Archiwa

Bezpieczeństwo

    Niezależnie od tego czy organizujemy prywatne archiwum czy firmowa, powinniśmy dobrze się zastanowić nad jego lokalizacją. W końcu ma on służyć przechowywaniu i ochronie dokumentów, więc powinny one być w takim archiwum absolutnie bezpieczne. Po pierwsze więc, takie powinno ono zajmować pomieszczenie, które jest czyste, suche i z pewnością wolne od gryzoni. Zatem wilgotna piwnica czy zagrzybione poddasze odpada zupełnie, bo tam dokumenty szybko uległyby zniszczeniu. Poza tym wybrane miejsce powinno być na tyle duże, by umożliwić przejrzyste ułożenie archiwizowanych dokumentów. No i oczywiście powinno być trudno dostępne dla osób niepowołanych. W domu może to być na przykład zamykana na zamek szuflada, natomiast w firmie pomieszczenie, do którego klucz będą mieli tylko zaufani pracownicy. Jeśli mamy już godne uwagi miejsce pozostaje opracować system archiwizacji, który będzie prosty i ułatwiając przeszukiwanie zasobów. To właściwie powinno gwarantować porządek w dokumentach i ich bezpieczeństwo.
Wrzesień 18, 2010

Proces archiwizacji

 Kategoria: archiwa

Elektroniczna archiwizacja

Elektroniczna archiwizacja dokumentów niestety nie może zastąpić tej tradycyjnej, ciągle jeszcze wymagane jest trzymanie papierowych wersji dokumentów. Chociaż miałaby ona swój sens, wynikający przede wszystkim z oszczędności miejsca i ogromnej ilości papieru. Niemniej już teraz posiadanie elektronicznego archiwum może bardzo ułatwić pracę. Poza tym takie archiwum to też rodzaj katalogu, dzięki któremu łatwiej poruszać się pośród tradycyjnych dokumentów. System elektronicznej archiwizacji dokumentów można opracować samodzielnie. Bo cóż to jest tak naprawdę? Ni mniej, ni więcej, jak tylko uporządkowanie chronologicznie dokumentów w poszczególnych folderach tematycznych. Chodzi więc o to, co większość ludzi robi na swoich komputera codziennie. Jeśli jednak faktycznie mamy dużo dokumentów, to możemy się też zdecydować na pewne ułatwienie sprawy i skorzystanie z programów do elektronicznej archiwizacji. Są one bardzo proste i używa się ich intuicyjnie, poza tym miło się na nich pracuje, bo mają przyjazny interfejs.

Usługi archiwizacyjne

Jeśli nie mamy ochoty zajmować się archiwizacją dokumentów lub doprowadziliśmy do sytuacji, w której nijak nie jesteśmy w stanie się spod papierów wygrzebać, najwyższy czas coś z tym zrobić. Z pomocą w takich sytuacjach przychodzą firmy, które bardzo chętnie zdejmą z nas ciężar archiwizacji dokumentów. Co więcej w takim stopniu w jakim sobie tylko zażyczymy. Możemy zechcieć tylko uporządkowanie naszych dokumentów, ale możemy równie dobrze zlecić stworzenie archiwum od podstaw. Wiele firm, poza pracą, jaką może wykonać w zakresie segregowania czy digitalizowania dokumentów, proponuje też przejęcie opieki nad firmowym archiwum. To znaczy, oczywiście za opłatą, firma archiwizacyjna może trzymać nasze archiwum w swojej siedzibie i na bieżąco je aktualizować. Jest to dobre rozwiązanie, ale tylko wówczas, gdy posiadamy jednocześnie archiwum elektroniczne. W przeciwnym razie lepiej nie ryzykować, bo najprawdopodobniej od czasu do czasu będziemy potrzebowali swoich starych dokumentów na miejscu.

archiwa, archiwizacja, archiwum, elektroniczna archiwizacja, program do archiwizacji dokumentów, usługi archiwizacyjne

Kategorie

Prywatne archiwum

    Teoretycznie w czasach, gdy wszystko jest zdigilitalizowane i każdą rzecz możemy znaleźć w Internecie, przechowywanie starych dokumentów wydaje się być kompletnie bezsensowne. Nie do końca, wyobraźmy sobie, że wirus zniszczył komputer Urzędu Skarbowego a nasz na przykład został zalany. Jakoś tak wyszło, że nigdzie nie ma kopi naszego PiT-u. Mógł też paść system bankowy i nie możemy potwierdzić naszych ostatnich operacji. Dlatego papierowe domowe archiwum nie jest tak zupełnie nieracjonalne. Zwykle z banku czy o operatora telefonii dostajemy jedną przesyłkę miesięcznie, więc to wcale nie jest tak wiele. Można tego rodzaju dokumenty składać w zwykłej papierowej teczce, która nie zajmuje zbyt dużo miejsca. Najważniejsze są oczywiście te dokumenty, które dotyczą naszego wynagrodzenia i te związane z rozliczeniami z Urzędem Skarbowym. Bardzo istotne są umowy, które podpisaliśmy, te obowiązkowo powinny się znaleźć w naszym domowym archiwum, głównie po to, by w razie problemów mogły działać na naszą korzyść.

Partnerzy