Archiwizacja dokumentów

Terminologia w archiwistyce

Przez zespół archiwalny należy rozumieć całość materiałów archiwalnych powstałych w ramach jednostki archiwalnej w trakcie jej funkcjonowania i przejętych przez archiwum państwowe. W skład zespołów współczesnych mogą wchodzić materiały archiwalne innych twórców, zgromadzone przez jednostkę organizacyjną w trakcie wykonywania określonych zadań. Zespoły archiwalne wytworzone przez osoby fizyczne, nazywamy spuściznami.

W ich skład, obok klasycznej dokumentacji aktowej, mogą wchodzić nieaktowe formy dokumentacji jak techniczna, kartograficzna, mechaniczna, komputerowa itp. Granice chronologiczne wyznaczają daty powołania i likwidacji ich twórców, zasadniczych reorganizacji (także natury ustrojowej) oraz zmiany zakresu kompetencji.

Dlatego w jego skład może wchodzić dokumentacja wytworzona w ciągu kilkudziesięciu lat ale i kliku lat, a nawet kilku miesięcy, zależnie jak długo twórca zespołu prowadził swoją działalność.

Ze względu na strukturę wewnętrzną i pochodzenie dokumentacji, zespoły dzielimy na proste i złożone. Proste powstają w wyniku działalności twórcy, nie ulegając zasadniczym zmianom i zbyt licznym przekształceniom powodującym dziedziczenia dokumentów. Zespół złożony zawiera dokumentację przejętą w drodze dziedziczenia, połączoną z dokumentacją sukcesora w ten sposób, że jej wydzielenie w osobny zespół jest niemożliwe, równocześnie posiada kilku samodzielnych twórców.

Z pojęciem zespołu łączy się także sukcesja bierna, zwana także martwą oraz czynna, zwana żywą. Sukcesja bierna ma miejsce, kiedy sukcesor przejmuje zespół i nie kontynuuje go, czynna zachodzi kiedy zespół jej kontynuowany przez spadkobiercę.

Wyróżniamy także zespoły otwarte i zamknięte, otwartym nazywamy zespół, który jest na bieżąco uzupełniany dopływem akt z komórek (jednostka nadal działa). Zespołem archiwalnym zamkniętym nazywamy zespół, którego twórca definitywnie zakończył działanie, przestał istnieć i skończył się dopływ dokumentacji.

Zasada niepodzielności zespołu, zwana także zasadą proweniencji, mówi że materiały archiwalne wytwarzane przez daną jednostkę organizacyjną w czasie jej działalności w określonym czasie i na określonym terenie tworzą hermetyczna całość, której nie należy dzielić ani naruszać w jakikolwiek sposób.

Gromadzenie akt w archiwum

Odpowiednie ułożenie akt w archiwum decyduje o sprawności i szybkości pracy archiwisty czyli brakowania, porządkowania i udostępniania materiałów.

Najlepszym sposobem jest ułożenie akt według komórek organizacyjnych, według kolejności przejmowania. Akta poszczególnych komórek powinny otrzymać własny regał lub półkę. Pomocna będzie w tym ocena, ile dana komórka wytwarza akt w ciągu roku, dzięki temu można zaplanować i zostawić wystarczającą ilość wolnego miejsca.

Innym sposobem jest rozmieszczenie dokumentacji chronologicznie, według daty napływu do archiwum, bez podziału na komórki. Pozwala zaoszczędzić miejsce pozostawione na przyszłe akta. W tym systemie akta przekazane do archiwum na spisie, który otrzymał nr 1 zostaną rozmieszczone na regale nr 1 i jego półkach, akta z kolejnego roku, uwzględnione na spisie nr 2, będą ułożone na regale nr 2 itd. Następne będą układane na kolejnych regałach. Wadą tego systemu jest powstawanie luk na półkach i regałach podczas brakowania, wolne miejsce można wykorzystać do układania kolejnych akt, w tym wypadku ulegną jednak przemieszczeniu. Wówczas może nas uratować jedynie bardzo dokładna ewidencja ułożenia kolejnych akt, pozwalająca szybko znaleźć potrzebne dokumenty. W systemie tym niezbędne będzie także dokładne oznaczenie regałów i półek oraz umieszczenie w spisie zdawczo-odbiorczym numerów regałów i półek, na których złożone są akta poszczególnych komórek.

Układając akta należy bezwzględnie oddzielać materiały archiwalne od dokumentacji niearchiwalnej, najlepszym rozwiązaniem, chociaż rzadko możliwym w praktyce, jest umieszczenie ich w osobnych pomieszczeniach. Najczęściej do tego celu przeznaczany jest osobny regał.

Akta można układać według różnych systemów, każdy jednak uwzględnia umieszczenie ich od strony lewej do prawej, bez względu na numerowanie półek regałowych od góry czy od dołu. W zależności od budowy regału oraz kształtu i formatu akt można wydzielić trzy systemy. Pionowy, który jest systemem bibliotecznym, tak jak ustawia się ksiązki na półkach, a w tym wypadku akt w sztywnych okładkach. System pionowo-płaski polegający na ułożeniu teczek jedna obok drugiej, na przemian grzbietem do góry i do doły oraz system poziomy, którego efektem jest powstanie stosów złożonych z kilku lub kilkunastu jednostek.

Archiwizacja dokumentacji

W przypadku dokumentacji niearchiwalnej, stanowiącej dominującą część wszystkich przechowywanych w kraju akt, jej archiwizacja podlega ściśle określonym normą.

Przebiega według układu strukturalnego czyli całą dokumentację rozkłada się według komórek organizacyjnych. W ramach komórki nadaje się układ według okresu przechowywania, zawsze na początku umieszczamy dokumentację o najdłuższym okresie przechowywania. W ramach danego okresu (50, 25, 15, 10, 5 lat) grupuje się ją tematycznie np. raporty kasowe, wyciągi bankowe czy faktury – a te z kolei chronologicznie. Akta powinny zostać wyjęte z segregatorów i skoroszytów i zabezpieczone przed rozsypywaniem się, nie zachodzi jednak potrzeba porządkowania wewnątrz poszczególnych teczek.

Archiwizując akta osobowe należy usunąć z teczki dokumenty manipulacyjne czyli podania o urlop, okresowe zwolnienia z pracy, wszystkie oryginalne dokumenty lub uwierzytelnione odpisy należy zwrócić właścicielowi teczki (wtórniki akt stanu cywilnego, świadectwa szkolne, dyplomy itp.). Układamy chronologicznie dokumentację informującą o przebiegu pracy zawodowej, naukowej, społeczno-politycznej, a także dokumentów charakteryzujących pracownika i wyniki jego pracy. Następnie ewidencjonujemy teczki, najlepiej w układzie alfabetycznym.

Kolejnym etapem archiwizacji jest ich inwentaryzacja, której podlegają wszystkie archiwalia. Dla każdego działu akta inwentaryzujemy oddzielnie, przyjmując osobną numerację, robimy to na spisie zdawczo-odbiorczym (dla każdego działu otrzymuje osobny numer).

Jednostkę archiwalną (zeszyt, księgę, segregator, teczkę, poszyt, pudło archiwalne) inwentaryzujemy oddzielnie, zgodnie z wcześniej zaplanowanym układem. Materiały archiwalne posiadają w spisie jedną sygnaturę, z zaznaczeniem każdego tomu, w przypadku dokumentacji niearchiwalnej pod jedną pozycją spisu można umieścić dowolną ilość jednostek archiwalnych, stanowiących jednolita serię i zawierającą identyczne akta.

W czasie inwentaryzacji jednostki zaopatrujemy w sygnaturę archiwalną. Stanowi ona kombinację numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji jednostki w tym spisie: 20/2 – jednostka, czy też teczka, jest umieszczona w spisie o numerze 20 pod pozycją 2. Sygnaturę archiwalną umieszczamy w lewym dolnym rogu.