Archiwizacja dokumentów

Dokumentacja niearchiwalna

Ten rodzaj dokumentacji stanowi najczęściej 90% zasobu aktowego wszystkich jednostek organizacyjnych, a w jednostkach niewytwarzających dokumentacji archiwalnej całość zasobu. Dzieli się na kilka grup kwalifikacyjnych, w zależności od ustawowego terminu przechowywania, po nim może zostać wybrakowana. Okresy przechowywania ustalane są na podstawie okresów przedawnienia dla niektórych czynności prawnych, po upływie czasu, określonego przez kodeks cywilny i/lub karny, mogą być zniszczone. Okres przechowywania poszczególnych dokumentów powinien być szczegółowo określony w wykazach akt jednostek organizacyjnych. Za ich ustalenie, zgodnie z przepisami prawnymi, odpowiada kierownik jednostki. Okres przechowywania oblicza się od 1 stycznia, roku następujące bezpośrednio, po ostatecznym załatwieniu sprawy, z pewnymi wyjątkami.

Dla akt personalnych jest obliczany od daty rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę, aktów normatywnych od daty uchylenia i wejścia w życie nowego aktu prawnego. Dla umów i kontraktów moment wygaśnięcia lub rozwiązania umowy, albo jej ostatecznego rozliczenia. W przypadku akt sądowych datę uprawomocnienia się wyroku lub umorzenia sprawy, dokumentacji technicznej własnych obiektów, maszyn i urządzeń – chwilę utraty lub całkowitego zniszczenia obiektu. Dla polis ubezpieczeniowych, datę wygaśnięcia ubezpieczenia, dla indywidualnej dokumentacji technicznej – ostatni wpis, umów najmu lokali i nieruchomości – datę wygaśnięcia umowy, dowodów księgowych dotyczących inwestycji – datę zakończenia tej inwestycji, dla zezwoleń budowlanych i dokumentacji stanowiącej podstawę jej wydania – datę zburzenia obiektu i dla akt ewidencyjnych osób, którym wydano prawo jazdy, odmówiono jego wydania lub zatrzymano prawo jazdy, okres przechowywania oblicza się od momentu zgonu tej osoby.

Obok dokumentacji niearchiwalnej, określanej symbolem „B”, istnieje także dokumentacja niearchiwalna określana „BE”. Należą do niej akta, których kategorii nie można z góry przewidzieć np. dokumentacja kontroli doraźnych, spraw karno-skarbowych itp. W takim przypadku, w chwili umieszczania akt w archiwum, określane są one symbolem „BE”, z dodatkiem cyfr arabskich oznaczających ilość lat, po upływie których, przeprowadza się szczegółową ekspertyzę w celu ostatecznego zakwalifikowania. Po tym czasie może się okazać, że zawierają cenne informacje lub dotyczą szczególnie ważnych zagadnień.

Archiwum zakładowe II

Do obowiązków personelu w archiwum zakładowym  należą czynności, wynikające z przepisów kancelaryjn0-archiwalnym, a szczególnie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum. Jest to współpraca z komórkami organizacyjnymi w sprawie prawidłowego tworzenia teczek spraw oraz ich przygotowania do przekazania do archiwum zakładowego, przejmowanie akt z poszczególnych komórek, przechowywanie, zabezpieczanie i ewidencjonowanie posiadanych i przyjmowanych akt, porządkowanie akt niewłaściwie przygotowanych, udostępnianie materiałów do celów służbowych i informacyjnych, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której czas przechowywania upłynął, dbałość o dobry stan techniczny dokumentacji, a w razie potrzeby jej konserwacja, przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, utrzymywanie stałych kontaktów z archiwum państwowym odpowiedzialnym za dane archiwum zakładowe oraz przechowywane w nim materiały archiwalne.

Ważne dla prawidłowego funkcjonowania systemu jest usytuowanie archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej zakładu pracy. Najczęściej jest ono podporządkowane wydziałowi administracji.

Za stan materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej zgodnie z obowiązującym prawem, są kierownicy jednostek organizacyjnych, którzy zobowiązani są zapewnić gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczanie materiałów archiwalnych oraz ich właściwe klasyfikowanie i kwalifikowanie oraz przekazywanie. Należy do nich także ochrona przed zniszczeniem lub utratą dokumentacji. Dla realizacji tych zadań kierownicy zatrudniają etatowych archiwistów. W mniejszych jednostkach zadanie to można powierzyć odpowiednio przeszkolonemu pracownikowi.

Pracownik archiwum zakładowego co roku składa sprawozdanie z wykonania planu pracy. Powinno być złożone z części statystycznej i opisowej, część opisowa powinna się koncentrować na współpracy z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi (lub problemach w tej współpracy), ewentualnie zawierać propozycje rozwiązania zaistniałych problemów. W części statystycznej powinna się znaleźć ilość i stan jednostek archiwalnych z podziałem na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną, ilość przejętych jednostek archiwalnych, ilość dokumentacji wybrakowanej, udostępnionych oraz wypożyczonych akt, wykaz komórek organizacyjnych które przekazały akta w danych roku.

Archiwum zakładowe

Terminem tym określa się komórkę organizacyjną w urzędzie, instytucji, przedsiębiorstwie lub organizacji, zajmującą się przejmowaniem dokumentacji i innych źródeł informacji niepotrzebnych już do bieżącego działania oraz czasowe ich przechowywanie, udostępnianie, ewidencjonowanie i brakowanie, przekazywanie materiałów archiwalnych do odpowiedniego archiwum państwowego. Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, archiwa zakładowe powoływane są w jednostkach organizacyjnych, które wytwarzają materiały archiwalne i są objęte nadzorem archiwalnym właściwego terenowo archiwum państwowego. Archiwa zakładowe działają w instytucjach, które po odpowiednim okresie (określonym przepisami) mają obowiązek przekazać materiały archiwalne do AP.

W jednostkach organizacyjnych, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych nie używaną już dokumentację, przechowuje się w składnicy akt. Zasady ich prowadzenia są bardzo podobne do archiwum zakładowego.

Archiwum zakładowe powinno gromadzić wszystkie akta wytworzone w instytucji, niezależnie od ich wartości archiwalnej. W ten sposób odciąża komórki organizacyjne, które zwykle nie mają miejsca do przechowywania dokumentacji, która nie jest już niezbędna do bieżącej pracy, ale zgodnie z przepisami musi być przechowywana, oraz zabezpiecza i przechowuje, a w razie potrzeby porządkuje część akt, która jako materiał archiwalny, będzie przekazana do AP.

Do sprawnego funkcjonowania archiwum zakładowego niezbędne są określone działania kierownictwa jednostki jak wprowadzenie i stosowanie w praktyce uzgodnionego z AP kompletu przepisów kancelaryjno-archiwalnego czyli instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum. Zorganizowanie lokalu oraz jego odpowiednie wyposażenie, zatrudnienie stałego pracownika posiadającego odpowiednie wykształcenie lub przeszkolenie, systematyczne instruowanie personelu biurowego w zakresie tworzenia akt i ich odpowiedniego przygotowania, przed przekazaniem do archiwum zakładowego.

Archiwa takie w jednostkach i instytucjach centralnych obejmujących zasięgiem działania terytorium całego państwa powołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. W innych jednostkach powoływane są przez dyrektorów właściwych archiwów państwowych.

Porządkowanie dokumentacji archiwalnej

Pracą tą zajmuje się najczęściej archiwista, ponieważ to on określa, które akta można zaliczyć do materiałów archiwalnych czyli kategorii A. Poszczególne czynności ściśle określa instrukcja kancelaryjna, obowiązująca w danej jednostce organizacyjnej. W razie wątpliwości można skorzystać z bezpłatnej pomocy odpowiedniego archiwum państwowego.

Podczas układania pism w obrębie teczek, sprawy najstarsze powinny się znaleźć pod okładką tytułową, najmłodsze na dole teczki. W obrębie poszczególnych spraw tworzące je pisma i dokumenty powinny być ułożone chronologicznie, w sposób umożliwiający tok ich załatwiania. To znaczy pismo rozpoczynające sprawę znajduje się na samej górze, pod nim pierwsza odpowiedź na to pismo itd. Na samym dole będzie się znajdowało pismo kończące sprawę Pisma układamy według dat kalendarzowych.

W ten sposób układamy wszystkie sprawy występujące w teczce i nadajemy im porządek odpowiedni do ich kolejności w spisie spraw. W czasie porządkowania usuwamy wszystkie części metalowe (z czasem metal koroduje i może poważnie uszkodzić akta, tworząc rdzawe plamy na dużej powierzchni) usuwamy niepotrzebne już brudnopisy i kopie pism pozostawionych, pozostawiając jedynie oryginały. Uporządkowane akta paginujemy, czyli numerujemy, używając w tym celu miękkiego ołówka. Paginacja ma na celu utrwalenie układu nadanego im w trakcie porządkowania wewnętrznego, później umożliwia kontrolę stanu jednostki archiwalnej po jej ewentualnym udostępnieniu (archiwum nie udostępnia akt niespaginowanych) lub wypożyczeniu na zewnątrz. Akt w żadnym wypadku nie należy paginować kredkami, flamastrem, długopisem, piórem, ołówkiem kopiowym itp.

Materiały archiwalne powinny następnie otrzymać nowe okładki, które są zszywane, sklejane lub oprawiane introligatorsko.

Teczkę należy opisać w sposób adekwatny do jej zawartości, tytuł musi w pełni oddawać treść akt. W jednej teczce powinna się znajdować dokumentacja zaliczana do tej samej kategorii, nie wolno mieszać ze sobą materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.

W zależności od rozwiązań przyjętych w danej jednostce organizacyjnej, liczbę stron występujących w jednostce archiwalnej podaje się na arkuszu papieru włączonym do teczki i drugim, luźnym, lub na wewnętrznej części tylnej okładki. Do liczby stron należy dodać miejscowość, datę i podpis osoby porządkującej i paginującej akta.

Udostępnianie dokumentacji przez archiwum

Do stałych i podstawowych zadań każdego archiwum należy udostępnianie i wypożyczanie akt. Przechowywane w archiwum materiały, powinny być wykorzystywane przez potencjalnych użytkowników na miejscu, w archiwum. Jedynie w uzasadnionych przypadkach można je wypożyczać na zewnątrz.

W przypadku materiałów archiwalnych wypożycza się i udostępnia jedynie te odpowiednio uporządkowane wewnętrznie i spaginowane.

Akta udostępniane w archiwum wykorzystywane są najczęściej do celów pracowników oraz naukowo-badawczych. Dla potrzeb urzędów, akta udostępniane są na podstawie karty udostępniania akt, wypełnianej przez zamawiającego materiały oraz podpisanej przez kierownika komórki organizacyjnej, z której materiały pochodzą. Podpis kierownika jest równoznaczny ze zgodą na udostępnienie akt, kartę wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej. W tym przypadku akta mogą zostać wyniesione z archiwum i wykorzystywane w pomieszczeniach zainteresowanej komórki organizacyjnej.

Udostępnianie dla celów naukowo-badawczych odbywa się po uzyskaniu zgody przez pragnącego skorzystać z materiałów, od kierownika danego urzędu lub instytucji, w której znajduje się archiwum. Ubiegający się powinien posiadać zaświadczenie z uczelni lub instytucji, która go zatrudnia. Udostępniać można tylko akta, które nie posiadają klauzuli poufności, a informacje w nich zawarte nie będą wykorzystywane ze szkodą dla interesów zakładu pracy (dotyczy to na przykład informacji ekonomicznych, planów rozwoju, polityki marketingowej).

Akt nie wolno udostępniać w pomieszczeniach magazynowych, gdzie przechowywane są inne materiały archiwalne. Wydanie akt na zewnątrz powinno się odbywać tylko w wyjątkowej sytuacji, za każdym razem za zgodą kierownika, na podstawie pisemnego wniosku instytucji zainteresowanej. Można do nich zaliczyć sądy, prokuratury, policję, zakłady ubezpieczeń społecznych itp.

W razie uszkodzenia lub zaginięcia akt wypożyczonych akt archiwista sporządza protokół uszkodzenia lub zaginięcia akt w dwóch egzemplarzach. Protokół podpisują wypożyczający akta oraz jego bezpośredni przełożony. W przypadku akt wyjątkowo cennych, powinien być o tym poinformowany kierownik jednostki organizacyjnej. Jeden egzemplarz protokołu należy dołączyć do akt, drugi jest przechowywany w specjalnie do tego celu założonej teczce, która stanowi pomocniczy środek ewidencji.

Elektroniczna archiwizacja

Elektroniczna archiwizacja dokumentów niestety nie może zastąpić tej tradycyjnej, ciągle jeszcze wymagane jest trzymanie papierowych wersji dokumentów. Chociaż miałaby ona swój sens, wynikający przede wszystkim z oszczędności miejsca i ogromnej ilości papieru. Niemniej już teraz posiadanie elektronicznego archiwum może bardzo ułatwić pracę. Poza tym takie archiwum to też rodzaj katalogu, dzięki któremu łatwiej poruszać się pośród tradycyjnych dokumentów. System elektronicznej archiwizacji dokumentów można opracować samodzielnie. Bo cóż to jest tak naprawdę? Ni mniej, ni więcej, jak tylko uporządkowanie chronologicznie dokumentów w poszczególnych folderach tematycznych. Chodzi więc o to, co większość ludzi robi na swoich komputera codziennie. Jeśli jednak faktycznie mamy dużo dokumentów, to możemy się też zdecydować na pewne ułatwienie sprawy i skorzystanie z programów do elektronicznej archiwizacji. Są one bardzo proste i używa się ich intuicyjnie, poza tym miło się na nich pracuje, bo mają przyjazny interfejs.

Usługi archiwizacyjne

Jeśli nie mamy ochoty zajmować się archiwizacją dokumentów lub doprowadziliśmy do sytuacji, w której nijak nie jesteśmy w stanie się spod papierów wygrzebać, najwyższy czas coś z tym zrobić. Z pomocą w takich sytuacjach przychodzą firmy, które bardzo chętnie zdejmą z nas ciężar archiwizacji dokumentów. Co więcej w takim stopniu w jakim sobie tylko zażyczymy. Możemy zechcieć tylko uporządkowanie naszych dokumentów, ale możemy równie dobrze zlecić stworzenie archiwum od podstaw. Wiele firm, poza pracą, jaką może wykonać w zakresie segregowania czy digitalizowania dokumentów, proponuje też przejęcie opieki nad firmowym archiwum. To znaczy, oczywiście za opłatą, firma archiwizacyjna może trzymać nasze archiwum w swojej siedzibie i na bieżąco je aktualizować. Jest to dobre rozwiązanie, ale tylko wówczas, gdy posiadamy jednocześnie archiwum elektroniczne. W przeciwnym razie lepiej nie ryzykować, bo najprawdopodobniej od czasu do czasu będziemy potrzebowali swoich starych dokumentów na miejscu.