Archiwa

Bezpieczeństwo

    Niezależnie od tego czy organizujemy prywatne archiwum czy firmowa, powinniśmy dobrze się zastanowić nad jego lokalizacją. W końcu ma on służyć przechowywaniu i ochronie dokumentów, więc powinny one być w takim archiwum absolutnie bezpieczne. Po pierwsze więc, takie powinno ono zajmować pomieszczenie, które jest czyste, suche i z pewnością wolne od gryzoni. Zatem wilgotna piwnica czy zagrzybione poddasze odpada zupełnie, bo tam dokumenty szybko uległyby zniszczeniu. Poza tym wybrane miejsce powinno być na tyle duże, by umożliwić przejrzyste ułożenie archiwizowanych dokumentów. No i oczywiście powinno być trudno dostępne dla osób niepowołanych. W domu może to być na przykład zamykana na zamek szuflada, natomiast w firmie pomieszczenie, do którego klucz będą mieli tylko zaufani pracownicy. Jeśli mamy już godne uwagi miejsce pozostaje opracować system archiwizacji, który będzie prosty i ułatwiając przeszukiwanie zasobów. To właściwie powinno gwarantować porządek w dokumentach i ich bezpieczeństwo.
Sierpień 19, 2010

Braki

 Kategoria: archiwa

Braki w dokumentacji

Dziś możemy czerpać z tego, że dawniej komuś chciało się gromadzić dokumentu. Dzięki temu zyskujemy pełny obraz historycznej rzeczywistości. Zdarzają się jednak w historii i taki opowieści, których zakończenia nigdy nie poznamy. Trudno będzie zrekonstruować całość historycznej układanki ze względu na braki w dokumentacji. Z czego one wynikają? Najczęściej po prostu archiwa uległy zniszczeniu. Czasami w wyniku działań wojennych, a innym razem przez celowe działanie ludzi, którym zależało na tym, by coś ukryć. Niestety tego rodzaju straty są nie do nadrobienia. Najczęściej ludzie, którzy mogliby pomóc uzupełnić brakujące kawałki układanki już nie żyją, więc w historii pozostają pewne luki. Właściwie są też pewne plusy tych luk, mianowicie to jest pewne pole do poszukiwań dla historyków. Dzięki temu mogą oni pracować nad odnalezieniem innych materiałów, które pomogłyby im uzupełnić braki. Ostatecznie mogą też oczekiwać na pojawienie się kolejnych archiwów, skrzętnie ukrytych na przykład w ścianach budynków w okresie drugiej wojny światowej.

Archiwum na CD
Oprócz tradycyjnych papierowych archiwów, można dziś coraz częściej spotkać archiwa w formie cyfrowej. Najczęściej są one gromadzone na płytach CD. Prawdopodobnie nie są one najbezpieczniejszym sposobem przechowywania danych, ale z drugiej strony stanowią bardzo dobrą asekurację na wypadek zniszczenia papierowych wersji. Poza tym mają również tę niekwestionowaną zaletę, że zajmują bardzo mało miejsca, a mogą pomieść dużą liczbę informacji. Takie archiwa mogą być przydatne nie tylko w firmach czy bibliotekach, ale z powodzeniem sprawdzają się też w warunkach domowych. Dzięki archiwizacji dokumentów na CD nie musimy przechowywać wszystkiego na dysku swojego komputera. Jeśli sprawnie sobie zorganizujemy swoje małe archiwum i mądrze opiszemy płyty, właściwie nie będzie najmniejszego problemu z odnalezieniem dokumentacji spraw, którymi zajmowaliśmy się jakiś czas temu. Poza tym zdigitalizowane dokumenty oznaczają też łatwość ich kopiowania, a nawet przesyłania drogą elektroniczną, co może nam bardzo ułatwić na przykład pracę biurową.

archiwa, CD, digitalizacja, dokumenty, historia, historycy

Kategorie

Prywatne archiwum

    Teoretycznie w czasach, gdy wszystko jest zdigilitalizowane i każdą rzecz możemy znaleźć w Internecie, przechowywanie starych dokumentów wydaje się być kompletnie bezsensowne. Nie do końca, wyobraźmy sobie, że wirus zniszczył komputer Urzędu Skarbowego a nasz na przykład został zalany. Jakoś tak wyszło, że nigdzie nie ma kopi naszego PiT-u. Mógł też paść system bankowy i nie możemy potwierdzić naszych ostatnich operacji. Dlatego papierowe domowe archiwum nie jest tak zupełnie nieracjonalne. Zwykle z banku czy o operatora telefonii dostajemy jedną przesyłkę miesięcznie, więc to wcale nie jest tak wiele. Można tego rodzaju dokumenty składać w zwykłej papierowej teczce, która nie zajmuje zbyt dużo miejsca. Najważniejsze są oczywiście te dokumenty, które dotyczą naszego wynagrodzenia i te związane z rozliczeniami z Urzędem Skarbowym. Bardzo istotne są umowy, które podpisaliśmy, te obowiązkowo powinny się znaleźć w naszym domowym archiwum, głównie po to, by w razie problemów mogły działać na naszą korzyść.

Partnerzy