Archiwizacja dokumentów

Podstawowe terminy prawa archiwalnego

Najważniejsza wytyczną prawa archiwalnego jest podział na materiały archiwalne, oznaczone symbolem kwalifikacyjnym „A”, oraz niearchiwalne, oznaczone jako „B”.
Materiały archiwalne posiadają następujące cechy: mają wartość historyczną albo są ważne dla gospodarki narodowej, przechowuje się je wieczyście czyli początkowo przez 25 lat, a w przypadku akt sądowych i notarialnych przez 50 lat (akta stanu cywilnego przez 100 lat) a po upływie tego czasu są przekazywane do odpowiedniego Archiwum Państwowego. Nie mogą być brakowane, niszczone, uszkadzane. Powstają jedynie w najważniejszych jednostkach organizacyjnych czyli organach władzy i urzędach, przedsiębiorstwach, partiach politycznych, kościołach i związkach wyznaniowych, związkach zawodowych i innych instytucjach a także u osób fizycznych, mających znaczenie dla życia społeczeństwa (uczonych, artystów, pisarzy, polityków, dziennikarzy itp.). Służba archiwalna ustala, które jednostki lub osoby wytwarzają materiały archiwalne, stanowią ok. 10-20% całej wytwarzanej w danym miejscu dokumentacji, obejmują tylko część najważniejszą, mającą podstawowe znaczenie dla ich wytwórców.
Ich przechowywanie, porządkowanie i ogólne bezpieczeństwo podlega okresowej kontroli archiwów państwowych (ustawowy nadzór). W archiwach zakładowych ta część powinna zostać wydzielona w ewidencji i fizycznie, podlegają specjalnej ochronie prawnej. Materiały archiwalne tworzą narodowy zasób archiwalny. Nie ma znaczenia przez kogo został wytworzony, ani czy znajduje się jeszcze u wytwórcy czy już we właściwym Archiwum Państwowym. Pod pojęciem tym rozumiemy całość materiałów archiwalnych na terenie państwa, przechowywany w różnych miejscach, jest to regulacja prawna, mająca na celu skuteczną ochronę, oddając ją pod nadzór Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
Dokumentacja niearchiwalna ma jedynie czasową, praktyczna wartość dla swojego wytwórcy i podlega brakowaniu po upływie obowiązującego prawnie okresu przechowywania. Posiada dwie cechy wspólne z materiałami archiwalnymi: w miejscu przechowywania powinien być wydzielony ewidencjonalnie i fizycznie, jego niszczenie, utrata, uszkodzenie w okresie obowiązkowego przechowywania jest zagrożona sankcja karną, tak jak w przypadku materiałów archiwalnych.

Ewidencjonowanie akt

Przechowywane materiały archiwalne oraz dokumentacja niearchiwalna muszą być objęte ewidencją, prowadzoną na bieżąco i uzupełnianą. Ewidencja spełnia podwójną rolę, pozwala na określenie ilości, stanu i kategorii przechowywanych akt oraz umożliwia ich odszukanie, udostępnienie, wypożyczenie lub brakowanie.

Na ewidencję składają się spisy zdawczo-odbiorcze akt, wykazy spisów zdawczo-odbiorczych, spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, kartoteka udostępniania akt, protokoły o braku lub zniszczeniu akt, spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, inwentarz kartkowy dla materiałów archiwalnych.

Wszystkie wymienione dokumenty służące do ewidencji należy traktować jako materiały archiwalne i przechowywać w archiwum. Nie trzeba ich przekazywać po upływie określonego czasu do odpowiedniego archiwum państwowego, powinny znajdować się w macierzystym archiwum przez cały czas jego istnienia, świadcząc o zasobie i historii tej komórki organizacyjnej. W przypadku likwidacji zakładu pracy, akta z archiwum wraz z ewidencją powinny zostać przekazane prawnemu następcy lub likwidatorowi, który ma obowiązek je zabezpieczyć i przechowywać. Nie dotyczy to archiwów zakładowych znajdujących się pod nadzorem archiwum państwowego, które przejmuje akta w razie likwidacji.

Archiwum zakładowe powinno także prowadzić teczki z protokołami kontroli wewnętrznych i zewnętrznych oraz informacjami dotyczącymi realizacji wniosków pokontrolnych. W osobnej teczce przechowuje się korespondencję archiwum zakładowego.

Spisy zdawczo-odbiorcze akt, osobne dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, powinny być przechowywane w oddzielnej teczce. Stanowią równocześnie inwentarz akt przechowywanych w archiwum zakładowym od początku jego istnienia. Należy przestrzegać zasady prowadzenia numeracji spisów według ich wpływu do archiwum zakładowego, nie można nadawać spisom numerów w obrębie każdego roku kalendarzowego. W archiwum powinien się także znajdować drugi egzemplarz spisów ułożony według poszczególnych komórek organizacyjnych przekazujących akta, ułożone według kolejności ich wpływu.

Archiwum zakładowe II

Do obowiązków personelu w archiwum zakładowym  należą czynności, wynikające z przepisów kancelaryjn0-archiwalnym, a szczególnie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum. Jest to współpraca z komórkami organizacyjnymi w sprawie prawidłowego tworzenia teczek spraw oraz ich przygotowania do przekazania do archiwum zakładowego, przejmowanie akt z poszczególnych komórek, przechowywanie, zabezpieczanie i ewidencjonowanie posiadanych i przyjmowanych akt, porządkowanie akt niewłaściwie przygotowanych, udostępnianie materiałów do celów służbowych i informacyjnych, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której czas przechowywania upłynął, dbałość o dobry stan techniczny dokumentacji, a w razie potrzeby jej konserwacja, przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, utrzymywanie stałych kontaktów z archiwum państwowym odpowiedzialnym za dane archiwum zakładowe oraz przechowywane w nim materiały archiwalne.

Ważne dla prawidłowego funkcjonowania systemu jest usytuowanie archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej zakładu pracy. Najczęściej jest ono podporządkowane wydziałowi administracji.

Za stan materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej zgodnie z obowiązującym prawem, są kierownicy jednostek organizacyjnych, którzy zobowiązani są zapewnić gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczanie materiałów archiwalnych oraz ich właściwe klasyfikowanie i kwalifikowanie oraz przekazywanie. Należy do nich także ochrona przed zniszczeniem lub utratą dokumentacji. Dla realizacji tych zadań kierownicy zatrudniają etatowych archiwistów. W mniejszych jednostkach zadanie to można powierzyć odpowiednio przeszkolonemu pracownikowi.

Pracownik archiwum zakładowego co roku składa sprawozdanie z wykonania planu pracy. Powinno być złożone z części statystycznej i opisowej, część opisowa powinna się koncentrować na współpracy z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi (lub problemach w tej współpracy), ewentualnie zawierać propozycje rozwiązania zaistniałych problemów. W części statystycznej powinna się znaleźć ilość i stan jednostek archiwalnych z podziałem na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną, ilość przejętych jednostek archiwalnych, ilość dokumentacji wybrakowanej, udostępnionych oraz wypożyczonych akt, wykaz komórek organizacyjnych które przekazały akta w danych roku.