Archiwizacja dokumentów

Archiwiści

Większość dużych firm zatrudnia u siebie archiwistów. Są to osoby, które zawodowo zajmują się archiwizowaniem dokumentów. Zależnie od wielkości i profilu działalności firmy archiwiści mogą być zatrudnieni na pełny etat lub na jego część, czasami też na umowę zlecenie. Dobrze mieć w przedsiębiorstwie osobę, która zajmuje się tylko tym. Dzięki temu łatwiej zapanować nad dokumentacją. Również znacznie prostsze jest wtedy korzystanie z archiwum i dodawanie do niego nowych dokumentów. Nawet jeśli archiwista nie jest obecny w firmie codziennie, zdecydowanie ułatwia pracę pozostałych pracowników. Dobrze jednak by była to cały czas ta sama osoba, nawet jeśli zatrudnia się ją na umowę o zlecenie, wówczas mamy gwarancję, że w firmowym archiwum nie zapanuje bałagan. Jeżeli archiwisty w firmie nie ma, dobrze rozważyć jego zatrudnienie, bo może to bardzo usprawnić pracę i odciążyć osoby, które mogą się zająć faktyczną działalnością firmy, a nie tylko dokumentami. Zwykle koszt zatrudnienia takiego pracownika nie wiele zwiększa ogólne wydatki firmy.

Archiwa

Tylko nowo powstałe firmy nie muszą się przejmować kwestią archiwum. Taka sielanka ma miejsce i tak tylko na początku działalności. Raczej prędzej niż później nadejdzie moment, w którym trzeba będzie się zmierzyć z archiwizowaniem dokumentów. Najlepiej więc pomyśleć o tym od razu. Wielkość i rodzaj planowanego archiwum uzależniony jest od rozmiarów i profilu działalności firmy. Po prostu niektóre działania generują większe ilości dokumentów, a inne mniejsze. Niemniej miejsce na archiwizowane dokumenty trzeba przewidzieć. W przypadków małych firm wystarczą zwykłe szafy na dokumenty. Te, w których będzie się trzymać papiery zarchiwizowane powinny być w jak najmniej uczęszczanym miejscu firmy. W przypadku większych firm trzeba będzie pomyśleć raczej o całym pomieszczeniu, w którym trzymane będą dokumenty. Najważniejsze, by było ono suche i bezpieczne oraz wyposażone przynajmniej w regały ułatwiające archiwizowanie. Powinna też mieć do niego ograniczona liczba osób, by uniknąć niepotrzebnego bałaganu.

Elektroniczna archiwizacja

Elektroniczna archiwizacja dokumentów niestety nie może zastąpić tej tradycyjnej, ciągle jeszcze wymagane jest trzymanie papierowych wersji dokumentów. Chociaż miałaby ona swój sens, wynikający przede wszystkim z oszczędności miejsca i ogromnej ilości papieru. Niemniej już teraz posiadanie elektronicznego archiwum może bardzo ułatwić pracę. Poza tym takie archiwum to też rodzaj katalogu, dzięki któremu łatwiej poruszać się pośród tradycyjnych dokumentów. System elektronicznej archiwizacji dokumentów można opracować samodzielnie. Bo cóż to jest tak naprawdę? Ni mniej, ni więcej, jak tylko uporządkowanie chronologicznie dokumentów w poszczególnych folderach tematycznych. Chodzi więc o to, co większość ludzi robi na swoich komputera codziennie. Jeśli jednak faktycznie mamy dużo dokumentów, to możemy się też zdecydować na pewne ułatwienie sprawy i skorzystanie z programów do elektronicznej archiwizacji. Są one bardzo proste i używa się ich intuicyjnie, poza tym miło się na nich pracuje, bo mają przyjazny interfejs.

Usługi archiwizacyjne

Jeśli nie mamy ochoty zajmować się archiwizacją dokumentów lub doprowadziliśmy do sytuacji, w której nijak nie jesteśmy w stanie się spod papierów wygrzebać, najwyższy czas coś z tym zrobić. Z pomocą w takich sytuacjach przychodzą firmy, które bardzo chętnie zdejmą z nas ciężar archiwizacji dokumentów. Co więcej w takim stopniu w jakim sobie tylko zażyczymy. Możemy zechcieć tylko uporządkowanie naszych dokumentów, ale możemy równie dobrze zlecić stworzenie archiwum od podstaw. Wiele firm, poza pracą, jaką może wykonać w zakresie segregowania czy digitalizowania dokumentów, proponuje też przejęcie opieki nad firmowym archiwum. To znaczy, oczywiście za opłatą, firma archiwizacyjna może trzymać nasze archiwum w swojej siedzibie i na bieżąco je aktualizować. Jest to dobre rozwiązanie, ale tylko wówczas, gdy posiadamy jednocześnie archiwum elektroniczne. W przeciwnym razie lepiej nie ryzykować, bo najprawdopodobniej od czasu do czasu będziemy potrzebowali swoich starych dokumentów na miejscu.

Digitalizacja dokumentów

Najstarsze archiwa, te o znaczeniu historycznym zwykle nie są ogólnodostępne. Głównym powodem takiego stanu rzeczy, jest to, że łatwo mogą one ulec zniszczeniu. Ratunkiem dla nich jest digitalizacji. Czyli rzeczowo sprawę ujmując chodzi po prostu o nadanie im formy dokumentów cyfrowych, z których będzie można korzystać przy pomocy komputera. Najczęściej tego rodzaju dokumenty nie są dokumentami firmowym. Częściej to zbiory biblioteczne lub muzealne. Ich stan niestety uniemożliwia kontakt z nimi zainteresowanym, najczęściej naukowcom. Digitalizacja, jest więc szansą nie tylko na ich ocalenie, ale również na udostępnieni ich szerszej grupie odbiorców. Obecnie takie prace prowadzą większe biblioteki, w tym Biblioteka Jagiellońska. Poza tym także muzea digitalizują swoje zbiory historyczne, następnie je katalogują i udostępniają swoje archiwa on-line. Dzięki tej nowoczesnej metodzie archiwizacji można się zapoznać ze zbiorami, na których obejrzenie w rzeczywistości prawdopodobnie nie miałoby się szansy.

Katalogi on-line

Katalogi on-line są dużym wsparciem dla funkcjonowania tradycyjnych archiwów. Zdecydowanie ułatwiają i przyśpieszają wyszukiwanie dokumentów, a także ich lokalizację. Działają mniej więcej w taki sam sposób, jak internetowe katalogi biblioteczne. To znaczy w wersji on-line mamy zebrane i uporządkowane wszystkie dokumenty, które mamy w swoim archiwum. Pozycje w wirtualnym katalogu są odpowiednio oznaczone i zawierają informacje o położeniu danego dokumentu czy zbioru dokumentów w określonym miejscu archiwum. Dzięki takiemu opisowi łatwo znaleźć dokument w prawdziwym archiwum. Często funkcję katalogów spełniają też elektroniczne archiwa. Różnią się jednak tym od katalogów, że mamy tam także dokument w wersji elektronicznej. Poza tym tego rodzaju archiwa zwykle są firmowe, więc nie udostępnia się ich on-line, za wyjątkiem przypadków, gdy są one dostępne w sieci wewnętrznej. Wówczas może z nich skorzystać każdy zainteresowany pracownik, jednak nie mają do nich żadnego dostępu osoby postronne.

Szkolenia

Obchodzenie się z dokumentami, to ważna i delikatna kwestia. W szczególności dotyczy to firm. Bowiem firmowe dokumenty są najczęściej kopalniami danych osobowych, a także rozmaitych ważnych informacji o kontrahentach. Ważne by tego typu rzeczy, były w firmie odpowiednio zabezpieczone. Najczęściej intuicyjnie wiadomo, jak z dokumentami trzeba się obchodzić, ale intuicja to nie twarda wiedza. Dlatego dobrze, co jakiś czas zorganizować dla pracowników firmy szkolenie z zarządzania dokumentami, ich ochrony i archiwizacji. Być może nie brzmi to zbyt porywająco i pracownik wolałby raczej pójść na kurs językowy, ale może mieć ogromne znacznie dla bezpieczeństwa firmy. Szkolenia z tego zakresu zwykle organizują firmy, które zajmują się profesjonalnie archiwizacją i zdobyły ku temu odpowiednie uprawnienia. Zazwyczaj takie szkolenie nie trwa zbyt długo, a bogate jest w informacje na temat przechowywania dokumentów, a także ochrony informacji, które mogą się okazać bardzo ważne. Dobrze więc od czasu do czasu w taką formę dokształcania pracowników zainwestować.

Niszczenie dokumentów

Może się to wydać nieco dziwne, ale istotnym elementem archiwizacji dokumentów, jest także ich niszczenie. Firmy nie mają obowiązku trzymać dokumentów w nieskończoność. Dlatego od czasu do czasu trzeba się pozbyć najstarszej dokumentacji, której według prawa nie trzeba już przechowywać. Poza tym w trakcie samej archiwizacji, czyli przenoszenia bieżących dokumentów do archiwum, również trzeba zrobić selekcję. Powinna się ona skończyć zarchiwizowaniem koniecznych dokumentów i przeznaczeniem do zniszczenia, a następnie zniszczeniem tych, których nie ma sensu przechować. Mowa jest o niszczeniu, gdyż dokumentów nie można po prostu wyrzucić. Zawierają one bowiem istotne dane, które mogą zostać wykorzystane, gdy dostaną się w niepowołane ręce. Najlepiej więc takie dokumenty spalić lub zniszczyć przy pomocy biurowej niszczarki. Można też zlecić pozbycie się dokumentów firmie, która profesjonalnie zajmuje się ich niszczeniem. Jest to szczególnie korzystne rozwiązanie, gdy dokumentów jest bardzo dużo.