Jedną z najważniejszych wytycznych, jaką cechuje się prawo archiwalne jest podział na materiały archiwalne. Wszelkie te materiały zawsze oznaczone są symbolem kwalifikacyjnym “A” co oznacza, że są niearchiwalne, oznaczone, jako “B”, mówią, że są archiwalne. Warto wspomnieć, że materiały oznaczone symbolem B posiadają wiele cech charakterystycznych, które odróżniają je od innych. Przede wszystkim takie materiały w dużym stopniu mają wartość historyczną. Mogą być one także ważne dla gospodarki narodowej. To z kolei sprawia, że często przechowuje się je wieczyście, przez okres, który obejmuje dwadzieścia pięć lat. Jeżeli dokumenty te mają charakter sądowy czy też notarialny wówczas przechowuje się je dłużej, bowiem przez pięćdziesiąt lat. Z kolei, jeśli ten okres zakończy się wówczas niezwłocznie przekazywane są do Archiwum Państwowego. Niezwykle istotne jest przechowywanie tego typu dokumentów, bowiem mogą one podlegać okresowej kontroli archiwów państwowych. Jest to, więc tak zwany ustawowy nadzór. To sprawia, że we wszystkich archiwach zakładowych dokumenty te powinny zostać wydzielone w ewidencji a także fizycznie, bowiem podlegają one specjalnej ochronie prawnej. Jedną z cech charakterystycznych, którą wyróżniają się owe dokumenty jest także to, że tworzą narodowy zasób archiwalny. Są to w większości materiały, które istnieją na terenie całego państwa. Są one przechowywane w wielu miejscach, lecz obejmuje je taka sama regulacja prawna i podlegają one tym samym zasadom przechowywania. Jeśli pod uwagę weźmiemy dokumentację niearchiwalną musimy stwierdzić, że ma ona jedynie czasową wartość. To sprawia, że podlega brakowaniu, w chwili, kiedy okres jej przechowywania zakończy się. Jeżeli dokumentacja ta ulegnie zniszczeniu w okresie, w jakim należy ją przechowywać wówczas osoba odpowiedzialna podlega sankcji karnej, bowiem ma ona niezwykle ważne w tym okresie znaczenie i często podlega kontroli.
IPN
Instytut Pamięci Narodowej właściwie jest jednym wielkim archiwum. Zgromadzone w nim dokumenty zajmują całe szeregi półek, które z kolei tworzą wielkie labirynty. Czy ktoś dzisiaj ośmieli się powiedzieć, że dokumenty, które są przechowywane w archiwach IPN-u są nieprzydatne? Raczej jest to mało prawdopodobne, choć pewnie znajdą się tacy, którym są one nie na rękę. Ze względu na czas, w którym powstawały trzeba je traktować z należytą uwagą i ostrożnością, a także posługiwać się nimi bardzo rozsądnie. Niewątpliwie stanowią one część naszej historii, trudnej, ale i ogromnie interesującej. Dobrze, że nikt nie wpadł na to, by te dokumenty zniszczyć. Dzięki temu, że zostały zachowane, mogą być cennym obiektem badań historyków, a w dalszej perspektywie ważnym źródłem wiedzy z zakresu historii najnowszej. Dokumentów w archiwach IPN-u jest bez liku i właściwie to bardzo dobrze, że aż tyle się ich zachowało. Im ich więcej, tym pełniejsza wiedza o czasach i ludziach, których bezpośrednio dotyczą.
Historia w dokumentach
Archiwizacja dokumentów nie jest wcale nowym pomysłem. Różne dokumenty gromadzono praktycznie od zawsze. Powody były różne, najczęściej jednak ekonomiczne, dokumentowano podatki, zatrudnienie, długi. Dzięki dokumentom znajdywanym w takich archiwach można było poznawać coraz lepiej historię. Im ich się więcej znajduje tym pełniejszy jest jej obraz. Archiwa mogą się kojarzyć z czymś, co stało się użyteczne w ubiegłym wieku, ale i wcześniejsze epoki nie były ich pozbawione. Duże archiwa i bardzo stare posiada Kościół katolicki. Nie wszystkie są ogólno dostępne i to zarówno dla bezpieczeństwa dokumentów – bo te czasami liczą sobie kilka wieku – jak i dla bezpieczeństwa samej instytucji. Chociaż na pierwszy rzut oka archiwum może się wydawać jedynie przechowalnią oficjalnych dokumentów, skrywa wiele informacji o ludziach, o życiu i społecznościach czasów, których dotyczą. Warto więc się w nie wgłębić i wyjść poza ramy szablonowego myślenia. Wówczas być może dostrzeżemy kawałek interesującej historii, którą warto będzie komuś opowiedzieć.