Archiwizacja dokumentów

Archiwiści

Większość dużych firm zatrudnia u siebie archiwistów. Są to osoby, które zawodowo zajmują się archiwizowaniem dokumentów. Zależnie od wielkości i profilu działalności firmy archiwiści mogą być zatrudnieni na pełny etat lub na jego część, czasami też na umowę zlecenie. Dobrze mieć w przedsiębiorstwie osobę, która zajmuje się tylko tym. Dzięki temu łatwiej zapanować nad dokumentacją. Również znacznie prostsze jest wtedy korzystanie z archiwum i dodawanie do niego nowych dokumentów. Nawet jeśli archiwista nie jest obecny w firmie codziennie, zdecydowanie ułatwia pracę pozostałych pracowników. Dobrze jednak by była to cały czas ta sama osoba, nawet jeśli zatrudnia się ją na umowę o zlecenie, wówczas mamy gwarancję, że w firmowym archiwum nie zapanuje bałagan. Jeżeli archiwisty w firmie nie ma, dobrze rozważyć jego zatrudnienie, bo może to bardzo usprawnić pracę i odciążyć osoby, które mogą się zająć faktyczną działalnością firmy, a nie tylko dokumentami. Zwykle koszt zatrudnienia takiego pracownika nie wiele zwiększa ogólne wydatki firmy.

Archiwa

Tylko nowo powstałe firmy nie muszą się przejmować kwestią archiwum. Taka sielanka ma miejsce i tak tylko na początku działalności. Raczej prędzej niż później nadejdzie moment, w którym trzeba będzie się zmierzyć z archiwizowaniem dokumentów. Najlepiej więc pomyśleć o tym od razu. Wielkość i rodzaj planowanego archiwum uzależniony jest od rozmiarów i profilu działalności firmy. Po prostu niektóre działania generują większe ilości dokumentów, a inne mniejsze. Niemniej miejsce na archiwizowane dokumenty trzeba przewidzieć. W przypadków małych firm wystarczą zwykłe szafy na dokumenty. Te, w których będzie się trzymać papiery zarchiwizowane powinny być w jak najmniej uczęszczanym miejscu firmy. W przypadku większych firm trzeba będzie pomyśleć raczej o całym pomieszczeniu, w którym trzymane będą dokumenty. Najważniejsze, by było ono suche i bezpieczne oraz wyposażone przynajmniej w regały ułatwiające archiwizowanie. Powinna też mieć do niego ograniczona liczba osób, by uniknąć niepotrzebnego bałaganu.

Digitalizacja dokumentów

Najstarsze archiwa, te o znaczeniu historycznym zwykle nie są ogólnodostępne. Głównym powodem takiego stanu rzeczy, jest to, że łatwo mogą one ulec zniszczeniu. Ratunkiem dla nich jest digitalizacji. Czyli rzeczowo sprawę ujmując chodzi po prostu o nadanie im formy dokumentów cyfrowych, z których będzie można korzystać przy pomocy komputera. Najczęściej tego rodzaju dokumenty nie są dokumentami firmowym. Częściej to zbiory biblioteczne lub muzealne. Ich stan niestety uniemożliwia kontakt z nimi zainteresowanym, najczęściej naukowcom. Digitalizacja, jest więc szansą nie tylko na ich ocalenie, ale również na udostępnieni ich szerszej grupie odbiorców. Obecnie takie prace prowadzą większe biblioteki, w tym Biblioteka Jagiellońska. Poza tym także muzea digitalizują swoje zbiory historyczne, następnie je katalogują i udostępniają swoje archiwa on-line. Dzięki tej nowoczesnej metodzie archiwizacji można się zapoznać ze zbiorami, na których obejrzenie w rzeczywistości prawdopodobnie nie miałoby się szansy.

Katalogi on-line

Katalogi on-line są dużym wsparciem dla funkcjonowania tradycyjnych archiwów. Zdecydowanie ułatwiają i przyśpieszają wyszukiwanie dokumentów, a także ich lokalizację. Działają mniej więcej w taki sam sposób, jak internetowe katalogi biblioteczne. To znaczy w wersji on-line mamy zebrane i uporządkowane wszystkie dokumenty, które mamy w swoim archiwum. Pozycje w wirtualnym katalogu są odpowiednio oznaczone i zawierają informacje o położeniu danego dokumentu czy zbioru dokumentów w określonym miejscu archiwum. Dzięki takiemu opisowi łatwo znaleźć dokument w prawdziwym archiwum. Często funkcję katalogów spełniają też elektroniczne archiwa. Różnią się jednak tym od katalogów, że mamy tam także dokument w wersji elektronicznej. Poza tym tego rodzaju archiwa zwykle są firmowe, więc nie udostępnia się ich on-line, za wyjątkiem przypadków, gdy są one dostępne w sieci wewnętrznej. Wówczas może z nich skorzystać każdy zainteresowany pracownik, jednak nie mają do nich żadnego dostępu osoby postronne.

Szkolenia

Obchodzenie się z dokumentami, to ważna i delikatna kwestia. W szczególności dotyczy to firm. Bowiem firmowe dokumenty są najczęściej kopalniami danych osobowych, a także rozmaitych ważnych informacji o kontrahentach. Ważne by tego typu rzeczy, były w firmie odpowiednio zabezpieczone. Najczęściej intuicyjnie wiadomo, jak z dokumentami trzeba się obchodzić, ale intuicja to nie twarda wiedza. Dlatego dobrze, co jakiś czas zorganizować dla pracowników firmy szkolenie z zarządzania dokumentami, ich ochrony i archiwizacji. Być może nie brzmi to zbyt porywająco i pracownik wolałby raczej pójść na kurs językowy, ale może mieć ogromne znacznie dla bezpieczeństwa firmy. Szkolenia z tego zakresu zwykle organizują firmy, które zajmują się profesjonalnie archiwizacją i zdobyły ku temu odpowiednie uprawnienia. Zazwyczaj takie szkolenie nie trwa zbyt długo, a bogate jest w informacje na temat przechowywania dokumentów, a także ochrony informacji, które mogą się okazać bardzo ważne. Dobrze więc od czasu do czasu w taką formę dokształcania pracowników zainwestować.

Niszczenie dokumentów

Może się to wydać nieco dziwne, ale istotnym elementem archiwizacji dokumentów, jest także ich niszczenie. Firmy nie mają obowiązku trzymać dokumentów w nieskończoność. Dlatego od czasu do czasu trzeba się pozbyć najstarszej dokumentacji, której według prawa nie trzeba już przechowywać. Poza tym w trakcie samej archiwizacji, czyli przenoszenia bieżących dokumentów do archiwum, również trzeba zrobić selekcję. Powinna się ona skończyć zarchiwizowaniem koniecznych dokumentów i przeznaczeniem do zniszczenia, a następnie zniszczeniem tych, których nie ma sensu przechować. Mowa jest o niszczeniu, gdyż dokumentów nie można po prostu wyrzucić. Zawierają one bowiem istotne dane, które mogą zostać wykorzystane, gdy dostaną się w niepowołane ręce. Najlepiej więc takie dokumenty spalić lub zniszczyć przy pomocy biurowej niszczarki. Można też zlecić pozbycie się dokumentów firmie, która profesjonalnie zajmuje się ich niszczeniem. Jest to szczególnie korzystne rozwiązanie, gdy dokumentów jest bardzo dużo.

IPN

Instytut Pamięci Narodowej właściwie jest jednym wielkim archiwum. Zgromadzone w nim dokumenty zajmują całe szeregi półek, które z kolei tworzą wielkie labirynty. Czy ktoś dzisiaj ośmieli się powiedzieć, że dokumenty, które są przechowywane w archiwach IPN-u są nieprzydatne? Raczej jest to mało prawdopodobne, choć pewnie znajdą się tacy, którym są one nie na rękę. Ze względu na czas, w którym powstawały trzeba je traktować z należytą uwagą i ostrożnością, a także posługiwać się nimi bardzo rozsądnie. Niewątpliwie stanowią one część naszej historii, trudnej, ale i ogromnie interesującej. Dobrze, że nikt nie wpadł na to, by te dokumenty zniszczyć. Dzięki temu, że zostały zachowane, mogą być cennym obiektem badań historyków, a w dalszej perspektywie ważnym źródłem wiedzy z zakresu historii najnowszej. Dokumentów w archiwach IPN-u jest bez liku i właściwie to bardzo dobrze, że aż tyle się ich zachowało. Im ich więcej, tym pełniejsza wiedza o czasach i ludziach, których bezpośrednio dotyczą.

Historia w dokumentach

Archiwizacja dokumentów nie jest wcale nowym pomysłem. Różne dokumenty gromadzono praktycznie od zawsze. Powody były różne, najczęściej jednak ekonomiczne, dokumentowano podatki, zatrudnienie, długi. Dzięki dokumentom znajdywanym w takich archiwach można było poznawać coraz lepiej historię. Im ich się więcej znajduje tym pełniejszy jest jej obraz. Archiwa mogą się kojarzyć z czymś, co stało się użyteczne w ubiegłym wieku, ale i wcześniejsze epoki nie były ich pozbawione. Duże archiwa i bardzo stare posiada Kościół katolicki. Nie wszystkie są ogólno dostępne i to zarówno dla bezpieczeństwa dokumentów – bo te czasami liczą sobie kilka wieku – jak i dla bezpieczeństwa samej instytucji. Chociaż na pierwszy rzut oka archiwum może się wydawać jedynie przechowalnią oficjalnych dokumentów, skrywa wiele informacji o ludziach, o życiu i społecznościach czasów, których dotyczą. Warto więc się w nie wgłębić i wyjść poza ramy szablonowego myślenia. Wówczas być może dostrzeżemy kawałek interesującej historii, którą warto będzie komuś opowiedzieć.