Archiwizacja dokumentów

Rodzaje dokumentacji II

Z punktu widzenia zasad klasyfikacji rzeczowej dokumentację dzielimy na typową i specyficzną. Akta typowe powstają w każdej jednostce organizacyjnej, bez względu na jej wielkość, charakter działalności i zakres kompetencji. Wynika to z faktu, że każdy urząd i zakład pracy realizuje zadania powtarzalne. Zaliczamy do nich akta związane z zarządzaniem, organizacją, sprawami osobowymi, planowaniem, sprawozdaniami, finansami, gospodarką materiałową, zaopatrzeniem itp. W jednostkowych rzeczowych wykazach akt, akta typowe zajmują pozycję od zero do trzydzieści.

Akta specyficzne także występują we wszystkich jednostkach organizacyjnych, ale stanowią odbicie jej statutowej działalności, która nie powtarza się w zakładach pracy innej branży lub typu. Najczęściej jest to dokumentacja produkcyjna i technologiczna w przedsiębiorstwach wytwórczości materiałowej, historie i statystyki chorób w placówkach służby zdrowia, dzienniki lekcyjne i świadectwa w szkołach itp.

Od momentu upowszechnienia się kserokopiarki, wyróżniamy dokumenty oryginalne i wtórne, oryginał stanowi pierwszy egzemplarz każdego tekstu pisanego ręcznie lub na maszynie. W przypadku wydruku komputerowego lub kserokopii oryginał należy opatrzyć w prawym górnym rogu pieczątką „Oryginał”, najlepiej w kolorze czerwonym. Zwykle jest on przekazywany adresatowi, odbiorcy a wtórnik pozostaje u wystawcy. Wtórniki czy też kopie stanowią także uwierzytelnione odpisy , wypisy i wyciągi z oryginalnych dokumentów.

Pod względem dostępności dla osób trzecich czyli ochrony zawartych tam informacji przed nieuprawnionymi, dokumentację, niezależnie od nośników, dzielimy na jawną i niejawną.

Dokumentacja jawna stanowi większość wytwarzanej w kraju, jest udostępniana osobom trzecim bez przeszkód pod warunkiem że nie powoduje to szkód dla prawnie chronionych interesów obywateli, urzędów,, instytucji i państwa.

Dokumentacja niejawna to dokumenty zawierające informacje, których nie powinny poznać osoby trzecie i nieuprawnione. Mogą być utrwalone na piśmie, mikrofilmach, negatywach i fotografiach, mapach, wykresach, rysunkach, kopiach, odpisach, wypisach, wyciągach, tłumaczeniach dokumentu, nośnikach cyfrowych, także na zbędnych i wadliwych wydrukach, odbitkach, kliszy, matrycy, kalce, w broszurach i książkach. Dlatego ich forma nie jest istotna. Dalej dzielimy ją na dokumentację zawierającą tajemnice państwowe i tajemnicę służbową, w zależności od tego nadawane są klauzule tajności.

Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych

Do najważniejszych obowiązków archiwum, archiwum zakładowego czy składnicy akt należy przyjmowanie akt z poszczególnych komórek, które składają się na daną jednostkę organizacyjną. Najczęściej ma miejsce na początku każdego roku kalendarzowego, dlatego w styczniu i lutym akta muszą być przygotowane do przekazania, a w marcu i kwietniu przyjmowane przez archiwistę.

Zasady obowiązujące podczas przekazywania akt znajdują się w instrukcji kancelaryjnej danej jednostki organizacyjnej, wprowadzonej zarządzeniem kierownika.

Archiwum zakładowe powinno gromadzić akta ze wszystkich komórek, jego magazyny najlepiej nadają się do przechowywania akt spraw zakończonych. Najlepszą metodą sprawdzania czy jednostki przekazały dokumentację jest porównanie spisów zdawczo-odbiorczych akt z obowiązującym w zakładzie jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz spisów teczek akt dla poszczególnych komórek organizacyjnych, sporządzonych na podstawie wykazu.

Akta spraw mogą a nawet powinny być przechowywane we właściwych komórkach organizacyjnych przez rok lub dwa lata od chwili ich ostatecznego zakończenie, ponieważ w tym okresie mogą być jeszcze wykorzystane. Okres ten reguluje najczęściej instrukcja kancelaryjna, kierownik jednostki może go skrócić lub wydłużyć, zależnie od potrzeb.

Dokumentacja powinna być przekazywana w stanie uporządkowanym. Porządkowanie wewnętrzne teczki/jednostki dotyczy głównie materiałów archiwalnych, czyli kategorii „A”. Rozumiemy przez nie ułożenie pism w obrębie teczki zgodnie z instrukcją kancelaryjną i według spisu spraw.

Przygotowanie dokumentacji niearchiwalnej ogranicza się do sprawdzenia kompletności wszystkich spraw w każdej z teczek, wymiana starych lub zniszczonych opakowań (teczek, obwolut) właściwy opis oraz zewidencjonowanie na spisach zdawczo-odbiorczych.

Przejmowanie akt przez archiwum odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego sporządzanego na odpowiednich drukach (można je znaleźć w Internecie). Wypełnia je komórka organizacyjna zdająca akta. Sporządzane są osobno dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, dla kategorii A w czterech egzemplarzach, dla kategorii B w trzech egzemplarzach. Dwie ostatnie rubryki spisu wypełnia archiwista (rubryki 7 i 8).