Archiwizacja dokumentów

Terminologia w archiwistyce

Przez zespół archiwalny należy rozumieć całość materiałów archiwalnych powstałych w ramach jednostki archiwalnej w trakcie jej funkcjonowania i przejętych przez archiwum państwowe. W skład zespołów współczesnych mogą wchodzić materiały archiwalne innych twórców, zgromadzone przez jednostkę organizacyjną w trakcie wykonywania określonych zadań. Zespoły archiwalne wytworzone przez osoby fizyczne, nazywamy spuściznami.

W ich skład, obok klasycznej dokumentacji aktowej, mogą wchodzić nieaktowe formy dokumentacji jak techniczna, kartograficzna, mechaniczna, komputerowa itp. Granice chronologiczne wyznaczają daty powołania i likwidacji ich twórców, zasadniczych reorganizacji (także natury ustrojowej) oraz zmiany zakresu kompetencji.

Dlatego w jego skład może wchodzić dokumentacja wytworzona w ciągu kilkudziesięciu lat ale i kliku lat, a nawet kilku miesięcy, zależnie jak długo twórca zespołu prowadził swoją działalność.

Ze względu na strukturę wewnętrzną i pochodzenie dokumentacji, zespoły dzielimy na proste i złożone. Proste powstają w wyniku działalności twórcy, nie ulegając zasadniczym zmianom i zbyt licznym przekształceniom powodującym dziedziczenia dokumentów. Zespół złożony zawiera dokumentację przejętą w drodze dziedziczenia, połączoną z dokumentacją sukcesora w ten sposób, że jej wydzielenie w osobny zespół jest niemożliwe, równocześnie posiada kilku samodzielnych twórców.

Z pojęciem zespołu łączy się także sukcesja bierna, zwana także martwą oraz czynna, zwana żywą. Sukcesja bierna ma miejsce, kiedy sukcesor przejmuje zespół i nie kontynuuje go, czynna zachodzi kiedy zespół jej kontynuowany przez spadkobiercę.

Wyróżniamy także zespoły otwarte i zamknięte, otwartym nazywamy zespół, który jest na bieżąco uzupełniany dopływem akt z komórek (jednostka nadal działa). Zespołem archiwalnym zamkniętym nazywamy zespół, którego twórca definitywnie zakończył działanie, przestał istnieć i skończył się dopływ dokumentacji.

Zasada niepodzielności zespołu, zwana także zasadą proweniencji, mówi że materiały archiwalne wytwarzane przez daną jednostkę organizacyjną w czasie jej działalności w określonym czasie i na określonym terenie tworzą hermetyczna całość, której nie należy dzielić ani naruszać w jakikolwiek sposób.

Rodzaje dokumentacji II

Z punktu widzenia zasad klasyfikacji rzeczowej dokumentację dzielimy na typową i specyficzną. Akta typowe powstają w każdej jednostce organizacyjnej, bez względu na jej wielkość, charakter działalności i zakres kompetencji. Wynika to z faktu, że każdy urząd i zakład pracy realizuje zadania powtarzalne. Zaliczamy do nich akta związane z zarządzaniem, organizacją, sprawami osobowymi, planowaniem, sprawozdaniami, finansami, gospodarką materiałową, zaopatrzeniem itp. W jednostkowych rzeczowych wykazach akt, akta typowe zajmują pozycję od zero do trzydzieści.

Akta specyficzne także występują we wszystkich jednostkach organizacyjnych, ale stanowią odbicie jej statutowej działalności, która nie powtarza się w zakładach pracy innej branży lub typu. Najczęściej jest to dokumentacja produkcyjna i technologiczna w przedsiębiorstwach wytwórczości materiałowej, historie i statystyki chorób w placówkach służby zdrowia, dzienniki lekcyjne i świadectwa w szkołach itp.

Od momentu upowszechnienia się kserokopiarki, wyróżniamy dokumenty oryginalne i wtórne, oryginał stanowi pierwszy egzemplarz każdego tekstu pisanego ręcznie lub na maszynie. W przypadku wydruku komputerowego lub kserokopii oryginał należy opatrzyć w prawym górnym rogu pieczątką „Oryginał”, najlepiej w kolorze czerwonym. Zwykle jest on przekazywany adresatowi, odbiorcy a wtórnik pozostaje u wystawcy. Wtórniki czy też kopie stanowią także uwierzytelnione odpisy , wypisy i wyciągi z oryginalnych dokumentów.

Pod względem dostępności dla osób trzecich czyli ochrony zawartych tam informacji przed nieuprawnionymi, dokumentację, niezależnie od nośników, dzielimy na jawną i niejawną.

Dokumentacja jawna stanowi większość wytwarzanej w kraju, jest udostępniana osobom trzecim bez przeszkód pod warunkiem że nie powoduje to szkód dla prawnie chronionych interesów obywateli, urzędów,, instytucji i państwa.

Dokumentacja niejawna to dokumenty zawierające informacje, których nie powinny poznać osoby trzecie i nieuprawnione. Mogą być utrwalone na piśmie, mikrofilmach, negatywach i fotografiach, mapach, wykresach, rysunkach, kopiach, odpisach, wypisach, wyciągach, tłumaczeniach dokumentu, nośnikach cyfrowych, także na zbędnych i wadliwych wydrukach, odbitkach, kliszy, matrycy, kalce, w broszurach i książkach. Dlatego ich forma nie jest istotna. Dalej dzielimy ją na dokumentację zawierającą tajemnice państwowe i tajemnicę służbową, w zależności od tego nadawane są klauzule tajności.

Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych

Do najważniejszych obowiązków archiwum, archiwum zakładowego czy składnicy akt należy przyjmowanie akt z poszczególnych komórek, które składają się na daną jednostkę organizacyjną. Najczęściej ma miejsce na początku każdego roku kalendarzowego, dlatego w styczniu i lutym akta muszą być przygotowane do przekazania, a w marcu i kwietniu przyjmowane przez archiwistę.

Zasady obowiązujące podczas przekazywania akt znajdują się w instrukcji kancelaryjnej danej jednostki organizacyjnej, wprowadzonej zarządzeniem kierownika.

Archiwum zakładowe powinno gromadzić akta ze wszystkich komórek, jego magazyny najlepiej nadają się do przechowywania akt spraw zakończonych. Najlepszą metodą sprawdzania czy jednostki przekazały dokumentację jest porównanie spisów zdawczo-odbiorczych akt z obowiązującym w zakładzie jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz spisów teczek akt dla poszczególnych komórek organizacyjnych, sporządzonych na podstawie wykazu.

Akta spraw mogą a nawet powinny być przechowywane we właściwych komórkach organizacyjnych przez rok lub dwa lata od chwili ich ostatecznego zakończenie, ponieważ w tym okresie mogą być jeszcze wykorzystane. Okres ten reguluje najczęściej instrukcja kancelaryjna, kierownik jednostki może go skrócić lub wydłużyć, zależnie od potrzeb.

Dokumentacja powinna być przekazywana w stanie uporządkowanym. Porządkowanie wewnętrzne teczki/jednostki dotyczy głównie materiałów archiwalnych, czyli kategorii „A”. Rozumiemy przez nie ułożenie pism w obrębie teczki zgodnie z instrukcją kancelaryjną i według spisu spraw.

Przygotowanie dokumentacji niearchiwalnej ogranicza się do sprawdzenia kompletności wszystkich spraw w każdej z teczek, wymiana starych lub zniszczonych opakowań (teczek, obwolut) właściwy opis oraz zewidencjonowanie na spisach zdawczo-odbiorczych.

Przejmowanie akt przez archiwum odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego sporządzanego na odpowiednich drukach (można je znaleźć w Internecie). Wypełnia je komórka organizacyjna zdająca akta. Sporządzane są osobno dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, dla kategorii A w czterech egzemplarzach, dla kategorii B w trzech egzemplarzach. Dwie ostatnie rubryki spisu wypełnia archiwista (rubryki 7 i 8).

Gromadzenie akt w archiwum

Odpowiednie ułożenie akt w archiwum decyduje o sprawności i szybkości pracy archiwisty czyli brakowania, porządkowania i udostępniania materiałów.

Najlepszym sposobem jest ułożenie akt według komórek organizacyjnych, według kolejności przejmowania. Akta poszczególnych komórek powinny otrzymać własny regał lub półkę. Pomocna będzie w tym ocena, ile dana komórka wytwarza akt w ciągu roku, dzięki temu można zaplanować i zostawić wystarczającą ilość wolnego miejsca.

Innym sposobem jest rozmieszczenie dokumentacji chronologicznie, według daty napływu do archiwum, bez podziału na komórki. Pozwala zaoszczędzić miejsce pozostawione na przyszłe akta. W tym systemie akta przekazane do archiwum na spisie, który otrzymał nr 1 zostaną rozmieszczone na regale nr 1 i jego półkach, akta z kolejnego roku, uwzględnione na spisie nr 2, będą ułożone na regale nr 2 itd. Następne będą układane na kolejnych regałach. Wadą tego systemu jest powstawanie luk na półkach i regałach podczas brakowania, wolne miejsce można wykorzystać do układania kolejnych akt, w tym wypadku ulegną jednak przemieszczeniu. Wówczas może nas uratować jedynie bardzo dokładna ewidencja ułożenia kolejnych akt, pozwalająca szybko znaleźć potrzebne dokumenty. W systemie tym niezbędne będzie także dokładne oznaczenie regałów i półek oraz umieszczenie w spisie zdawczo-odbiorczym numerów regałów i półek, na których złożone są akta poszczególnych komórek.

Układając akta należy bezwzględnie oddzielać materiały archiwalne od dokumentacji niearchiwalnej, najlepszym rozwiązaniem, chociaż rzadko możliwym w praktyce, jest umieszczenie ich w osobnych pomieszczeniach. Najczęściej do tego celu przeznaczany jest osobny regał.

Akta można układać według różnych systemów, każdy jednak uwzględnia umieszczenie ich od strony lewej do prawej, bez względu na numerowanie półek regałowych od góry czy od dołu. W zależności od budowy regału oraz kształtu i formatu akt można wydzielić trzy systemy. Pionowy, który jest systemem bibliotecznym, tak jak ustawia się ksiązki na półkach, a w tym wypadku akt w sztywnych okładkach. System pionowo-płaski polegający na ułożeniu teczek jedna obok drugiej, na przemian grzbietem do góry i do doły oraz system poziomy, którego efektem jest powstanie stosów złożonych z kilku lub kilkunastu jednostek.

Ewidencjonowanie akt

Przechowywane materiały archiwalne oraz dokumentacja niearchiwalna muszą być objęte ewidencją, prowadzoną na bieżąco i uzupełnianą. Ewidencja spełnia podwójną rolę, pozwala na określenie ilości, stanu i kategorii przechowywanych akt oraz umożliwia ich odszukanie, udostępnienie, wypożyczenie lub brakowanie.

Na ewidencję składają się spisy zdawczo-odbiorcze akt, wykazy spisów zdawczo-odbiorczych, spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, kartoteka udostępniania akt, protokoły o braku lub zniszczeniu akt, spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, inwentarz kartkowy dla materiałów archiwalnych.

Wszystkie wymienione dokumenty służące do ewidencji należy traktować jako materiały archiwalne i przechowywać w archiwum. Nie trzeba ich przekazywać po upływie określonego czasu do odpowiedniego archiwum państwowego, powinny znajdować się w macierzystym archiwum przez cały czas jego istnienia, świadcząc o zasobie i historii tej komórki organizacyjnej. W przypadku likwidacji zakładu pracy, akta z archiwum wraz z ewidencją powinny zostać przekazane prawnemu następcy lub likwidatorowi, który ma obowiązek je zabezpieczyć i przechowywać. Nie dotyczy to archiwów zakładowych znajdujących się pod nadzorem archiwum państwowego, które przejmuje akta w razie likwidacji.

Archiwum zakładowe powinno także prowadzić teczki z protokołami kontroli wewnętrznych i zewnętrznych oraz informacjami dotyczącymi realizacji wniosków pokontrolnych. W osobnej teczce przechowuje się korespondencję archiwum zakładowego.

Spisy zdawczo-odbiorcze akt, osobne dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, powinny być przechowywane w oddzielnej teczce. Stanowią równocześnie inwentarz akt przechowywanych w archiwum zakładowym od początku jego istnienia. Należy przestrzegać zasady prowadzenia numeracji spisów według ich wpływu do archiwum zakładowego, nie można nadawać spisom numerów w obrębie każdego roku kalendarzowego. W archiwum powinien się także znajdować drugi egzemplarz spisów ułożony według poszczególnych komórek organizacyjnych przekazujących akta, ułożone według kolejności ich wpływu.

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

Dokumentacja, która nie stanowi materiału archiwalnego, w chwili kiedy przestanie być używana do celów praktycznych, może zostać wybrakowana. Oznacza to że zostanie pracowicie oddzielona od reszty akt, przekazana na makulaturę lub zniszczona. Przekazywać na makulaturę można tylko dokumentację, która nie zawiera danych osobowych i innych poufnych informacji.

Właściwe brakowanie muszą poprzedzić pewne czynności wstępne. Archiwista musi poznać historię urzędu, instytucji lub innej jednostki organizacyjnej, zwracając uwagę na datę ich powstania, kolejne zmiany i reorganizacje, , co pozwoli na stwierdzenie, czy zasób archiwum należy tylko do jednej, czy do kilku jednostek organizacyjnych. Następnie zapoznaje się z kompetencjami i organizacją wewnętrzną jednostki organizacyjnej, zakresem działania, podziałem na komórki organizacyjne, z obowiązującymi lub stosowanymi w jednostce przepisami kancelaryjno-archiwalnymi, obiegiem dokumentów, szczególnie rzeczowym wykazem akt i terminami ich przechowywania. W przypadku braku własnego wykazu akt, może wykorzystać wykaz akt jednostki organizacyjnej z tej same branży. Sprawdza czy okresy przechowywania akt w istniejących wykazach są nadal aktualne, następnie ustala czy wszystkie powstające dokumenty posiadają swoje odniesienia w wykazach akt, a w przypadku uzupełnień są zatwierdzane przez właściwe archiwum państwowe.

Brakowanie akt w archiwum lub składnicy akt, które mają uporządkowany zasób, jest proste. Należy przejrzeć spisy zdawczo-odbiorcze ze szczególnym uwzględnieniem rubryki kwalifikującej akta na kategorie archiwalne i daty terminu ich brakowania. Wytypowane w ten sposób spisujemy na formularzu, w kolejności przeglądanych spisów i pozycji pod jaką są zapisane.

Równocześnie robimy przegląd posiadanej kategorii A sprawdzając, czy nie należy jej uzupełnić aktami przeznaczonymi do brakowania.

Następnie konfrontujemy dane uzyskane ze spisu, z rzeczywistością. Do oceny akt przeznaczonych do zniszczenia powołuje się komisję w składzie: kierownik, któremu podlega archiwum, archiwista, przedstawiciele komórek, których dokumentacja będzie zniszczona. Potrzebne jest również pozwolenie od odpowiedniego archiwum państwowego, dopiero wówczas dokumentacja może zostać wybrakowana.

Dokumentacja niearchiwalna

Ten rodzaj dokumentacji stanowi najczęściej 90% zasobu aktowego wszystkich jednostek organizacyjnych, a w jednostkach niewytwarzających dokumentacji archiwalnej całość zasobu. Dzieli się na kilka grup kwalifikacyjnych, w zależności od ustawowego terminu przechowywania, po nim może zostać wybrakowana. Okresy przechowywania ustalane są na podstawie okresów przedawnienia dla niektórych czynności prawnych, po upływie czasu, określonego przez kodeks cywilny i/lub karny, mogą być zniszczone. Okres przechowywania poszczególnych dokumentów powinien być szczegółowo określony w wykazach akt jednostek organizacyjnych. Za ich ustalenie, zgodnie z przepisami prawnymi, odpowiada kierownik jednostki. Okres przechowywania oblicza się od 1 stycznia, roku następujące bezpośrednio, po ostatecznym załatwieniu sprawy, z pewnymi wyjątkami.

Dla akt personalnych jest obliczany od daty rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę, aktów normatywnych od daty uchylenia i wejścia w życie nowego aktu prawnego. Dla umów i kontraktów moment wygaśnięcia lub rozwiązania umowy, albo jej ostatecznego rozliczenia. W przypadku akt sądowych datę uprawomocnienia się wyroku lub umorzenia sprawy, dokumentacji technicznej własnych obiektów, maszyn i urządzeń – chwilę utraty lub całkowitego zniszczenia obiektu. Dla polis ubezpieczeniowych, datę wygaśnięcia ubezpieczenia, dla indywidualnej dokumentacji technicznej – ostatni wpis, umów najmu lokali i nieruchomości – datę wygaśnięcia umowy, dowodów księgowych dotyczących inwestycji – datę zakończenia tej inwestycji, dla zezwoleń budowlanych i dokumentacji stanowiącej podstawę jej wydania – datę zburzenia obiektu i dla akt ewidencyjnych osób, którym wydano prawo jazdy, odmówiono jego wydania lub zatrzymano prawo jazdy, okres przechowywania oblicza się od momentu zgonu tej osoby.

Obok dokumentacji niearchiwalnej, określanej symbolem „B”, istnieje także dokumentacja niearchiwalna określana „BE”. Należą do niej akta, których kategorii nie można z góry przewidzieć np. dokumentacja kontroli doraźnych, spraw karno-skarbowych itp. W takim przypadku, w chwili umieszczania akt w archiwum, określane są one symbolem „BE”, z dodatkiem cyfr arabskich oznaczających ilość lat, po upływie których, przeprowadza się szczegółową ekspertyzę w celu ostatecznego zakwalifikowania. Po tym czasie może się okazać, że zawierają cenne informacje lub dotyczą szczególnie ważnych zagadnień.

Archiwum zakładowe II

Do obowiązków personelu w archiwum zakładowym  należą czynności, wynikające z przepisów kancelaryjn0-archiwalnym, a szczególnie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum. Jest to współpraca z komórkami organizacyjnymi w sprawie prawidłowego tworzenia teczek spraw oraz ich przygotowania do przekazania do archiwum zakładowego, przejmowanie akt z poszczególnych komórek, przechowywanie, zabezpieczanie i ewidencjonowanie posiadanych i przyjmowanych akt, porządkowanie akt niewłaściwie przygotowanych, udostępnianie materiałów do celów służbowych i informacyjnych, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której czas przechowywania upłynął, dbałość o dobry stan techniczny dokumentacji, a w razie potrzeby jej konserwacja, przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, utrzymywanie stałych kontaktów z archiwum państwowym odpowiedzialnym za dane archiwum zakładowe oraz przechowywane w nim materiały archiwalne.

Ważne dla prawidłowego funkcjonowania systemu jest usytuowanie archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej zakładu pracy. Najczęściej jest ono podporządkowane wydziałowi administracji.

Za stan materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej zgodnie z obowiązującym prawem, są kierownicy jednostek organizacyjnych, którzy zobowiązani są zapewnić gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczanie materiałów archiwalnych oraz ich właściwe klasyfikowanie i kwalifikowanie oraz przekazywanie. Należy do nich także ochrona przed zniszczeniem lub utratą dokumentacji. Dla realizacji tych zadań kierownicy zatrudniają etatowych archiwistów. W mniejszych jednostkach zadanie to można powierzyć odpowiednio przeszkolonemu pracownikowi.

Pracownik archiwum zakładowego co roku składa sprawozdanie z wykonania planu pracy. Powinno być złożone z części statystycznej i opisowej, część opisowa powinna się koncentrować na współpracy z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi (lub problemach w tej współpracy), ewentualnie zawierać propozycje rozwiązania zaistniałych problemów. W części statystycznej powinna się znaleźć ilość i stan jednostek archiwalnych z podziałem na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną, ilość przejętych jednostek archiwalnych, ilość dokumentacji wybrakowanej, udostępnionych oraz wypożyczonych akt, wykaz komórek organizacyjnych które przekazały akta w danych roku.

Porządkowanie dokumentacji archiwalnej

Pracą tą zajmuje się najczęściej archiwista, ponieważ to on określa, które akta można zaliczyć do materiałów archiwalnych czyli kategorii A. Poszczególne czynności ściśle określa instrukcja kancelaryjna, obowiązująca w danej jednostce organizacyjnej. W razie wątpliwości można skorzystać z bezpłatnej pomocy odpowiedniego archiwum państwowego.

Podczas układania pism w obrębie teczek, sprawy najstarsze powinny się znaleźć pod okładką tytułową, najmłodsze na dole teczki. W obrębie poszczególnych spraw tworzące je pisma i dokumenty powinny być ułożone chronologicznie, w sposób umożliwiający tok ich załatwiania. To znaczy pismo rozpoczynające sprawę znajduje się na samej górze, pod nim pierwsza odpowiedź na to pismo itd. Na samym dole będzie się znajdowało pismo kończące sprawę Pisma układamy według dat kalendarzowych.

W ten sposób układamy wszystkie sprawy występujące w teczce i nadajemy im porządek odpowiedni do ich kolejności w spisie spraw. W czasie porządkowania usuwamy wszystkie części metalowe (z czasem metal koroduje i może poważnie uszkodzić akta, tworząc rdzawe plamy na dużej powierzchni) usuwamy niepotrzebne już brudnopisy i kopie pism pozostawionych, pozostawiając jedynie oryginały. Uporządkowane akta paginujemy, czyli numerujemy, używając w tym celu miękkiego ołówka. Paginacja ma na celu utrwalenie układu nadanego im w trakcie porządkowania wewnętrznego, później umożliwia kontrolę stanu jednostki archiwalnej po jej ewentualnym udostępnieniu (archiwum nie udostępnia akt niespaginowanych) lub wypożyczeniu na zewnątrz. Akt w żadnym wypadku nie należy paginować kredkami, flamastrem, długopisem, piórem, ołówkiem kopiowym itp.

Materiały archiwalne powinny następnie otrzymać nowe okładki, które są zszywane, sklejane lub oprawiane introligatorsko.

Teczkę należy opisać w sposób adekwatny do jej zawartości, tytuł musi w pełni oddawać treść akt. W jednej teczce powinna się znajdować dokumentacja zaliczana do tej samej kategorii, nie wolno mieszać ze sobą materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.

W zależności od rozwiązań przyjętych w danej jednostce organizacyjnej, liczbę stron występujących w jednostce archiwalnej podaje się na arkuszu papieru włączonym do teczki i drugim, luźnym, lub na wewnętrznej części tylnej okładki. Do liczby stron należy dodać miejscowość, datę i podpis osoby porządkującej i paginującej akta.

Udostępnianie dokumentacji przez archiwum

Do stałych i podstawowych zadań każdego archiwum należy udostępnianie i wypożyczanie akt. Przechowywane w archiwum materiały, powinny być wykorzystywane przez potencjalnych użytkowników na miejscu, w archiwum. Jedynie w uzasadnionych przypadkach można je wypożyczać na zewnątrz.

W przypadku materiałów archiwalnych wypożycza się i udostępnia jedynie te odpowiednio uporządkowane wewnętrznie i spaginowane.

Akta udostępniane w archiwum wykorzystywane są najczęściej do celów pracowników oraz naukowo-badawczych. Dla potrzeb urzędów, akta udostępniane są na podstawie karty udostępniania akt, wypełnianej przez zamawiającego materiały oraz podpisanej przez kierownika komórki organizacyjnej, z której materiały pochodzą. Podpis kierownika jest równoznaczny ze zgodą na udostępnienie akt, kartę wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej. W tym przypadku akta mogą zostać wyniesione z archiwum i wykorzystywane w pomieszczeniach zainteresowanej komórki organizacyjnej.

Udostępnianie dla celów naukowo-badawczych odbywa się po uzyskaniu zgody przez pragnącego skorzystać z materiałów, od kierownika danego urzędu lub instytucji, w której znajduje się archiwum. Ubiegający się powinien posiadać zaświadczenie z uczelni lub instytucji, która go zatrudnia. Udostępniać można tylko akta, które nie posiadają klauzuli poufności, a informacje w nich zawarte nie będą wykorzystywane ze szkodą dla interesów zakładu pracy (dotyczy to na przykład informacji ekonomicznych, planów rozwoju, polityki marketingowej).

Akt nie wolno udostępniać w pomieszczeniach magazynowych, gdzie przechowywane są inne materiały archiwalne. Wydanie akt na zewnątrz powinno się odbywać tylko w wyjątkowej sytuacji, za każdym razem za zgodą kierownika, na podstawie pisemnego wniosku instytucji zainteresowanej. Można do nich zaliczyć sądy, prokuratury, policję, zakłady ubezpieczeń społecznych itp.

W razie uszkodzenia lub zaginięcia akt wypożyczonych akt archiwista sporządza protokół uszkodzenia lub zaginięcia akt w dwóch egzemplarzach. Protokół podpisują wypożyczający akta oraz jego bezpośredni przełożony. W przypadku akt wyjątkowo cennych, powinien być o tym poinformowany kierownik jednostki organizacyjnej. Jeden egzemplarz protokołu należy dołączyć do akt, drugi jest przechowywany w specjalnie do tego celu założonej teczce, która stanowi pomocniczy środek ewidencji.