Archiwa

Bezpieczeństwo

    Niezależnie od tego czy organizujemy prywatne archiwum czy firmowa, powinniśmy dobrze się zastanowić nad jego lokalizacją. W końcu ma on służyć przechowywaniu i ochronie dokumentów, więc powinny one być w takim archiwum absolutnie bezpieczne. Po pierwsze więc, takie powinno ono zajmować pomieszczenie, które jest czyste, suche i z pewnością wolne od gryzoni. Zatem wilgotna piwnica czy zagrzybione poddasze odpada zupełnie, bo tam dokumenty szybko uległyby zniszczeniu. Poza tym wybrane miejsce powinno być na tyle duże, by umożliwić przejrzyste ułożenie archiwizowanych dokumentów. No i oczywiście powinno być trudno dostępne dla osób niepowołanych. W domu może to być na przykład zamykana na zamek szuflada, natomiast w firmie pomieszczenie, do którego klucz będą mieli tylko zaufani pracownicy. Jeśli mamy już godne uwagi miejsce pozostaje opracować system archiwizacji, który będzie prosty i ułatwiając przeszukiwanie zasobów. To właściwie powinno gwarantować porządek w dokumentach i ich bezpieczeństwo.
Kwiecień 27, 2011

Rodzaje dokumentacji I

 Kategoria: archiwa

Rodzaje dokumentacji I

Termin dokumentacja w przybliżeniu oznacza materiały informacyjne, jawne lub niejawne, dotyczące danego zagadnienia. Obecnie stosuje się go na określenie zbioru dokumentów, niezależnie od sposobu ich wytworzenia, a więc w stosunku do rękopisów maszynowych, wydruków komputerowych, mikrofilmów, negatywów i fotografii, map, wykresów i rysunków a także nośników cyfrowych i elektronicznych nośników danych.

Pod pojęciem dokument rozumiemy natomiast, akt sporządzony z zachowaniem przyjętych w danej epoce i miejscu form zewnętrznych i wewnętrznych, który ma znaczenie dowodu, ustanawia uprawnienia lub stwierdza prawdziwość określanych w nim faktów, zdarzeń lub danych. Oba pojęcia są do siebie zbliżone, tylko dokument jest pojęciem węższym jako pojedyncze pismo, zapis lub akt. Oba służą zapisywaniu i utrwalaniu informacji o określonych faktach i zdarzeniach, mogą dokumentować stan prawny lub osiągnięcia myśli ludzkiej.

Współczesna dokumentacja, wykonywana jest w różnych technikach i może mieć zróżnicowaną postać. Stanowią ją akta, pojedyncze dokumenty, księgi, poszyty, rękopisy, maszynopisy, korespondencja, druki, kartoteki, listy, wypełnione formularze statystyczne, księgowe i ewidencyjne, dokumentacja techniczna, mapy, plany, plansze, rysunki, diagramy, wykresy, fotografie, mikrofilmy, fotokopie, filmy, nagrania dźwięku i obrazu, taśmy magnetyczne i magnetowidowe, wydruki komputerowe i nośniki danych cyfrowych.

Rozpatrując dokumentacje pod względem zewnętrznych cech zapisu możemy wyróżnić dokumentację pisaną, obrazową, dźwiękową i cyfrową. W podziale według podmiotowości, czyli zastosowania do użytku praktycznego wydzielamy dokumentację aktową, techniczną, mechaniczną (audiowizualną) oraz kartograficzno-geodezyjną.

Dokumentacja aktowa powstaje w wyniku działalności twórcy i została utrwalona za pomocą pisma. Składają się na nią akta ogólne, normatywne, finansowo-księgowe, osobowe lub personalne, gruntowe i hipoteczne, akta stanu cywilnego, sądowe, notarialne i medyczne.

Dokumentacje techniczna tworzą opisy techniczne, obliczenia konstrukcyjne, rysunki, plany, kosztorysy, harmonogramy itp.

Dokumentacja geodezyjna odtwarza w sposób mniej lub bardziej szczegółowy fragmenty obszaru, według przyjętych norm i znaków umownych. Występuje w formie luźnych map lub jest integralną częścią teczek aktowych, zawierających opracowania z tej dziedziny.

archiwum, dokumentacja, fotografia, mapy, mikrofilm, negatyw, nośnik, rodzaje, rysunki, wykresy

Kategorie

Prywatne archiwum

    Teoretycznie w czasach, gdy wszystko jest zdigilitalizowane i każdą rzecz możemy znaleźć w Internecie, przechowywanie starych dokumentów wydaje się być kompletnie bezsensowne. Nie do końca, wyobraźmy sobie, że wirus zniszczył komputer Urzędu Skarbowego a nasz na przykład został zalany. Jakoś tak wyszło, że nigdzie nie ma kopi naszego PiT-u. Mógł też paść system bankowy i nie możemy potwierdzić naszych ostatnich operacji. Dlatego papierowe domowe archiwum nie jest tak zupełnie nieracjonalne. Zwykle z banku czy o operatora telefonii dostajemy jedną przesyłkę miesięcznie, więc to wcale nie jest tak wiele. Można tego rodzaju dokumenty składać w zwykłej papierowej teczce, która nie zajmuje zbyt dużo miejsca. Najważniejsze są oczywiście te dokumenty, które dotyczą naszego wynagrodzenia i te związane z rozliczeniami z Urzędem Skarbowym. Bardzo istotne są umowy, które podpisaliśmy, te obowiązkowo powinny się znaleźć w naszym domowym archiwum, głównie po to, by w razie problemów mogły działać na naszą korzyść.

Partnerzy