Archiwizacja dokumentów

Braki w dokumentacji

Dziś możemy czerpać z tego, że dawniej komuś chciało się gromadzić dokumentu. Dzięki temu zyskujemy pełny obraz historycznej rzeczywistości. Zdarzają się jednak w historii i taki opowieści, których zakończenia nigdy nie poznamy. Trudno będzie zrekonstruować całość historycznej układanki ze względu na braki w dokumentacji. Z czego one wynikają? Najczęściej po prostu archiwa uległy zniszczeniu. Czasami w wyniku działań wojennych, a innym razem przez celowe działanie ludzi, którym zależało na tym, by coś ukryć. Niestety tego rodzaju straty są nie do nadrobienia. Najczęściej ludzie, którzy mogliby pomóc uzupełnić brakujące kawałki układanki już nie żyją, więc w historii pozostają pewne luki. Właściwie są też pewne plusy tych luk, mianowicie to jest pewne pole do poszukiwań dla historyków. Dzięki temu mogą oni pracować nad odnalezieniem innych materiałów, które pomogłyby im uzupełnić braki. Ostatecznie mogą też oczekiwać na pojawienie się kolejnych archiwów, skrzętnie ukrytych na przykład w ścianach budynków w okresie drugiej wojny światowej.

Archiwum na CD
Oprócz tradycyjnych papierowych archiwów, można dziś coraz częściej spotkać archiwa w formie cyfrowej. Najczęściej są one gromadzone na płytach CD. Prawdopodobnie nie są one najbezpieczniejszym sposobem przechowywania danych, ale z drugiej strony stanowią bardzo dobrą asekurację na wypadek zniszczenia papierowych wersji. Poza tym mają również tę niekwestionowaną zaletę, że zajmują bardzo mało miejsca, a mogą pomieść dużą liczbę informacji. Takie archiwa mogą być przydatne nie tylko w firmach czy bibliotekach, ale z powodzeniem sprawdzają się też w warunkach domowych. Dzięki archiwizacji dokumentów na CD nie musimy przechowywać wszystkiego na dysku swojego komputera. Jeśli sprawnie sobie zorganizujemy swoje małe archiwum i mądrze opiszemy płyty, właściwie nie będzie najmniejszego problemu z odnalezieniem dokumentacji spraw, którymi zajmowaliśmy się jakiś czas temu. Poza tym zdigitalizowane dokumenty oznaczają też łatwość ich kopiowania, a nawet przesyłania drogą elektroniczną, co może nam bardzo ułatwić na przykład pracę biurową.

IPN

Instytut Pamięci Narodowej właściwie jest jednym wielkim archiwum. Zgromadzone w nim dokumenty zajmują całe szeregi półek, które z kolei tworzą wielkie labirynty. Czy ktoś dzisiaj ośmieli się powiedzieć, że dokumenty, które są przechowywane w archiwach IPN-u są nieprzydatne? Raczej jest to mało prawdopodobne, choć pewnie znajdą się tacy, którym są one nie na rękę. Ze względu na czas, w którym powstawały trzeba je traktować z należytą uwagą i ostrożnością, a także posługiwać się nimi bardzo rozsądnie. Niewątpliwie stanowią one część naszej historii, trudnej, ale i ogromnie interesującej. Dobrze, że nikt nie wpadł na to, by te dokumenty zniszczyć. Dzięki temu, że zostały zachowane, mogą być cennym obiektem badań historyków, a w dalszej perspektywie ważnym źródłem wiedzy z zakresu historii najnowszej. Dokumentów w archiwach IPN-u jest bez liku i właściwie to bardzo dobrze, że aż tyle się ich zachowało. Im ich więcej, tym pełniejsza wiedza o czasach i ludziach, których bezpośrednio dotyczą.

Historia w dokumentach

Archiwizacja dokumentów nie jest wcale nowym pomysłem. Różne dokumenty gromadzono praktycznie od zawsze. Powody były różne, najczęściej jednak ekonomiczne, dokumentowano podatki, zatrudnienie, długi. Dzięki dokumentom znajdywanym w takich archiwach można było poznawać coraz lepiej historię. Im ich się więcej znajduje tym pełniejszy jest jej obraz. Archiwa mogą się kojarzyć z czymś, co stało się użyteczne w ubiegłym wieku, ale i wcześniejsze epoki nie były ich pozbawione. Duże archiwa i bardzo stare posiada Kościół katolicki. Nie wszystkie są ogólno dostępne i to zarówno dla bezpieczeństwa dokumentów – bo te czasami liczą sobie kilka wieku – jak i dla bezpieczeństwa samej instytucji. Chociaż na pierwszy rzut oka archiwum może się wydawać jedynie przechowalnią oficjalnych dokumentów, skrywa wiele informacji o ludziach, o życiu i społecznościach czasów, których dotyczą. Warto więc się w nie wgłębić i wyjść poza ramy szablonowego myślenia. Wówczas być może dostrzeżemy kawałek interesującej historii, którą warto będzie komuś opowiedzieć.

Domowe archiwa

Gdy przychodzi nam porządkować prywatne archiwa osób zmarłych, możemy się natknąć na ważne dokumenty. Często takie domowe archiwum jest w stanie rozwikłać różne problemy natury prawnej. Czasami dzięki niemu udaje się ustalić faktyczny stan posiadania zmarłego, nierzadko udaje się też znaleźć zapis jego ostatniej woli. Zatem takie domowe, dobrze prowadzone archiwum może tak naprawdę wiele ułatwić, pozwala na uporządkowanie spraw, z którymi prędzej czy później i tak trzeba będzie się zmierzyć. Dodatkowo najczęściej w domowym archiwum można oprócz oficjalnych dokumentów znaleźć również prywatną korespondencję czy drobne pamiątki. Jeśli porządkujemy archiwum kogoś bliskiego, może to być dla nas bardzo cenne znalezisko. Może się też stać dla nas odpowiedzią na nigdy nie zadane pytania. Zresztą nie ma się co oszukiwać, każdy z nas ma swoje tajemnice, dlatego często nasze dokumenty, które chowamy w szufladzie na dnie mówią o nas znacznie więcej niż my sami jesteśmy w stanie powiedzieć bliskim czy przyjaciołom.

Archiwizacja sądowa

Najbardziej okazałe jak wiadomo są archiwa sądowe. Potrzeba na nie wiele pomieszczeń i specjalnych systemów zabezpieczeń, które zagwarantują, że będą się one dobrze przechowywały i nie dostaną się w niepowołane ręce. Co dokładanie znajduje się w archiwach sądów? Zależnie od tego, czym dany sąd się zajmuje, mogą to być akta naprawdę fascynujący spraw kryminalnych, ale mogą też być księgi wieczyste czy na przykład sprawozdania finansowe przedsiębiorstw. Oczywiście nie każdemu takiego rodzaju dokumenty wydadzą się ważne, ale z pewnością są ludzie, dla których mogą być istotne. Czasami mogą stanowić kluczowe wyjaśnienie w prowadzonym postępowaniu, innym razem pozwalają na ustalenie stanu prawnego działki budowlanej. Chociaż z punktu widzenia zwykłego śmiertelnika wszystkie te zarchiwizowane dokumenty mogą się nigdy nie przydać, to zapewniam, że i zwykły śmiertelnik może ich kiedyś potrzebować do załatwienia swoich spraw. Zatem niech tam sobie leżą bezpiecznie i czekają na swoje pięć minut.