Archiwizacja dokumentów

Digitalizacja dokumentów

Najstarsze archiwa, te o znaczeniu historycznym zwykle nie są ogólnodostępne. Głównym powodem takiego stanu rzeczy, jest to, że łatwo mogą one ulec zniszczeniu. Ratunkiem dla nich jest digitalizacji. Czyli rzeczowo sprawę ujmując chodzi po prostu o nadanie im formy dokumentów cyfrowych, z których będzie można korzystać przy pomocy komputera. Najczęściej tego rodzaju dokumenty nie są dokumentami firmowym. Częściej to zbiory biblioteczne lub muzealne. Ich stan niestety uniemożliwia kontakt z nimi zainteresowanym, najczęściej naukowcom. Digitalizacja, jest więc szansą nie tylko na ich ocalenie, ale również na udostępnieni ich szerszej grupie odbiorców. Obecnie takie prace prowadzą większe biblioteki, w tym Biblioteka Jagiellońska. Poza tym także muzea digitalizują swoje zbiory historyczne, następnie je katalogują i udostępniają swoje archiwa on-line. Dzięki tej nowoczesnej metodzie archiwizacji można się zapoznać ze zbiorami, na których obejrzenie w rzeczywistości prawdopodobnie nie miałoby się szansy.

Katalogi on-line

Katalogi on-line są dużym wsparciem dla funkcjonowania tradycyjnych archiwów. Zdecydowanie ułatwiają i przyśpieszają wyszukiwanie dokumentów, a także ich lokalizację. Działają mniej więcej w taki sam sposób, jak internetowe katalogi biblioteczne. To znaczy w wersji on-line mamy zebrane i uporządkowane wszystkie dokumenty, które mamy w swoim archiwum. Pozycje w wirtualnym katalogu są odpowiednio oznaczone i zawierają informacje o położeniu danego dokumentu czy zbioru dokumentów w określonym miejscu archiwum. Dzięki takiemu opisowi łatwo znaleźć dokument w prawdziwym archiwum. Często funkcję katalogów spełniają też elektroniczne archiwa. Różnią się jednak tym od katalogów, że mamy tam także dokument w wersji elektronicznej. Poza tym tego rodzaju archiwa zwykle są firmowe, więc nie udostępnia się ich on-line, za wyjątkiem przypadków, gdy są one dostępne w sieci wewnętrznej. Wówczas może z nich skorzystać każdy zainteresowany pracownik, jednak nie mają do nich żadnego dostępu osoby postronne.

Braki w dokumentacji

Dziś możemy czerpać z tego, że dawniej komuś chciało się gromadzić dokumentu. Dzięki temu zyskujemy pełny obraz historycznej rzeczywistości. Zdarzają się jednak w historii i taki opowieści, których zakończenia nigdy nie poznamy. Trudno będzie zrekonstruować całość historycznej układanki ze względu na braki w dokumentacji. Z czego one wynikają? Najczęściej po prostu archiwa uległy zniszczeniu. Czasami w wyniku działań wojennych, a innym razem przez celowe działanie ludzi, którym zależało na tym, by coś ukryć. Niestety tego rodzaju straty są nie do nadrobienia. Najczęściej ludzie, którzy mogliby pomóc uzupełnić brakujące kawałki układanki już nie żyją, więc w historii pozostają pewne luki. Właściwie są też pewne plusy tych luk, mianowicie to jest pewne pole do poszukiwań dla historyków. Dzięki temu mogą oni pracować nad odnalezieniem innych materiałów, które pomogłyby im uzupełnić braki. Ostatecznie mogą też oczekiwać na pojawienie się kolejnych archiwów, skrzętnie ukrytych na przykład w ścianach budynków w okresie drugiej wojny światowej.

Archiwum na CD
Oprócz tradycyjnych papierowych archiwów, można dziś coraz częściej spotkać archiwa w formie cyfrowej. Najczęściej są one gromadzone na płytach CD. Prawdopodobnie nie są one najbezpieczniejszym sposobem przechowywania danych, ale z drugiej strony stanowią bardzo dobrą asekurację na wypadek zniszczenia papierowych wersji. Poza tym mają również tę niekwestionowaną zaletę, że zajmują bardzo mało miejsca, a mogą pomieść dużą liczbę informacji. Takie archiwa mogą być przydatne nie tylko w firmach czy bibliotekach, ale z powodzeniem sprawdzają się też w warunkach domowych. Dzięki archiwizacji dokumentów na CD nie musimy przechowywać wszystkiego na dysku swojego komputera. Jeśli sprawnie sobie zorganizujemy swoje małe archiwum i mądrze opiszemy płyty, właściwie nie będzie najmniejszego problemu z odnalezieniem dokumentacji spraw, którymi zajmowaliśmy się jakiś czas temu. Poza tym zdigitalizowane dokumenty oznaczają też łatwość ich kopiowania, a nawet przesyłania drogą elektroniczną, co może nam bardzo ułatwić na przykład pracę biurową.