Archiwum zakładowe
Archiwum zakładowe
Terminem tym określa się komórkę organizacyjną w urzędzie, instytucji, przedsiębiorstwie lub organizacji, zajmującą się przejmowaniem dokumentacji i innych źródeł informacji niepotrzebnych już do bieżącego działania oraz czasowe ich przechowywanie, udostępnianie, ewidencjonowanie i brakowanie, przekazywanie materiałów archiwalnych do odpowiedniego archiwum państwowego. Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, archiwa zakładowe powoływane są w jednostkach organizacyjnych, które wytwarzają materiały archiwalne i są objęte nadzorem archiwalnym właściwego terenowo archiwum państwowego. Archiwa zakładowe działają w instytucjach, które po odpowiednim okresie (określonym przepisami) mają obowiązek przekazać materiały archiwalne do AP.
W jednostkach organizacyjnych, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych nie używaną już dokumentację, przechowuje się w składnicy akt. Zasady ich prowadzenia są bardzo podobne do archiwum zakładowego.
Archiwum zakładowe powinno gromadzić wszystkie akta wytworzone w instytucji, niezależnie od ich wartości archiwalnej. W ten sposób odciąża komórki organizacyjne, które zwykle nie mają miejsca do przechowywania dokumentacji, która nie jest już niezbędna do bieżącej pracy, ale zgodnie z przepisami musi być przechowywana, oraz zabezpiecza i przechowuje, a w razie potrzeby porządkuje część akt, która jako materiał archiwalny, będzie przekazana do AP.
Do sprawnego funkcjonowania archiwum zakładowego niezbędne są określone działania kierownictwa jednostki jak wprowadzenie i stosowanie w praktyce uzgodnionego z AP kompletu przepisów kancelaryjno-archiwalnego czyli instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum. Zorganizowanie lokalu oraz jego odpowiednie wyposażenie, zatrudnienie stałego pracownika posiadającego odpowiednie wykształcenie lub przeszkolenie, systematyczne instruowanie personelu biurowego w zakresie tworzenia akt i ich odpowiedniego przygotowania, przed przekazaniem do archiwum zakładowego.
Archiwa takie w jednostkach i instytucjach centralnych obejmujących zasięgiem działania terytorium całego państwa powołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. W innych jednostkach powoływane są przez dyrektorów właściwych archiwów państwowych.