Archiwa

Bezpieczeństwo

    Niezależnie od tego czy organizujemy prywatne archiwum czy firmowa, powinniśmy dobrze się zastanowić nad jego lokalizacją. W końcu ma on służyć przechowywaniu i ochronie dokumentów, więc powinny one być w takim archiwum absolutnie bezpieczne. Po pierwsze więc, takie powinno ono zajmować pomieszczenie, które jest czyste, suche i z pewnością wolne od gryzoni. Zatem wilgotna piwnica czy zagrzybione poddasze odpada zupełnie, bo tam dokumenty szybko uległyby zniszczeniu. Poza tym wybrane miejsce powinno być na tyle duże, by umożliwić przejrzyste ułożenie archiwizowanych dokumentów. No i oczywiście powinno być trudno dostępne dla osób niepowołanych. W domu może to być na przykład zamykana na zamek szuflada, natomiast w firmie pomieszczenie, do którego klucz będą mieli tylko zaufani pracownicy. Jeśli mamy już godne uwagi miejsce pozostaje opracować system archiwizacji, który będzie prosty i ułatwiając przeszukiwanie zasobów. To właściwie powinno gwarantować porządek w dokumentach i ich bezpieczeństwo.
Wrzesień 20, 2010

Archiwiści i archiwa

 Kategoria: archiwa

Archiwiści

Większość dużych firm zatrudnia u siebie archiwistów. Są to osoby, które zawodowo zajmują się archiwizowaniem dokumentów. Zależnie od wielkości i profilu działalności firmy archiwiści mogą być zatrudnieni na pełny etat lub na jego część, czasami też na umowę zlecenie. Dobrze mieć w przedsiębiorstwie osobę, która zajmuje się tylko tym. Dzięki temu łatwiej zapanować nad dokumentacją. Również znacznie prostsze jest wtedy korzystanie z archiwum i dodawanie do niego nowych dokumentów. Nawet jeśli archiwista nie jest obecny w firmie codziennie, zdecydowanie ułatwia pracę pozostałych pracowników. Dobrze jednak by była to cały czas ta sama osoba, nawet jeśli zatrudnia się ją na umowę o zlecenie, wówczas mamy gwarancję, że w firmowym archiwum nie zapanuje bałagan. Jeżeli archiwisty w firmie nie ma, dobrze rozważyć jego zatrudnienie, bo może to bardzo usprawnić pracę i odciążyć osoby, które mogą się zająć faktyczną działalnością firmy, a nie tylko dokumentami. Zwykle koszt zatrudnienia takiego pracownika nie wiele zwiększa ogólne wydatki firmy.

Archiwa

Tylko nowo powstałe firmy nie muszą się przejmować kwestią archiwum. Taka sielanka ma miejsce i tak tylko na początku działalności. Raczej prędzej niż później nadejdzie moment, w którym trzeba będzie się zmierzyć z archiwizowaniem dokumentów. Najlepiej więc pomyśleć o tym od razu. Wielkość i rodzaj planowanego archiwum uzależniony jest od rozmiarów i profilu działalności firmy. Po prostu niektóre działania generują większe ilości dokumentów, a inne mniejsze. Niemniej miejsce na archiwizowane dokumenty trzeba przewidzieć. W przypadków małych firm wystarczą zwykłe szafy na dokumenty. Te, w których będzie się trzymać papiery zarchiwizowane powinny być w jak najmniej uczęszczanym miejscu firmy. W przypadku większych firm trzeba będzie pomyśleć raczej o całym pomieszczeniu, w którym trzymane będą dokumenty. Najważniejsze, by było ono suche i bezpieczne oraz wyposażone przynajmniej w regały ułatwiające archiwizowanie. Powinna też mieć do niego ograniczona liczba osób, by uniknąć niepotrzebnego bałaganu.

archiwa, archiwiści, archiwizacja dokumentów, firma, firmy

Kategorie

Prywatne archiwum

    Teoretycznie w czasach, gdy wszystko jest zdigilitalizowane i każdą rzecz możemy znaleźć w Internecie, przechowywanie starych dokumentów wydaje się być kompletnie bezsensowne. Nie do końca, wyobraźmy sobie, że wirus zniszczył komputer Urzędu Skarbowego a nasz na przykład został zalany. Jakoś tak wyszło, że nigdzie nie ma kopi naszego PiT-u. Mógł też paść system bankowy i nie możemy potwierdzić naszych ostatnich operacji. Dlatego papierowe domowe archiwum nie jest tak zupełnie nieracjonalne. Zwykle z banku czy o operatora telefonii dostajemy jedną przesyłkę miesięcznie, więc to wcale nie jest tak wiele. Można tego rodzaju dokumenty składać w zwykłej papierowej teczce, która nie zajmuje zbyt dużo miejsca. Najważniejsze są oczywiście te dokumenty, które dotyczą naszego wynagrodzenia i te związane z rozliczeniami z Urzędem Skarbowym. Bardzo istotne są umowy, które podpisaliśmy, te obowiązkowo powinny się znaleźć w naszym domowym archiwum, głównie po to, by w razie problemów mogły działać na naszą korzyść.

Partnerzy