Archiwizacja dokumentów

Rodzaje dokumentacji I

Termin dokumentacja w przybliżeniu oznacza materiały informacyjne, jawne lub niejawne, dotyczące danego zagadnienia. Obecnie stosuje się go na określenie zbioru dokumentów, niezależnie od sposobu ich wytworzenia, a więc w stosunku do rękopisów maszynowych, wydruków komputerowych, mikrofilmów, negatywów i fotografii, map, wykresów i rysunków a także nośników cyfrowych i elektronicznych nośników danych.

Pod pojęciem dokument rozumiemy natomiast, akt sporządzony z zachowaniem przyjętych w danej epoce i miejscu form zewnętrznych i wewnętrznych, który ma znaczenie dowodu, ustanawia uprawnienia lub stwierdza prawdziwość określanych w nim faktów, zdarzeń lub danych. Oba pojęcia są do siebie zbliżone, tylko dokument jest pojęciem węższym jako pojedyncze pismo, zapis lub akt. Oba służą zapisywaniu i utrwalaniu informacji o określonych faktach i zdarzeniach, mogą dokumentować stan prawny lub osiągnięcia myśli ludzkiej.

Współczesna dokumentacja, wykonywana jest w różnych technikach i może mieć zróżnicowaną postać. Stanowią ją akta, pojedyncze dokumenty, księgi, poszyty, rękopisy, maszynopisy, korespondencja, druki, kartoteki, listy, wypełnione formularze statystyczne, księgowe i ewidencyjne, dokumentacja techniczna, mapy, plany, plansze, rysunki, diagramy, wykresy, fotografie, mikrofilmy, fotokopie, filmy, nagrania dźwięku i obrazu, taśmy magnetyczne i magnetowidowe, wydruki komputerowe i nośniki danych cyfrowych.

Rozpatrując dokumentacje pod względem zewnętrznych cech zapisu możemy wyróżnić dokumentację pisaną, obrazową, dźwiękową i cyfrową. W podziale według podmiotowości, czyli zastosowania do użytku praktycznego wydzielamy dokumentację aktową, techniczną, mechaniczną (audiowizualną) oraz kartograficzno-geodezyjną.

Dokumentacja aktowa powstaje w wyniku działalności twórcy i została utrwalona za pomocą pisma. Składają się na nią akta ogólne, normatywne, finansowo-księgowe, osobowe lub personalne, gruntowe i hipoteczne, akta stanu cywilnego, sądowe, notarialne i medyczne.

Dokumentacje techniczna tworzą opisy techniczne, obliczenia konstrukcyjne, rysunki, plany, kosztorysy, harmonogramy itp.

Dokumentacja geodezyjna odtwarza w sposób mniej lub bardziej szczegółowy fragmenty obszaru, według przyjętych norm i znaków umownych. Występuje w formie luźnych map lub jest integralną częścią teczek aktowych, zawierających opracowania z tej dziedziny.

Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych

Do najważniejszych obowiązków archiwum, archiwum zakładowego czy składnicy akt należy przyjmowanie akt z poszczególnych komórek, które składają się na daną jednostkę organizacyjną. Najczęściej ma miejsce na początku każdego roku kalendarzowego, dlatego w styczniu i lutym akta muszą być przygotowane do przekazania, a w marcu i kwietniu przyjmowane przez archiwistę.

Zasady obowiązujące podczas przekazywania akt znajdują się w instrukcji kancelaryjnej danej jednostki organizacyjnej, wprowadzonej zarządzeniem kierownika.

Archiwum zakładowe powinno gromadzić akta ze wszystkich komórek, jego magazyny najlepiej nadają się do przechowywania akt spraw zakończonych. Najlepszą metodą sprawdzania czy jednostki przekazały dokumentację jest porównanie spisów zdawczo-odbiorczych akt z obowiązującym w zakładzie jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz spisów teczek akt dla poszczególnych komórek organizacyjnych, sporządzonych na podstawie wykazu.

Akta spraw mogą a nawet powinny być przechowywane we właściwych komórkach organizacyjnych przez rok lub dwa lata od chwili ich ostatecznego zakończenie, ponieważ w tym okresie mogą być jeszcze wykorzystane. Okres ten reguluje najczęściej instrukcja kancelaryjna, kierownik jednostki może go skrócić lub wydłużyć, zależnie od potrzeb.

Dokumentacja powinna być przekazywana w stanie uporządkowanym. Porządkowanie wewnętrzne teczki/jednostki dotyczy głównie materiałów archiwalnych, czyli kategorii „A”. Rozumiemy przez nie ułożenie pism w obrębie teczki zgodnie z instrukcją kancelaryjną i według spisu spraw.

Przygotowanie dokumentacji niearchiwalnej ogranicza się do sprawdzenia kompletności wszystkich spraw w każdej z teczek, wymiana starych lub zniszczonych opakowań (teczek, obwolut) właściwy opis oraz zewidencjonowanie na spisach zdawczo-odbiorczych.

Przejmowanie akt przez archiwum odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego sporządzanego na odpowiednich drukach (można je znaleźć w Internecie). Wypełnia je komórka organizacyjna zdająca akta. Sporządzane są osobno dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, dla kategorii A w czterech egzemplarzach, dla kategorii B w trzech egzemplarzach. Dwie ostatnie rubryki spisu wypełnia archiwista (rubryki 7 i 8).

Gromadzenie akt w archiwum

Odpowiednie ułożenie akt w archiwum decyduje o sprawności i szybkości pracy archiwisty czyli brakowania, porządkowania i udostępniania materiałów.

Najlepszym sposobem jest ułożenie akt według komórek organizacyjnych, według kolejności przejmowania. Akta poszczególnych komórek powinny otrzymać własny regał lub półkę. Pomocna będzie w tym ocena, ile dana komórka wytwarza akt w ciągu roku, dzięki temu można zaplanować i zostawić wystarczającą ilość wolnego miejsca.

Innym sposobem jest rozmieszczenie dokumentacji chronologicznie, według daty napływu do archiwum, bez podziału na komórki. Pozwala zaoszczędzić miejsce pozostawione na przyszłe akta. W tym systemie akta przekazane do archiwum na spisie, który otrzymał nr 1 zostaną rozmieszczone na regale nr 1 i jego półkach, akta z kolejnego roku, uwzględnione na spisie nr 2, będą ułożone na regale nr 2 itd. Następne będą układane na kolejnych regałach. Wadą tego systemu jest powstawanie luk na półkach i regałach podczas brakowania, wolne miejsce można wykorzystać do układania kolejnych akt, w tym wypadku ulegną jednak przemieszczeniu. Wówczas może nas uratować jedynie bardzo dokładna ewidencja ułożenia kolejnych akt, pozwalająca szybko znaleźć potrzebne dokumenty. W systemie tym niezbędne będzie także dokładne oznaczenie regałów i półek oraz umieszczenie w spisie zdawczo-odbiorczym numerów regałów i półek, na których złożone są akta poszczególnych komórek.

Układając akta należy bezwzględnie oddzielać materiały archiwalne od dokumentacji niearchiwalnej, najlepszym rozwiązaniem, chociaż rzadko możliwym w praktyce, jest umieszczenie ich w osobnych pomieszczeniach. Najczęściej do tego celu przeznaczany jest osobny regał.

Akta można układać według różnych systemów, każdy jednak uwzględnia umieszczenie ich od strony lewej do prawej, bez względu na numerowanie półek regałowych od góry czy od dołu. W zależności od budowy regału oraz kształtu i formatu akt można wydzielić trzy systemy. Pionowy, który jest systemem bibliotecznym, tak jak ustawia się ksiązki na półkach, a w tym wypadku akt w sztywnych okładkach. System pionowo-płaski polegający na ułożeniu teczek jedna obok drugiej, na przemian grzbietem do góry i do doły oraz system poziomy, którego efektem jest powstanie stosów złożonych z kilku lub kilkunastu jednostek.

Ewidencjonowanie akt

Przechowywane materiały archiwalne oraz dokumentacja niearchiwalna muszą być objęte ewidencją, prowadzoną na bieżąco i uzupełnianą. Ewidencja spełnia podwójną rolę, pozwala na określenie ilości, stanu i kategorii przechowywanych akt oraz umożliwia ich odszukanie, udostępnienie, wypożyczenie lub brakowanie.

Na ewidencję składają się spisy zdawczo-odbiorcze akt, wykazy spisów zdawczo-odbiorczych, spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, kartoteka udostępniania akt, protokoły o braku lub zniszczeniu akt, spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, inwentarz kartkowy dla materiałów archiwalnych.

Wszystkie wymienione dokumenty służące do ewidencji należy traktować jako materiały archiwalne i przechowywać w archiwum. Nie trzeba ich przekazywać po upływie określonego czasu do odpowiedniego archiwum państwowego, powinny znajdować się w macierzystym archiwum przez cały czas jego istnienia, świadcząc o zasobie i historii tej komórki organizacyjnej. W przypadku likwidacji zakładu pracy, akta z archiwum wraz z ewidencją powinny zostać przekazane prawnemu następcy lub likwidatorowi, który ma obowiązek je zabezpieczyć i przechowywać. Nie dotyczy to archiwów zakładowych znajdujących się pod nadzorem archiwum państwowego, które przejmuje akta w razie likwidacji.

Archiwum zakładowe powinno także prowadzić teczki z protokołami kontroli wewnętrznych i zewnętrznych oraz informacjami dotyczącymi realizacji wniosków pokontrolnych. W osobnej teczce przechowuje się korespondencję archiwum zakładowego.

Spisy zdawczo-odbiorcze akt, osobne dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, powinny być przechowywane w oddzielnej teczce. Stanowią równocześnie inwentarz akt przechowywanych w archiwum zakładowym od początku jego istnienia. Należy przestrzegać zasady prowadzenia numeracji spisów według ich wpływu do archiwum zakładowego, nie można nadawać spisom numerów w obrębie każdego roku kalendarzowego. W archiwum powinien się także znajdować drugi egzemplarz spisów ułożony według poszczególnych komórek organizacyjnych przekazujących akta, ułożone według kolejności ich wpływu.

Kwalifikacja dokumentacji

Aby uniknąć dowolności przy pracy nad dokumentami pod względem ich przydatności dla różnych celów (urzędowych, naukowych itp.) należy przyjąć pewne kryteria oceny. Przy wartościowaniu dokumentacji należy brać pod uwagę względy praktyczne czyli przydatność dla poszczególnych obywateli, kraju, instytucji państwowych, oraz wartość informacyjną dla badań naukowych. O kryteriach decydują cechy dokumentów takie jak:

- pochodzenie – zależy od wytwórcy dokumentu, jego miejsca w hierarchii struktur zarządzania, przedmiot, charakter i zakres jego działalności,

- treść i stopień koncentracji informacji – dotyczy zagadnienia dokumentacji, tego czy ma charakter jednostkowy, czy są to ważne lub mniej istotne informacje, o charakterze zbiorczym, oraz jakie znaczenie posiada dla dokumentowania dziejów politycznych, społecznych, gospodarczych, kulturalnych całego kraju, regionu czy innej jednostki/instytucji,

- cechy zewnętrzne – czy jest to uwierzytelniona kopia, oryginał oraz czy będzie można go wykorzystać np. w celach urzędowych,

- sposób wykonania – bardziej wartościowe będą dokumenty sporządzone przez osoby ważne w życiu społecznym, ale także przy zastosowaniu unikalnych technik itp.,

- stan zachowania – ważnym kryterium będzie czy dokument jest kompletny, czy też stanowi jedynie część większej całości, a także na ile jego stan techniczny pozwala na korzystanie i użytkowanie.

Jako materiał archiwalny powinna być kwalifikowana tylko drobna część dokumentacji nie przekraczająca najczęściej 20%. Równocześnie wybrana część powinna odzwierciedlać wszystkie ważne wydarzenia i zmiany w kraju, regionie, województwie, powiecie, gminie, zakładzie pracy. Zawierać niezbędne informacje wykorzystywane dla ważnych celów urzędowych lub osobistych przez obywateli, organy i instytucje administracji rządowej i samorządowej, nawet jeżeli powstały w odległej przeszłości. Powinna dokumentować w sposób syntetyczny zasady organizacji i funkcjonowania ich aktotwórców.

Selekcja dokumentacji powinna przebiegać dwustopniowo, na pierwszym etapie wybieramy aktotwórców, których spuścizna będzie przechowywana wieczyście oraz tych, których dokumentacja będzie przechowywana czasowo  a potem zniszczona w całości. Na etapie drugim selekcjonujemy dokumenty na te o wartości historycznej, przeznaczone do wieczystego przechowywania oraz przydatne tylko czasowo.