Archiwizacja dokumentów

Podstawowe terminy prawa archiwalnego

Najważniejsza wytyczną prawa archiwalnego jest podział na materiały archiwalne, oznaczone symbolem kwalifikacyjnym „A”, oraz niearchiwalne, oznaczone jako „B”.
Materiały archiwalne posiadają następujące cechy: mają wartość historyczną albo są ważne dla gospodarki narodowej, przechowuje się je wieczyście czyli początkowo przez 25 lat, a w przypadku akt sądowych i notarialnych przez 50 lat (akta stanu cywilnego przez 100 lat) a po upływie tego czasu są przekazywane do odpowiedniego Archiwum Państwowego. Nie mogą być brakowane, niszczone, uszkadzane. Powstają jedynie w najważniejszych jednostkach organizacyjnych czyli organach władzy i urzędach, przedsiębiorstwach, partiach politycznych, kościołach i związkach wyznaniowych, związkach zawodowych i innych instytucjach a także u osób fizycznych, mających znaczenie dla życia społeczeństwa (uczonych, artystów, pisarzy, polityków, dziennikarzy itp.). Służba archiwalna ustala, które jednostki lub osoby wytwarzają materiały archiwalne, stanowią ok. 10-20% całej wytwarzanej w danym miejscu dokumentacji, obejmują tylko część najważniejszą, mającą podstawowe znaczenie dla ich wytwórców.
Ich przechowywanie, porządkowanie i ogólne bezpieczeństwo podlega okresowej kontroli archiwów państwowych (ustawowy nadzór). W archiwach zakładowych ta część powinna zostać wydzielona w ewidencji i fizycznie, podlegają specjalnej ochronie prawnej. Materiały archiwalne tworzą narodowy zasób archiwalny. Nie ma znaczenia przez kogo został wytworzony, ani czy znajduje się jeszcze u wytwórcy czy już we właściwym Archiwum Państwowym. Pod pojęciem tym rozumiemy całość materiałów archiwalnych na terenie państwa, przechowywany w różnych miejscach, jest to regulacja prawna, mająca na celu skuteczną ochronę, oddając ją pod nadzór Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
Dokumentacja niearchiwalna ma jedynie czasową, praktyczna wartość dla swojego wytwórcy i podlega brakowaniu po upływie obowiązującego prawnie okresu przechowywania. Posiada dwie cechy wspólne z materiałami archiwalnymi: w miejscu przechowywania powinien być wydzielony ewidencjonalnie i fizycznie, jego niszczenie, utrata, uszkodzenie w okresie obowiązkowego przechowywania jest zagrożona sankcja karną, tak jak w przypadku materiałów archiwalnych.

Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych

Do najważniejszych obowiązków archiwum, archiwum zakładowego czy składnicy akt należy przyjmowanie akt z poszczególnych komórek, które składają się na daną jednostkę organizacyjną. Najczęściej ma miejsce na początku każdego roku kalendarzowego, dlatego w styczniu i lutym akta muszą być przygotowane do przekazania, a w marcu i kwietniu przyjmowane przez archiwistę.

Zasady obowiązujące podczas przekazywania akt znajdują się w instrukcji kancelaryjnej danej jednostki organizacyjnej, wprowadzonej zarządzeniem kierownika.

Archiwum zakładowe powinno gromadzić akta ze wszystkich komórek, jego magazyny najlepiej nadają się do przechowywania akt spraw zakończonych. Najlepszą metodą sprawdzania czy jednostki przekazały dokumentację jest porównanie spisów zdawczo-odbiorczych akt z obowiązującym w zakładzie jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz spisów teczek akt dla poszczególnych komórek organizacyjnych, sporządzonych na podstawie wykazu.

Akta spraw mogą a nawet powinny być przechowywane we właściwych komórkach organizacyjnych przez rok lub dwa lata od chwili ich ostatecznego zakończenie, ponieważ w tym okresie mogą być jeszcze wykorzystane. Okres ten reguluje najczęściej instrukcja kancelaryjna, kierownik jednostki może go skrócić lub wydłużyć, zależnie od potrzeb.

Dokumentacja powinna być przekazywana w stanie uporządkowanym. Porządkowanie wewnętrzne teczki/jednostki dotyczy głównie materiałów archiwalnych, czyli kategorii „A”. Rozumiemy przez nie ułożenie pism w obrębie teczki zgodnie z instrukcją kancelaryjną i według spisu spraw.

Przygotowanie dokumentacji niearchiwalnej ogranicza się do sprawdzenia kompletności wszystkich spraw w każdej z teczek, wymiana starych lub zniszczonych opakowań (teczek, obwolut) właściwy opis oraz zewidencjonowanie na spisach zdawczo-odbiorczych.

Przejmowanie akt przez archiwum odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego sporządzanego na odpowiednich drukach (można je znaleźć w Internecie). Wypełnia je komórka organizacyjna zdająca akta. Sporządzane są osobno dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, dla kategorii A w czterech egzemplarzach, dla kategorii B w trzech egzemplarzach. Dwie ostatnie rubryki spisu wypełnia archiwista (rubryki 7 i 8).