Archiwizacja dokumentów

Archiwum zakładowe

Terminem tym określa się komórkę organizacyjną w urzędzie, instytucji, przedsiębiorstwie lub organizacji, zajmującą się przejmowaniem dokumentacji i innych źródeł informacji niepotrzebnych już do bieżącego działania oraz czasowe ich przechowywanie, udostępnianie, ewidencjonowanie i brakowanie, przekazywanie materiałów archiwalnych do odpowiedniego archiwum państwowego. Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, archiwa zakładowe powoływane są w jednostkach organizacyjnych, które wytwarzają materiały archiwalne i są objęte nadzorem archiwalnym właściwego terenowo archiwum państwowego. Archiwa zakładowe działają w instytucjach, które po odpowiednim okresie (określonym przepisami) mają obowiązek przekazać materiały archiwalne do AP.

W jednostkach organizacyjnych, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych nie używaną już dokumentację, przechowuje się w składnicy akt. Zasady ich prowadzenia są bardzo podobne do archiwum zakładowego.

Archiwum zakładowe powinno gromadzić wszystkie akta wytworzone w instytucji, niezależnie od ich wartości archiwalnej. W ten sposób odciąża komórki organizacyjne, które zwykle nie mają miejsca do przechowywania dokumentacji, która nie jest już niezbędna do bieżącej pracy, ale zgodnie z przepisami musi być przechowywana, oraz zabezpiecza i przechowuje, a w razie potrzeby porządkuje część akt, która jako materiał archiwalny, będzie przekazana do AP.

Do sprawnego funkcjonowania archiwum zakładowego niezbędne są określone działania kierownictwa jednostki jak wprowadzenie i stosowanie w praktyce uzgodnionego z AP kompletu przepisów kancelaryjno-archiwalnego czyli instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum. Zorganizowanie lokalu oraz jego odpowiednie wyposażenie, zatrudnienie stałego pracownika posiadającego odpowiednie wykształcenie lub przeszkolenie, systematyczne instruowanie personelu biurowego w zakresie tworzenia akt i ich odpowiedniego przygotowania, przed przekazaniem do archiwum zakładowego.

Archiwa takie w jednostkach i instytucjach centralnych obejmujących zasięgiem działania terytorium całego państwa powołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. W innych jednostkach powoływane są przez dyrektorów właściwych archiwów państwowych.

Archiwiści

Większość dużych firm zatrudnia u siebie archiwistów. Są to osoby, które zawodowo zajmują się archiwizowaniem dokumentów. Zależnie od wielkości i profilu działalności firmy archiwiści mogą być zatrudnieni na pełny etat lub na jego część, czasami też na umowę zlecenie. Dobrze mieć w przedsiębiorstwie osobę, która zajmuje się tylko tym. Dzięki temu łatwiej zapanować nad dokumentacją. Również znacznie prostsze jest wtedy korzystanie z archiwum i dodawanie do niego nowych dokumentów. Nawet jeśli archiwista nie jest obecny w firmie codziennie, zdecydowanie ułatwia pracę pozostałych pracowników. Dobrze jednak by była to cały czas ta sama osoba, nawet jeśli zatrudnia się ją na umowę o zlecenie, wówczas mamy gwarancję, że w firmowym archiwum nie zapanuje bałagan. Jeżeli archiwisty w firmie nie ma, dobrze rozważyć jego zatrudnienie, bo może to bardzo usprawnić pracę i odciążyć osoby, które mogą się zająć faktyczną działalnością firmy, a nie tylko dokumentami. Zwykle koszt zatrudnienia takiego pracownika nie wiele zwiększa ogólne wydatki firmy.

Archiwa

Tylko nowo powstałe firmy nie muszą się przejmować kwestią archiwum. Taka sielanka ma miejsce i tak tylko na początku działalności. Raczej prędzej niż później nadejdzie moment, w którym trzeba będzie się zmierzyć z archiwizowaniem dokumentów. Najlepiej więc pomyśleć o tym od razu. Wielkość i rodzaj planowanego archiwum uzależniony jest od rozmiarów i profilu działalności firmy. Po prostu niektóre działania generują większe ilości dokumentów, a inne mniejsze. Niemniej miejsce na archiwizowane dokumenty trzeba przewidzieć. W przypadków małych firm wystarczą zwykłe szafy na dokumenty. Te, w których będzie się trzymać papiery zarchiwizowane powinny być w jak najmniej uczęszczanym miejscu firmy. W przypadku większych firm trzeba będzie pomyśleć raczej o całym pomieszczeniu, w którym trzymane będą dokumenty. Najważniejsze, by było ono suche i bezpieczne oraz wyposażone przynajmniej w regały ułatwiające archiwizowanie. Powinna też mieć do niego ograniczona liczba osób, by uniknąć niepotrzebnego bałaganu.

Elektroniczna archiwizacja

Elektroniczna archiwizacja dokumentów niestety nie może zastąpić tej tradycyjnej, ciągle jeszcze wymagane jest trzymanie papierowych wersji dokumentów. Chociaż miałaby ona swój sens, wynikający przede wszystkim z oszczędności miejsca i ogromnej ilości papieru. Niemniej już teraz posiadanie elektronicznego archiwum może bardzo ułatwić pracę. Poza tym takie archiwum to też rodzaj katalogu, dzięki któremu łatwiej poruszać się pośród tradycyjnych dokumentów. System elektronicznej archiwizacji dokumentów można opracować samodzielnie. Bo cóż to jest tak naprawdę? Ni mniej, ni więcej, jak tylko uporządkowanie chronologicznie dokumentów w poszczególnych folderach tematycznych. Chodzi więc o to, co większość ludzi robi na swoich komputera codziennie. Jeśli jednak faktycznie mamy dużo dokumentów, to możemy się też zdecydować na pewne ułatwienie sprawy i skorzystanie z programów do elektronicznej archiwizacji. Są one bardzo proste i używa się ich intuicyjnie, poza tym miło się na nich pracuje, bo mają przyjazny interfejs.

Usługi archiwizacyjne

Jeśli nie mamy ochoty zajmować się archiwizacją dokumentów lub doprowadziliśmy do sytuacji, w której nijak nie jesteśmy w stanie się spod papierów wygrzebać, najwyższy czas coś z tym zrobić. Z pomocą w takich sytuacjach przychodzą firmy, które bardzo chętnie zdejmą z nas ciężar archiwizacji dokumentów. Co więcej w takim stopniu w jakim sobie tylko zażyczymy. Możemy zechcieć tylko uporządkowanie naszych dokumentów, ale możemy równie dobrze zlecić stworzenie archiwum od podstaw. Wiele firm, poza pracą, jaką może wykonać w zakresie segregowania czy digitalizowania dokumentów, proponuje też przejęcie opieki nad firmowym archiwum. To znaczy, oczywiście za opłatą, firma archiwizacyjna może trzymać nasze archiwum w swojej siedzibie i na bieżąco je aktualizować. Jest to dobre rozwiązanie, ale tylko wówczas, gdy posiadamy jednocześnie archiwum elektroniczne. W przeciwnym razie lepiej nie ryzykować, bo najprawdopodobniej od czasu do czasu będziemy potrzebowali swoich starych dokumentów na miejscu.

Digitalizacja dokumentów

Najstarsze archiwa, te o znaczeniu historycznym zwykle nie są ogólnodostępne. Głównym powodem takiego stanu rzeczy, jest to, że łatwo mogą one ulec zniszczeniu. Ratunkiem dla nich jest digitalizacji. Czyli rzeczowo sprawę ujmując chodzi po prostu o nadanie im formy dokumentów cyfrowych, z których będzie można korzystać przy pomocy komputera. Najczęściej tego rodzaju dokumenty nie są dokumentami firmowym. Częściej to zbiory biblioteczne lub muzealne. Ich stan niestety uniemożliwia kontakt z nimi zainteresowanym, najczęściej naukowcom. Digitalizacja, jest więc szansą nie tylko na ich ocalenie, ale również na udostępnieni ich szerszej grupie odbiorców. Obecnie takie prace prowadzą większe biblioteki, w tym Biblioteka Jagiellońska. Poza tym także muzea digitalizują swoje zbiory historyczne, następnie je katalogują i udostępniają swoje archiwa on-line. Dzięki tej nowoczesnej metodzie archiwizacji można się zapoznać ze zbiorami, na których obejrzenie w rzeczywistości prawdopodobnie nie miałoby się szansy.

Katalogi on-line

Katalogi on-line są dużym wsparciem dla funkcjonowania tradycyjnych archiwów. Zdecydowanie ułatwiają i przyśpieszają wyszukiwanie dokumentów, a także ich lokalizację. Działają mniej więcej w taki sam sposób, jak internetowe katalogi biblioteczne. To znaczy w wersji on-line mamy zebrane i uporządkowane wszystkie dokumenty, które mamy w swoim archiwum. Pozycje w wirtualnym katalogu są odpowiednio oznaczone i zawierają informacje o położeniu danego dokumentu czy zbioru dokumentów w określonym miejscu archiwum. Dzięki takiemu opisowi łatwo znaleźć dokument w prawdziwym archiwum. Często funkcję katalogów spełniają też elektroniczne archiwa. Różnią się jednak tym od katalogów, że mamy tam także dokument w wersji elektronicznej. Poza tym tego rodzaju archiwa zwykle są firmowe, więc nie udostępnia się ich on-line, za wyjątkiem przypadków, gdy są one dostępne w sieci wewnętrznej. Wówczas może z nich skorzystać każdy zainteresowany pracownik, jednak nie mają do nich żadnego dostępu osoby postronne.

Braki w dokumentacji

Dziś możemy czerpać z tego, że dawniej komuś chciało się gromadzić dokumentu. Dzięki temu zyskujemy pełny obraz historycznej rzeczywistości. Zdarzają się jednak w historii i taki opowieści, których zakończenia nigdy nie poznamy. Trudno będzie zrekonstruować całość historycznej układanki ze względu na braki w dokumentacji. Z czego one wynikają? Najczęściej po prostu archiwa uległy zniszczeniu. Czasami w wyniku działań wojennych, a innym razem przez celowe działanie ludzi, którym zależało na tym, by coś ukryć. Niestety tego rodzaju straty są nie do nadrobienia. Najczęściej ludzie, którzy mogliby pomóc uzupełnić brakujące kawałki układanki już nie żyją, więc w historii pozostają pewne luki. Właściwie są też pewne plusy tych luk, mianowicie to jest pewne pole do poszukiwań dla historyków. Dzięki temu mogą oni pracować nad odnalezieniem innych materiałów, które pomogłyby im uzupełnić braki. Ostatecznie mogą też oczekiwać na pojawienie się kolejnych archiwów, skrzętnie ukrytych na przykład w ścianach budynków w okresie drugiej wojny światowej.

Archiwum na CD
Oprócz tradycyjnych papierowych archiwów, można dziś coraz częściej spotkać archiwa w formie cyfrowej. Najczęściej są one gromadzone na płytach CD. Prawdopodobnie nie są one najbezpieczniejszym sposobem przechowywania danych, ale z drugiej strony stanowią bardzo dobrą asekurację na wypadek zniszczenia papierowych wersji. Poza tym mają również tę niekwestionowaną zaletę, że zajmują bardzo mało miejsca, a mogą pomieść dużą liczbę informacji. Takie archiwa mogą być przydatne nie tylko w firmach czy bibliotekach, ale z powodzeniem sprawdzają się też w warunkach domowych. Dzięki archiwizacji dokumentów na CD nie musimy przechowywać wszystkiego na dysku swojego komputera. Jeśli sprawnie sobie zorganizujemy swoje małe archiwum i mądrze opiszemy płyty, właściwie nie będzie najmniejszego problemu z odnalezieniem dokumentacji spraw, którymi zajmowaliśmy się jakiś czas temu. Poza tym zdigitalizowane dokumenty oznaczają też łatwość ich kopiowania, a nawet przesyłania drogą elektroniczną, co może nam bardzo ułatwić na przykład pracę biurową.

IPN

Instytut Pamięci Narodowej właściwie jest jednym wielkim archiwum. Zgromadzone w nim dokumenty zajmują całe szeregi półek, które z kolei tworzą wielkie labirynty. Czy ktoś dzisiaj ośmieli się powiedzieć, że dokumenty, które są przechowywane w archiwach IPN-u są nieprzydatne? Raczej jest to mało prawdopodobne, choć pewnie znajdą się tacy, którym są one nie na rękę. Ze względu na czas, w którym powstawały trzeba je traktować z należytą uwagą i ostrożnością, a także posługiwać się nimi bardzo rozsądnie. Niewątpliwie stanowią one część naszej historii, trudnej, ale i ogromnie interesującej. Dobrze, że nikt nie wpadł na to, by te dokumenty zniszczyć. Dzięki temu, że zostały zachowane, mogą być cennym obiektem badań historyków, a w dalszej perspektywie ważnym źródłem wiedzy z zakresu historii najnowszej. Dokumentów w archiwach IPN-u jest bez liku i właściwie to bardzo dobrze, że aż tyle się ich zachowało. Im ich więcej, tym pełniejsza wiedza o czasach i ludziach, których bezpośrednio dotyczą.

Historia w dokumentach

Archiwizacja dokumentów nie jest wcale nowym pomysłem. Różne dokumenty gromadzono praktycznie od zawsze. Powody były różne, najczęściej jednak ekonomiczne, dokumentowano podatki, zatrudnienie, długi. Dzięki dokumentom znajdywanym w takich archiwach można było poznawać coraz lepiej historię. Im ich się więcej znajduje tym pełniejszy jest jej obraz. Archiwa mogą się kojarzyć z czymś, co stało się użyteczne w ubiegłym wieku, ale i wcześniejsze epoki nie były ich pozbawione. Duże archiwa i bardzo stare posiada Kościół katolicki. Nie wszystkie są ogólno dostępne i to zarówno dla bezpieczeństwa dokumentów – bo te czasami liczą sobie kilka wieku – jak i dla bezpieczeństwa samej instytucji. Chociaż na pierwszy rzut oka archiwum może się wydawać jedynie przechowalnią oficjalnych dokumentów, skrywa wiele informacji o ludziach, o życiu i społecznościach czasów, których dotyczą. Warto więc się w nie wgłębić i wyjść poza ramy szablonowego myślenia. Wówczas być może dostrzeżemy kawałek interesującej historii, którą warto będzie komuś opowiedzieć.