Archiwa

Bezpieczeństwo

    Niezależnie od tego czy organizujemy prywatne archiwum czy firmowa, powinniśmy dobrze się zastanowić nad jego lokalizacją. W końcu ma on służyć przechowywaniu i ochronie dokumentów, więc powinny one być w takim archiwum absolutnie bezpieczne. Po pierwsze więc, takie powinno ono zajmować pomieszczenie, które jest czyste, suche i z pewnością wolne od gryzoni. Zatem wilgotna piwnica czy zagrzybione poddasze odpada zupełnie, bo tam dokumenty szybko uległyby zniszczeniu. Poza tym wybrane miejsce powinno być na tyle duże, by umożliwić przejrzyste ułożenie archiwizowanych dokumentów. No i oczywiście powinno być trudno dostępne dla osób niepowołanych. W domu może to być na przykład zamykana na zamek szuflada, natomiast w firmie pomieszczenie, do którego klucz będą mieli tylko zaufani pracownicy. Jeśli mamy już godne uwagi miejsce pozostaje opracować system archiwizacji, który będzie prosty i ułatwiając przeszukiwanie zasobów. To właściwie powinno gwarantować porządek w dokumentach i ich bezpieczeństwo.
Marzec 16, 2011

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

 Kategoria: Bez kategorii

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

Dokumentacja, która nie stanowi materiału archiwalnego, w chwili kiedy przestanie być używana do celów praktycznych, może zostać wybrakowana. Oznacza to że zostanie pracowicie oddzielona od reszty akt, przekazana na makulaturę lub zniszczona. Przekazywać na makulaturę można tylko dokumentację, która nie zawiera danych osobowych i innych poufnych informacji.

Właściwe brakowanie muszą poprzedzić pewne czynności wstępne. Archiwista musi poznać historię urzędu, instytucji lub innej jednostki organizacyjnej, zwracając uwagę na datę ich powstania, kolejne zmiany i reorganizacje, , co pozwoli na stwierdzenie, czy zasób archiwum należy tylko do jednej, czy do kilku jednostek organizacyjnych. Następnie zapoznaje się z kompetencjami i organizacją wewnętrzną jednostki organizacyjnej, zakresem działania, podziałem na komórki organizacyjne, z obowiązującymi lub stosowanymi w jednostce przepisami kancelaryjno-archiwalnymi, obiegiem dokumentów, szczególnie rzeczowym wykazem akt i terminami ich przechowywania. W przypadku braku własnego wykazu akt, może wykorzystać wykaz akt jednostki organizacyjnej z tej same branży. Sprawdza czy okresy przechowywania akt w istniejących wykazach są nadal aktualne, następnie ustala czy wszystkie powstające dokumenty posiadają swoje odniesienia w wykazach akt, a w przypadku uzupełnień są zatwierdzane przez właściwe archiwum państwowe.

Brakowanie akt w archiwum lub składnicy akt, które mają uporządkowany zasób, jest proste. Należy przejrzeć spisy zdawczo-odbiorcze ze szczególnym uwzględnieniem rubryki kwalifikującej akta na kategorie archiwalne i daty terminu ich brakowania. Wytypowane w ten sposób spisujemy na formularzu, w kolejności przeglądanych spisów i pozycji pod jaką są zapisane.

Równocześnie robimy przegląd posiadanej kategorii A sprawdzając, czy nie należy jej uzupełnić aktami przeznaczonymi do brakowania.

Następnie konfrontujemy dane uzyskane ze spisu, z rzeczywistością. Do oceny akt przeznaczonych do zniszczenia powołuje się komisję w składzie: kierownik, któremu podlega archiwum, archiwista, przedstawiciele komórek, których dokumentacja będzie zniszczona. Potrzebne jest również pozwolenie od odpowiedniego archiwum państwowego, dopiero wówczas dokumentacja może zostać wybrakowana.

akta, archiwalny, archiwum, brakowanie, dokumentacja, materiał, poufne

Kategorie

Prywatne archiwum

    Teoretycznie w czasach, gdy wszystko jest zdigilitalizowane i każdą rzecz możemy znaleźć w Internecie, przechowywanie starych dokumentów wydaje się być kompletnie bezsensowne. Nie do końca, wyobraźmy sobie, że wirus zniszczył komputer Urzędu Skarbowego a nasz na przykład został zalany. Jakoś tak wyszło, że nigdzie nie ma kopi naszego PiT-u. Mógł też paść system bankowy i nie możemy potwierdzić naszych ostatnich operacji. Dlatego papierowe domowe archiwum nie jest tak zupełnie nieracjonalne. Zwykle z banku czy o operatora telefonii dostajemy jedną przesyłkę miesięcznie, więc to wcale nie jest tak wiele. Można tego rodzaju dokumenty składać w zwykłej papierowej teczce, która nie zajmuje zbyt dużo miejsca. Najważniejsze są oczywiście te dokumenty, które dotyczą naszego wynagrodzenia i te związane z rozliczeniami z Urzędem Skarbowym. Bardzo istotne są umowy, które podpisaliśmy, te obowiązkowo powinny się znaleźć w naszym domowym archiwum, głównie po to, by w razie problemów mogły działać na naszą korzyść.

Partnerzy