Archiwizacja dokumentów

Ewidencjonowanie akt

Przechowywane materiały archiwalne oraz dokumentacja niearchiwalna muszą być objęte ewidencją, prowadzoną na bieżąco i uzupełnianą. Ewidencja spełnia podwójną rolę, pozwala na określenie ilości, stanu i kategorii przechowywanych akt oraz umożliwia ich odszukanie, udostępnienie, wypożyczenie lub brakowanie.

Na ewidencję składają się spisy zdawczo-odbiorcze akt, wykazy spisów zdawczo-odbiorczych, spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, kartoteka udostępniania akt, protokoły o braku lub zniszczeniu akt, spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, inwentarz kartkowy dla materiałów archiwalnych.

Wszystkie wymienione dokumenty służące do ewidencji należy traktować jako materiały archiwalne i przechowywać w archiwum. Nie trzeba ich przekazywać po upływie określonego czasu do odpowiedniego archiwum państwowego, powinny znajdować się w macierzystym archiwum przez cały czas jego istnienia, świadcząc o zasobie i historii tej komórki organizacyjnej. W przypadku likwidacji zakładu pracy, akta z archiwum wraz z ewidencją powinny zostać przekazane prawnemu następcy lub likwidatorowi, który ma obowiązek je zabezpieczyć i przechowywać. Nie dotyczy to archiwów zakładowych znajdujących się pod nadzorem archiwum państwowego, które przejmuje akta w razie likwidacji.

Archiwum zakładowe powinno także prowadzić teczki z protokołami kontroli wewnętrznych i zewnętrznych oraz informacjami dotyczącymi realizacji wniosków pokontrolnych. W osobnej teczce przechowuje się korespondencję archiwum zakładowego.

Spisy zdawczo-odbiorcze akt, osobne dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, powinny być przechowywane w oddzielnej teczce. Stanowią równocześnie inwentarz akt przechowywanych w archiwum zakładowym od początku jego istnienia. Należy przestrzegać zasady prowadzenia numeracji spisów według ich wpływu do archiwum zakładowego, nie można nadawać spisom numerów w obrębie każdego roku kalendarzowego. W archiwum powinien się także znajdować drugi egzemplarz spisów ułożony według poszczególnych komórek organizacyjnych przekazujących akta, ułożone według kolejności ich wpływu.

Archiwum zakładowe II

Do obowiązków personelu w archiwum zakładowym  należą czynności, wynikające z przepisów kancelaryjn0-archiwalnym, a szczególnie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum. Jest to współpraca z komórkami organizacyjnymi w sprawie prawidłowego tworzenia teczek spraw oraz ich przygotowania do przekazania do archiwum zakładowego, przejmowanie akt z poszczególnych komórek, przechowywanie, zabezpieczanie i ewidencjonowanie posiadanych i przyjmowanych akt, porządkowanie akt niewłaściwie przygotowanych, udostępnianie materiałów do celów służbowych i informacyjnych, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której czas przechowywania upłynął, dbałość o dobry stan techniczny dokumentacji, a w razie potrzeby jej konserwacja, przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, utrzymywanie stałych kontaktów z archiwum państwowym odpowiedzialnym za dane archiwum zakładowe oraz przechowywane w nim materiały archiwalne.

Ważne dla prawidłowego funkcjonowania systemu jest usytuowanie archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej zakładu pracy. Najczęściej jest ono podporządkowane wydziałowi administracji.

Za stan materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej zgodnie z obowiązującym prawem, są kierownicy jednostek organizacyjnych, którzy zobowiązani są zapewnić gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczanie materiałów archiwalnych oraz ich właściwe klasyfikowanie i kwalifikowanie oraz przekazywanie. Należy do nich także ochrona przed zniszczeniem lub utratą dokumentacji. Dla realizacji tych zadań kierownicy zatrudniają etatowych archiwistów. W mniejszych jednostkach zadanie to można powierzyć odpowiednio przeszkolonemu pracownikowi.

Pracownik archiwum zakładowego co roku składa sprawozdanie z wykonania planu pracy. Powinno być złożone z części statystycznej i opisowej, część opisowa powinna się koncentrować na współpracy z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi (lub problemach w tej współpracy), ewentualnie zawierać propozycje rozwiązania zaistniałych problemów. W części statystycznej powinna się znaleźć ilość i stan jednostek archiwalnych z podziałem na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną, ilość przejętych jednostek archiwalnych, ilość dokumentacji wybrakowanej, udostępnionych oraz wypożyczonych akt, wykaz komórek organizacyjnych które przekazały akta w danych roku.

Udostępnianie dokumentacji przez archiwum

Do stałych i podstawowych zadań każdego archiwum należy udostępnianie i wypożyczanie akt. Przechowywane w archiwum materiały, powinny być wykorzystywane przez potencjalnych użytkowników na miejscu, w archiwum. Jedynie w uzasadnionych przypadkach można je wypożyczać na zewnątrz.

W przypadku materiałów archiwalnych wypożycza się i udostępnia jedynie te odpowiednio uporządkowane wewnętrznie i spaginowane.

Akta udostępniane w archiwum wykorzystywane są najczęściej do celów pracowników oraz naukowo-badawczych. Dla potrzeb urzędów, akta udostępniane są na podstawie karty udostępniania akt, wypełnianej przez zamawiającego materiały oraz podpisanej przez kierownika komórki organizacyjnej, z której materiały pochodzą. Podpis kierownika jest równoznaczny ze zgodą na udostępnienie akt, kartę wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej. W tym przypadku akta mogą zostać wyniesione z archiwum i wykorzystywane w pomieszczeniach zainteresowanej komórki organizacyjnej.

Udostępnianie dla celów naukowo-badawczych odbywa się po uzyskaniu zgody przez pragnącego skorzystać z materiałów, od kierownika danego urzędu lub instytucji, w której znajduje się archiwum. Ubiegający się powinien posiadać zaświadczenie z uczelni lub instytucji, która go zatrudnia. Udostępniać można tylko akta, które nie posiadają klauzuli poufności, a informacje w nich zawarte nie będą wykorzystywane ze szkodą dla interesów zakładu pracy (dotyczy to na przykład informacji ekonomicznych, planów rozwoju, polityki marketingowej).

Akt nie wolno udostępniać w pomieszczeniach magazynowych, gdzie przechowywane są inne materiały archiwalne. Wydanie akt na zewnątrz powinno się odbywać tylko w wyjątkowej sytuacji, za każdym razem za zgodą kierownika, na podstawie pisemnego wniosku instytucji zainteresowanej. Można do nich zaliczyć sądy, prokuratury, policję, zakłady ubezpieczeń społecznych itp.

W razie uszkodzenia lub zaginięcia akt wypożyczonych akt archiwista sporządza protokół uszkodzenia lub zaginięcia akt w dwóch egzemplarzach. Protokół podpisują wypożyczający akta oraz jego bezpośredni przełożony. W przypadku akt wyjątkowo cennych, powinien być o tym poinformowany kierownik jednostki organizacyjnej. Jeden egzemplarz protokołu należy dołączyć do akt, drugi jest przechowywany w specjalnie do tego celu założonej teczce, która stanowi pomocniczy środek ewidencji.

Archiwizacja dokumentacji

W przypadku dokumentacji niearchiwalnej, stanowiącej dominującą część wszystkich przechowywanych w kraju akt, jej archiwizacja podlega ściśle określonym normą.

Przebiega według układu strukturalnego czyli całą dokumentację rozkłada się według komórek organizacyjnych. W ramach komórki nadaje się układ według okresu przechowywania, zawsze na początku umieszczamy dokumentację o najdłuższym okresie przechowywania. W ramach danego okresu (50, 25, 15, 10, 5 lat) grupuje się ją tematycznie np. raporty kasowe, wyciągi bankowe czy faktury – a te z kolei chronologicznie. Akta powinny zostać wyjęte z segregatorów i skoroszytów i zabezpieczone przed rozsypywaniem się, nie zachodzi jednak potrzeba porządkowania wewnątrz poszczególnych teczek.

Archiwizując akta osobowe należy usunąć z teczki dokumenty manipulacyjne czyli podania o urlop, okresowe zwolnienia z pracy, wszystkie oryginalne dokumenty lub uwierzytelnione odpisy należy zwrócić właścicielowi teczki (wtórniki akt stanu cywilnego, świadectwa szkolne, dyplomy itp.). Układamy chronologicznie dokumentację informującą o przebiegu pracy zawodowej, naukowej, społeczno-politycznej, a także dokumentów charakteryzujących pracownika i wyniki jego pracy. Następnie ewidencjonujemy teczki, najlepiej w układzie alfabetycznym.

Kolejnym etapem archiwizacji jest ich inwentaryzacja, której podlegają wszystkie archiwalia. Dla każdego działu akta inwentaryzujemy oddzielnie, przyjmując osobną numerację, robimy to na spisie zdawczo-odbiorczym (dla każdego działu otrzymuje osobny numer).

Jednostkę archiwalną (zeszyt, księgę, segregator, teczkę, poszyt, pudło archiwalne) inwentaryzujemy oddzielnie, zgodnie z wcześniej zaplanowanym układem. Materiały archiwalne posiadają w spisie jedną sygnaturę, z zaznaczeniem każdego tomu, w przypadku dokumentacji niearchiwalnej pod jedną pozycją spisu można umieścić dowolną ilość jednostek archiwalnych, stanowiących jednolita serię i zawierającą identyczne akta.

W czasie inwentaryzacji jednostki zaopatrujemy w sygnaturę archiwalną. Stanowi ona kombinację numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji jednostki w tym spisie: 20/2 – jednostka, czy też teczka, jest umieszczona w spisie o numerze 20 pod pozycją 2. Sygnaturę archiwalną umieszczamy w lewym dolnym rogu.

Digitalizacja dokumentów

Najstarsze archiwa, te o znaczeniu historycznym zwykle nie są ogólnodostępne. Głównym powodem takiego stanu rzeczy, jest to, że łatwo mogą one ulec zniszczeniu. Ratunkiem dla nich jest digitalizacji. Czyli rzeczowo sprawę ujmując chodzi po prostu o nadanie im formy dokumentów cyfrowych, z których będzie można korzystać przy pomocy komputera. Najczęściej tego rodzaju dokumenty nie są dokumentami firmowym. Częściej to zbiory biblioteczne lub muzealne. Ich stan niestety uniemożliwia kontakt z nimi zainteresowanym, najczęściej naukowcom. Digitalizacja, jest więc szansą nie tylko na ich ocalenie, ale również na udostępnieni ich szerszej grupie odbiorców. Obecnie takie prace prowadzą większe biblioteki, w tym Biblioteka Jagiellońska. Poza tym także muzea digitalizują swoje zbiory historyczne, następnie je katalogują i udostępniają swoje archiwa on-line. Dzięki tej nowoczesnej metodzie archiwizacji można się zapoznać ze zbiorami, na których obejrzenie w rzeczywistości prawdopodobnie nie miałoby się szansy.

Katalogi on-line

Katalogi on-line są dużym wsparciem dla funkcjonowania tradycyjnych archiwów. Zdecydowanie ułatwiają i przyśpieszają wyszukiwanie dokumentów, a także ich lokalizację. Działają mniej więcej w taki sam sposób, jak internetowe katalogi biblioteczne. To znaczy w wersji on-line mamy zebrane i uporządkowane wszystkie dokumenty, które mamy w swoim archiwum. Pozycje w wirtualnym katalogu są odpowiednio oznaczone i zawierają informacje o położeniu danego dokumentu czy zbioru dokumentów w określonym miejscu archiwum. Dzięki takiemu opisowi łatwo znaleźć dokument w prawdziwym archiwum. Często funkcję katalogów spełniają też elektroniczne archiwa. Różnią się jednak tym od katalogów, że mamy tam także dokument w wersji elektronicznej. Poza tym tego rodzaju archiwa zwykle są firmowe, więc nie udostępnia się ich on-line, za wyjątkiem przypadków, gdy są one dostępne w sieci wewnętrznej. Wówczas może z nich skorzystać każdy zainteresowany pracownik, jednak nie mają do nich żadnego dostępu osoby postronne.

Braki w dokumentacji

Dziś możemy czerpać z tego, że dawniej komuś chciało się gromadzić dokumentu. Dzięki temu zyskujemy pełny obraz historycznej rzeczywistości. Zdarzają się jednak w historii i taki opowieści, których zakończenia nigdy nie poznamy. Trudno będzie zrekonstruować całość historycznej układanki ze względu na braki w dokumentacji. Z czego one wynikają? Najczęściej po prostu archiwa uległy zniszczeniu. Czasami w wyniku działań wojennych, a innym razem przez celowe działanie ludzi, którym zależało na tym, by coś ukryć. Niestety tego rodzaju straty są nie do nadrobienia. Najczęściej ludzie, którzy mogliby pomóc uzupełnić brakujące kawałki układanki już nie żyją, więc w historii pozostają pewne luki. Właściwie są też pewne plusy tych luk, mianowicie to jest pewne pole do poszukiwań dla historyków. Dzięki temu mogą oni pracować nad odnalezieniem innych materiałów, które pomogłyby im uzupełnić braki. Ostatecznie mogą też oczekiwać na pojawienie się kolejnych archiwów, skrzętnie ukrytych na przykład w ścianach budynków w okresie drugiej wojny światowej.

Archiwum na CD
Oprócz tradycyjnych papierowych archiwów, można dziś coraz częściej spotkać archiwa w formie cyfrowej. Najczęściej są one gromadzone na płytach CD. Prawdopodobnie nie są one najbezpieczniejszym sposobem przechowywania danych, ale z drugiej strony stanowią bardzo dobrą asekurację na wypadek zniszczenia papierowych wersji. Poza tym mają również tę niekwestionowaną zaletę, że zajmują bardzo mało miejsca, a mogą pomieść dużą liczbę informacji. Takie archiwa mogą być przydatne nie tylko w firmach czy bibliotekach, ale z powodzeniem sprawdzają się też w warunkach domowych. Dzięki archiwizacji dokumentów na CD nie musimy przechowywać wszystkiego na dysku swojego komputera. Jeśli sprawnie sobie zorganizujemy swoje małe archiwum i mądrze opiszemy płyty, właściwie nie będzie najmniejszego problemu z odnalezieniem dokumentacji spraw, którymi zajmowaliśmy się jakiś czas temu. Poza tym zdigitalizowane dokumenty oznaczają też łatwość ich kopiowania, a nawet przesyłania drogą elektroniczną, co może nam bardzo ułatwić na przykład pracę biurową.

IPN

Instytut Pamięci Narodowej właściwie jest jednym wielkim archiwum. Zgromadzone w nim dokumenty zajmują całe szeregi półek, które z kolei tworzą wielkie labirynty. Czy ktoś dzisiaj ośmieli się powiedzieć, że dokumenty, które są przechowywane w archiwach IPN-u są nieprzydatne? Raczej jest to mało prawdopodobne, choć pewnie znajdą się tacy, którym są one nie na rękę. Ze względu na czas, w którym powstawały trzeba je traktować z należytą uwagą i ostrożnością, a także posługiwać się nimi bardzo rozsądnie. Niewątpliwie stanowią one część naszej historii, trudnej, ale i ogromnie interesującej. Dobrze, że nikt nie wpadł na to, by te dokumenty zniszczyć. Dzięki temu, że zostały zachowane, mogą być cennym obiektem badań historyków, a w dalszej perspektywie ważnym źródłem wiedzy z zakresu historii najnowszej. Dokumentów w archiwach IPN-u jest bez liku i właściwie to bardzo dobrze, że aż tyle się ich zachowało. Im ich więcej, tym pełniejsza wiedza o czasach i ludziach, których bezpośrednio dotyczą.

Historia w dokumentach

Archiwizacja dokumentów nie jest wcale nowym pomysłem. Różne dokumenty gromadzono praktycznie od zawsze. Powody były różne, najczęściej jednak ekonomiczne, dokumentowano podatki, zatrudnienie, długi. Dzięki dokumentom znajdywanym w takich archiwach można było poznawać coraz lepiej historię. Im ich się więcej znajduje tym pełniejszy jest jej obraz. Archiwa mogą się kojarzyć z czymś, co stało się użyteczne w ubiegłym wieku, ale i wcześniejsze epoki nie były ich pozbawione. Duże archiwa i bardzo stare posiada Kościół katolicki. Nie wszystkie są ogólno dostępne i to zarówno dla bezpieczeństwa dokumentów – bo te czasami liczą sobie kilka wieku – jak i dla bezpieczeństwa samej instytucji. Chociaż na pierwszy rzut oka archiwum może się wydawać jedynie przechowalnią oficjalnych dokumentów, skrywa wiele informacji o ludziach, o życiu i społecznościach czasów, których dotyczą. Warto więc się w nie wgłębić i wyjść poza ramy szablonowego myślenia. Wówczas być może dostrzeżemy kawałek interesującej historii, którą warto będzie komuś opowiedzieć.