Archiwizacja dokumentów

Podczas archiwizacji dokumentów jednym z najważniejszych aspektów, jaki należy wziąć pod uwagę jest ich kwalifikacja. Jest to istotne głównie dlatego, że musimy tutaj uniknąć pewnej dowolności, a przez to podzielić akta i dokumenty pod względem ich przydatności dla różnych celów. Cele te mogą być różnorodne, zarówno urzędowe, jak i naukowe. To sprawia, że podczas przyjmowania dokumentów musimy przyjąć pewne kryteria oceny. Jeżeli określamy to kryterium musimy wziąć pod uwagę kilka cech. Jedną z nich jest pochodzenie dokumentów, które głównie zależy od wytwórcy dokumentu. Ważne staje się tutaj jego miejsce w zarządzaniu, charakter prac oraz zakres działalności, którą wykonuje. Drugim elementem, który także jest bardzo ważny jest treść i stopień koncentracji informacji. Ten element dotyczy przede wszystkim głównego zagadnienia dokumentacji.  W tym celu określa się czy ma on charakter jednostkowy, czy też wszystkie informacje podane są w charakterze zbiorczym. Dodatkowo zaletą jest tutaj fakt, jeśli pracownik archiwum określi znaczenie potencjalnych dokumentów dziejów politycznych, a także społecznych, oraz gospodarczych. Kolejnym elementem, jaki należy wziąć pod uwagę są jego cechy zewnętrzne. Warto więc sprawdzić czy dokument jest to uwierzytelniona kopia, czy też oryginał. Należy także ustalić jak w przyszłości będzie można go wykorzystać. Następnym elementem jest sposób wykonania dokumentu. Jeśli jest to wartościowy dokument na pewno będzie on sporządzony przy zastosowaniu unikalnych technik i możliwości. Ważny jest także stan zachowania dokumentu, dlatego sprawdzić należy czy jest on w pełni kompletny, czy też stanowi jedynie część danego dokumentu. Dzięki temu możemy określić jego stan techniczny oraz dalsze użytkowanie. Cała selekcja dokumentów ma charakter dwustopniowy. Sprawia to, że wpierw wybiera się aktotwórców, a następnie wybiera akta oraz dokonuje ich podziału biorąc pod uwagę wartości historyczne oraz fakt czy dokumenty są przeznaczone do wieczystego przechowywania.

Każde archiwum, w którym przechowuje się dokumenty ma wiele ważnych obowiązków. Z tego też względu można powiedzieć, że niezależnie od tego, jaki charakter ma dane archiwum ma ono za zadanie przyjmować dokumenty, jakie pochodzą z poszczególnych komórek i jednostek organizacyjnych. Takie przyjmowanie dokumentów najczęściej następuje początkiem każdego roku kalendarzowego. To sprawia, że najczęściej w obrębie miesięcy, jakimi są styczeń oraz luty akta muszą być już w pełni przygotowane do przekazania. Z kolei w miesiącach w marcu i kwietniu dokumenty te są przyjmowane przez archiwistę. Każde profesjonalnie działające archiwum musi gromadzić akta ze wszystkich komórek.  Najczęściej w archiwum przechowywane są dokumenty, które dotyczą spraw zakończonych. Jednym z najlepszych a zarazem najczęściej stosowanych sposobów, wedle których przekazuje się dokumenty do archiwum jest zastosowanie porównania spisów zdawczo-odbiorczych akt z wykazem akt, jakie przychodzą z poszczególnych komórek organizacyjnych. Wszystkie dokumenty, które zostały przekazane do archiwum muszą być przechowywane we właściwych komórkach. Czas przechowywania tych dokumentów wynosi zazwyczaj dwa lata, jednakże, jeśli mamy do czynienia z istotnymi czynnikami może on zostać skrócony bądź też wydłużony. Oczywiście każda przechowywana dokumentacja musi być w pełni uporządkowana, opatrzona właściwym podpisem, po to, aby w razie potrzeby łatwo można było ją odnaleźć. Jeżeli mamy do czynienia z dokumentacją niearchiwalną wówczas jej przechowywanie ogranicza się do sprawdzenia prawidłowości wszelkich spraw, jakie umieszczone są w poszczególnych teczkach. Jeżeli archiwum przyjmuje dokumenty i akta, robi to najczęściej za pomocą spisu zdawczo-odbiorczego.  Taki spis jest sporządzany na odpowiednich drukach, które można wydrukować na przykład z Internetu. Wypełnianiem takich spisów zajmuje się komórka organizacyjna, która w następnej kolejności zdaje akta.

Elektroniczna archiwizacja

Elektroniczna archiwizacja dokumentów niestety nie może zastąpić tej tradycyjnej, ciągle jeszcze wymagane jest trzymanie papierowych wersji dokumentów. Chociaż miałaby ona swój sens, wynikający przede wszystkim z oszczędności miejsca i ogromnej ilości papieru. Niemniej już teraz posiadanie elektronicznego archiwum może bardzo ułatwić pracę. Poza tym takie archiwum to też rodzaj katalogu, dzięki któremu łatwiej poruszać się pośród tradycyjnych dokumentów. System elektronicznej archiwizacji dokumentów można opracować samodzielnie. Bo cóż to jest tak naprawdę? Ni mniej, ni więcej, jak tylko uporządkowanie chronologicznie dokumentów w poszczególnych folderach tematycznych. Chodzi więc o to, co większość ludzi robi na swoich komputera codziennie. Jeśli jednak faktycznie mamy dużo dokumentów, to możemy się też zdecydować na pewne ułatwienie sprawy i skorzystanie z programów do elektronicznej archiwizacji. Są one bardzo proste i używa się ich intuicyjnie, poza tym miło się na nich pracuje, bo mają przyjazny interfejs.

Usługi archiwizacyjne

Jeśli nie mamy ochoty zajmować się archiwizacją dokumentów lub doprowadziliśmy do sytuacji, w której nijak nie jesteśmy w stanie się spod papierów wygrzebać, najwyższy czas coś z tym zrobić. Z pomocą w takich sytuacjach przychodzą firmy, które bardzo chętnie zdejmą z nas ciężar archiwizacji dokumentów. Co więcej w takim stopniu w jakim sobie tylko zażyczymy. Możemy zechcieć tylko uporządkowanie naszych dokumentów, ale możemy równie dobrze zlecić stworzenie archiwum od podstaw. Wiele firm, poza pracą, jaką może wykonać w zakresie segregowania czy digitalizowania dokumentów, proponuje też przejęcie opieki nad firmowym archiwum. To znaczy, oczywiście za opłatą, firma archiwizacyjna może trzymać nasze archiwum w swojej siedzibie i na bieżąco je aktualizować. Jest to dobre rozwiązanie, ale tylko wówczas, gdy posiadamy jednocześnie archiwum elektroniczne. W przeciwnym razie lepiej nie ryzykować, bo najprawdopodobniej od czasu do czasu będziemy potrzebowali swoich starych dokumentów na miejscu.