Archiwa

Bezpieczeństwo

    Niezależnie od tego czy organizujemy prywatne archiwum czy firmowa, powinniśmy dobrze się zastanowić nad jego lokalizacją. W końcu ma on służyć przechowywaniu i ochronie dokumentów, więc powinny one być w takim archiwum absolutnie bezpieczne. Po pierwsze więc, takie powinno ono zajmować pomieszczenie, które jest czyste, suche i z pewnością wolne od gryzoni. Zatem wilgotna piwnica czy zagrzybione poddasze odpada zupełnie, bo tam dokumenty szybko uległyby zniszczeniu. Poza tym wybrane miejsce powinno być na tyle duże, by umożliwić przejrzyste ułożenie archiwizowanych dokumentów. No i oczywiście powinno być trudno dostępne dla osób niepowołanych. W domu może to być na przykład zamykana na zamek szuflada, natomiast w firmie pomieszczenie, do którego klucz będą mieli tylko zaufani pracownicy. Jeśli mamy już godne uwagi miejsce pozostaje opracować system archiwizacji, który będzie prosty i ułatwiając przeszukiwanie zasobów. To właściwie powinno gwarantować porządek w dokumentach i ich bezpieczeństwo.
Wrzesień 16, 2010

Digitalizacja

 Kategoria: archiwa

Digitalizacja dokumentów

Najstarsze archiwa, te o znaczeniu historycznym zwykle nie są ogólnodostępne. Głównym powodem takiego stanu rzeczy, jest to, że łatwo mogą one ulec zniszczeniu. Ratunkiem dla nich jest digitalizacji. Czyli rzeczowo sprawę ujmując chodzi po prostu o nadanie im formy dokumentów cyfrowych, z których będzie można korzystać przy pomocy komputera. Najczęściej tego rodzaju dokumenty nie są dokumentami firmowym. Częściej to zbiory biblioteczne lub muzealne. Ich stan niestety uniemożliwia kontakt z nimi zainteresowanym, najczęściej naukowcom. Digitalizacja, jest więc szansą nie tylko na ich ocalenie, ale również na udostępnieni ich szerszej grupie odbiorców. Obecnie takie prace prowadzą większe biblioteki, w tym Biblioteka Jagiellońska. Poza tym także muzea digitalizują swoje zbiory historyczne, następnie je katalogują i udostępniają swoje archiwa on-line. Dzięki tej nowoczesnej metodzie archiwizacji można się zapoznać ze zbiorami, na których obejrzenie w rzeczywistości prawdopodobnie nie miałoby się szansy.

Katalogi on-line

Katalogi on-line są dużym wsparciem dla funkcjonowania tradycyjnych archiwów. Zdecydowanie ułatwiają i przyśpieszają wyszukiwanie dokumentów, a także ich lokalizację. Działają mniej więcej w taki sam sposób, jak internetowe katalogi biblioteczne. To znaczy w wersji on-line mamy zebrane i uporządkowane wszystkie dokumenty, które mamy w swoim archiwum. Pozycje w wirtualnym katalogu są odpowiednio oznaczone i zawierają informacje o położeniu danego dokumentu czy zbioru dokumentów w określonym miejscu archiwum. Dzięki takiemu opisowi łatwo znaleźć dokument w prawdziwym archiwum. Często funkcję katalogów spełniają też elektroniczne archiwa. Różnią się jednak tym od katalogów, że mamy tam także dokument w wersji elektronicznej. Poza tym tego rodzaju archiwa zwykle są firmowe, więc nie udostępnia się ich on-line, za wyjątkiem przypadków, gdy są one dostępne w sieci wewnętrznej. Wówczas może z nich skorzystać każdy zainteresowany pracownik, jednak nie mają do nich żadnego dostępu osoby postronne.

archiwa, archiwizacja dokumentów, digitalizacja, dokumenty, katalogi on-line

Kategorie

Prywatne archiwum

    Teoretycznie w czasach, gdy wszystko jest zdigilitalizowane i każdą rzecz możemy znaleźć w Internecie, przechowywanie starych dokumentów wydaje się być kompletnie bezsensowne. Nie do końca, wyobraźmy sobie, że wirus zniszczył komputer Urzędu Skarbowego a nasz na przykład został zalany. Jakoś tak wyszło, że nigdzie nie ma kopi naszego PiT-u. Mógł też paść system bankowy i nie możemy potwierdzić naszych ostatnich operacji. Dlatego papierowe domowe archiwum nie jest tak zupełnie nieracjonalne. Zwykle z banku czy o operatora telefonii dostajemy jedną przesyłkę miesięcznie, więc to wcale nie jest tak wiele. Można tego rodzaju dokumenty składać w zwykłej papierowej teczce, która nie zajmuje zbyt dużo miejsca. Najważniejsze są oczywiście te dokumenty, które dotyczą naszego wynagrodzenia i te związane z rozliczeniami z Urzędem Skarbowym. Bardzo istotne są umowy, które podpisaliśmy, te obowiązkowo powinny się znaleźć w naszym domowym archiwum, głównie po to, by w razie problemów mogły działać na naszą korzyść.

Partnerzy