Archiwizacja dokumentów

Podstawowe terminy prawa archiwalnego

Najważniejsza wytyczną prawa archiwalnego jest podział na materiały archiwalne, oznaczone symbolem kwalifikacyjnym „A”, oraz niearchiwalne, oznaczone jako „B”.
Materiały archiwalne posiadają następujące cechy: mają wartość historyczną albo są ważne dla gospodarki narodowej, przechowuje się je wieczyście czyli początkowo przez 25 lat, a w przypadku akt sądowych i notarialnych przez 50 lat (akta stanu cywilnego przez 100 lat) a po upływie tego czasu są przekazywane do odpowiedniego Archiwum Państwowego. Nie mogą być brakowane, niszczone, uszkadzane. Powstają jedynie w najważniejszych jednostkach organizacyjnych czyli organach władzy i urzędach, przedsiębiorstwach, partiach politycznych, kościołach i związkach wyznaniowych, związkach zawodowych i innych instytucjach a także u osób fizycznych, mających znaczenie dla życia społeczeństwa (uczonych, artystów, pisarzy, polityków, dziennikarzy itp.). Służba archiwalna ustala, które jednostki lub osoby wytwarzają materiały archiwalne, stanowią ok. 10-20% całej wytwarzanej w danym miejscu dokumentacji, obejmują tylko część najważniejszą, mającą podstawowe znaczenie dla ich wytwórców.
Ich przechowywanie, porządkowanie i ogólne bezpieczeństwo podlega okresowej kontroli archiwów państwowych (ustawowy nadzór). W archiwach zakładowych ta część powinna zostać wydzielona w ewidencji i fizycznie, podlegają specjalnej ochronie prawnej. Materiały archiwalne tworzą narodowy zasób archiwalny. Nie ma znaczenia przez kogo został wytworzony, ani czy znajduje się jeszcze u wytwórcy czy już we właściwym Archiwum Państwowym. Pod pojęciem tym rozumiemy całość materiałów archiwalnych na terenie państwa, przechowywany w różnych miejscach, jest to regulacja prawna, mająca na celu skuteczną ochronę, oddając ją pod nadzór Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
Dokumentacja niearchiwalna ma jedynie czasową, praktyczna wartość dla swojego wytwórcy i podlega brakowaniu po upływie obowiązującego prawnie okresu przechowywania. Posiada dwie cechy wspólne z materiałami archiwalnymi: w miejscu przechowywania powinien być wydzielony ewidencjonalnie i fizycznie, jego niszczenie, utrata, uszkodzenie w okresie obowiązkowego przechowywania jest zagrożona sankcja karną, tak jak w przypadku materiałów archiwalnych.

Terminologia w archiwistyce

Przez zespół archiwalny należy rozumieć całość materiałów archiwalnych powstałych w ramach jednostki archiwalnej w trakcie jej funkcjonowania i przejętych przez archiwum państwowe. W skład zespołów współczesnych mogą wchodzić materiały archiwalne innych twórców, zgromadzone przez jednostkę organizacyjną w trakcie wykonywania określonych zadań. Zespoły archiwalne wytworzone przez osoby fizyczne, nazywamy spuściznami.

W ich skład, obok klasycznej dokumentacji aktowej, mogą wchodzić nieaktowe formy dokumentacji jak techniczna, kartograficzna, mechaniczna, komputerowa itp. Granice chronologiczne wyznaczają daty powołania i likwidacji ich twórców, zasadniczych reorganizacji (także natury ustrojowej) oraz zmiany zakresu kompetencji.

Dlatego w jego skład może wchodzić dokumentacja wytworzona w ciągu kilkudziesięciu lat ale i kliku lat, a nawet kilku miesięcy, zależnie jak długo twórca zespołu prowadził swoją działalność.

Ze względu na strukturę wewnętrzną i pochodzenie dokumentacji, zespoły dzielimy na proste i złożone. Proste powstają w wyniku działalności twórcy, nie ulegając zasadniczym zmianom i zbyt licznym przekształceniom powodującym dziedziczenia dokumentów. Zespół złożony zawiera dokumentację przejętą w drodze dziedziczenia, połączoną z dokumentacją sukcesora w ten sposób, że jej wydzielenie w osobny zespół jest niemożliwe, równocześnie posiada kilku samodzielnych twórców.

Z pojęciem zespołu łączy się także sukcesja bierna, zwana także martwą oraz czynna, zwana żywą. Sukcesja bierna ma miejsce, kiedy sukcesor przejmuje zespół i nie kontynuuje go, czynna zachodzi kiedy zespół jej kontynuowany przez spadkobiercę.

Wyróżniamy także zespoły otwarte i zamknięte, otwartym nazywamy zespół, który jest na bieżąco uzupełniany dopływem akt z komórek (jednostka nadal działa). Zespołem archiwalnym zamkniętym nazywamy zespół, którego twórca definitywnie zakończył działanie, przestał istnieć i skończył się dopływ dokumentacji.

Zasada niepodzielności zespołu, zwana także zasadą proweniencji, mówi że materiały archiwalne wytwarzane przez daną jednostkę organizacyjną w czasie jej działalności w określonym czasie i na określonym terenie tworzą hermetyczna całość, której nie należy dzielić ani naruszać w jakikolwiek sposób.

Rodzaje dokumentacji II

Z punktu widzenia zasad klasyfikacji rzeczowej dokumentację dzielimy na typową i specyficzną. Akta typowe powstają w każdej jednostce organizacyjnej, bez względu na jej wielkość, charakter działalności i zakres kompetencji. Wynika to z faktu, że każdy urząd i zakład pracy realizuje zadania powtarzalne. Zaliczamy do nich akta związane z zarządzaniem, organizacją, sprawami osobowymi, planowaniem, sprawozdaniami, finansami, gospodarką materiałową, zaopatrzeniem itp. W jednostkowych rzeczowych wykazach akt, akta typowe zajmują pozycję od zero do trzydzieści.

Akta specyficzne także występują we wszystkich jednostkach organizacyjnych, ale stanowią odbicie jej statutowej działalności, która nie powtarza się w zakładach pracy innej branży lub typu. Najczęściej jest to dokumentacja produkcyjna i technologiczna w przedsiębiorstwach wytwórczości materiałowej, historie i statystyki chorób w placówkach służby zdrowia, dzienniki lekcyjne i świadectwa w szkołach itp.

Od momentu upowszechnienia się kserokopiarki, wyróżniamy dokumenty oryginalne i wtórne, oryginał stanowi pierwszy egzemplarz każdego tekstu pisanego ręcznie lub na maszynie. W przypadku wydruku komputerowego lub kserokopii oryginał należy opatrzyć w prawym górnym rogu pieczątką „Oryginał”, najlepiej w kolorze czerwonym. Zwykle jest on przekazywany adresatowi, odbiorcy a wtórnik pozostaje u wystawcy. Wtórniki czy też kopie stanowią także uwierzytelnione odpisy , wypisy i wyciągi z oryginalnych dokumentów.

Pod względem dostępności dla osób trzecich czyli ochrony zawartych tam informacji przed nieuprawnionymi, dokumentację, niezależnie od nośników, dzielimy na jawną i niejawną.

Dokumentacja jawna stanowi większość wytwarzanej w kraju, jest udostępniana osobom trzecim bez przeszkód pod warunkiem że nie powoduje to szkód dla prawnie chronionych interesów obywateli, urzędów,, instytucji i państwa.

Dokumentacja niejawna to dokumenty zawierające informacje, których nie powinny poznać osoby trzecie i nieuprawnione. Mogą być utrwalone na piśmie, mikrofilmach, negatywach i fotografiach, mapach, wykresach, rysunkach, kopiach, odpisach, wypisach, wyciągach, tłumaczeniach dokumentu, nośnikach cyfrowych, także na zbędnych i wadliwych wydrukach, odbitkach, kliszy, matrycy, kalce, w broszurach i książkach. Dlatego ich forma nie jest istotna. Dalej dzielimy ją na dokumentację zawierającą tajemnice państwowe i tajemnicę służbową, w zależności od tego nadawane są klauzule tajności.