urlop, okresowe zwolnienia z pracy, wszystkie oryginalne dokumenty lub uwierzytelnione odpisy należy zwrócić właścicielowi teczki (wtórniki akt stanu cywilnego, świadectwa szkolne, dyplomy itp.). Układamy chronologicznie dokumentację informującą o przebiegu pracy zawodowej, naukowej, społeczno-politycznej, a także dokumentów charakteryzujących pracownika i wyniki jego pracy. Następnie ewidencjonujemy teczki, najlepiej w układzie alfabetycznym.

Kolejnym etapem archiwizacji jest ich inwentaryzacja, której podlegają wszystkie archiwalia. Dla każdego działu akta inwentaryzujemy oddzielnie, przyjmując osobną numerację, robimy to na spisie zdawczo-odbiorczym (dla każdego działu otrzymuje osobny numer).

Jednostkę archiwalną (zeszyt, księgę, segregator, teczkę, poszyt, pudło archiwalne) inwentaryzujemy oddzielnie, zgodnie z wcześniej zaplanowanym układem. Materiały archiwalne posiadają w spisie jedną sygnaturę, z zaznaczeniem każdego tomu, w przypadku dokumentacji niearchiwalnej pod jedną pozycją spisu można umieścić dowolną ilość jednostek archiwalnych, stanowiących jednolita serię i zawierającą identyczne akta.

W czasie inwentaryzacji jednostki zaopatrujemy w sygnaturę archiwalną. Stanowi ona kombinację numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji jednostki w tym spisie: 20/2 – jednostka, czy też teczka, jest umieszczona w spisie o numerze 20 pod pozycją 2. Sygnaturę archiwalną umieszczamy w lewym dolnym rogu.