Archiwizacja dokumentów

Dokumentacja niearchiwalna cechuje się tym, że najczęściej to właśnie ona w potencjalnych archiwach wypełnia ponad dziewięćdziesiąt procent wszystkich dokumentów. Ten rodzaj dokumentacji także dzieli się na kilka istotnych elementów kwalifikacyjnych.  Podział ten ustalony jest przede wszystkim w zależności od ustawowego terminu przechowywania. Musimy powiedzieć, że wszelkie okresy przechowywania są najczęściej ustalone wedle okresów przedawnienia, które przysługują dla niektórych czynności prawnych. W tym przypadku, kiedy minie okres ich przechowywania mogą one po prostu zostać w całości zniszczone. Oczywiście okres ten jest bardzo szczegółowo określony w wykazach akt, dlatego też należy zawsze go przestrzegać. Okres przechowywania oblicza się od każdego nowego roku, czyli od daty pierwszego stycznia. Jeżeli mamy do czynienia z dokumentami personalnymi wówczas data przechowywania akt wygasa wraz z datą wygaśnięcia umowy o pracę. Jeśli mowa o dokumentach normatywnych akta te można zniszczyć wraz z wejściem w życie nowej ustawy. W przypadku, kiedy mamy do czynienia z umowami, czy też różnorodnymi kontraktami, wówczas dokumenty te przechowuje się do ostatecznego rozliczenia. Z kolei dokumenty dotyczące spraw sądowych należy posiadać aż do chwili uprawomocnienia się wyroku lub też do chwili umorzenia sprawy. Taka dokumentacja jest określana symbolem „B”. Obok niej istnieje jednak też ta, której symbol to „BE”. Do tego typu akt należą te dokumenty, które dotyczą w całości na przykład dokumentacji kontroli doraźnych, a także wszelkich spraw karno-skarbowych. Takie akta określane są także cyframi arabskimi, które mówią o tym ile lat dany dokument ma zostać przechowywany. W chwili, kiedy minie określony czas na przechowywanie tych dokumentów można przeprowadzić ich szczegółową ekspertyzę, dzięki czemu można dokonać ostatecznego zakwalifikowania.  Taka kwalifikacja dotyczy wykorzystania dokumentów.

Podczas archiwizacji dokumentów jednym z najważniejszych aspektów, jaki należy wziąć pod uwagę jest ich kwalifikacja. Jest to istotne głównie dlatego, że musimy tutaj uniknąć pewnej dowolności, a przez to podzielić akta i dokumenty pod względem ich przydatności dla różnych celów. Cele te mogą być różnorodne, zarówno urzędowe, jak i naukowe. To sprawia, że podczas przyjmowania dokumentów musimy przyjąć pewne kryteria oceny. Jeżeli określamy to kryterium musimy wziąć pod uwagę kilka cech. Jedną z nich jest pochodzenie dokumentów, które głównie zależy od wytwórcy dokumentu. Ważne staje się tutaj jego miejsce w zarządzaniu, charakter prac oraz zakres działalności, którą wykonuje. Drugim elementem, który także jest bardzo ważny jest treść i stopień koncentracji informacji. Ten element dotyczy przede wszystkim głównego zagadnienia dokumentacji.  W tym celu określa się czy ma on charakter jednostkowy, czy też wszystkie informacje podane są w charakterze zbiorczym. Dodatkowo zaletą jest tutaj fakt, jeśli pracownik archiwum określi znaczenie potencjalnych dokumentów dziejów politycznych, a także społecznych, oraz gospodarczych. Kolejnym elementem, jaki należy wziąć pod uwagę są jego cechy zewnętrzne. Warto więc sprawdzić czy dokument jest to uwierzytelniona kopia, czy też oryginał. Należy także ustalić jak w przyszłości będzie można go wykorzystać. Następnym elementem jest sposób wykonania dokumentu. Jeśli jest to wartościowy dokument na pewno będzie on sporządzony przy zastosowaniu unikalnych technik i możliwości. Ważny jest także stan zachowania dokumentu, dlatego sprawdzić należy czy jest on w pełni kompletny, czy też stanowi jedynie część danego dokumentu. Dzięki temu możemy określić jego stan techniczny oraz dalsze użytkowanie. Cała selekcja dokumentów ma charakter dwustopniowy. Sprawia to, że wpierw wybiera się aktotwórców, a następnie wybiera akta oraz dokonuje ich podziału biorąc pod uwagę wartości historyczne oraz fakt czy dokumenty są przeznaczone do wieczystego przechowywania.

Jedną z najważniejszych wytycznych, jaką cechuje się prawo archiwalne jest podział na materiały archiwalne. Wszelkie te materiały zawsze oznaczone są symbolem kwalifikacyjnym „A” co oznacza, że są niearchiwalne, oznaczone, jako „B”, mówią, że są archiwalne. Warto wspomnieć, że materiały oznaczone symbolem B posiadają wiele cech charakterystycznych, które odróżniają je od innych. Przede wszystkim takie materiały w dużym stopniu mają wartość historyczną. Mogą być one także ważne dla gospodarki narodowej. To z kolei sprawia, że często przechowuje się je wieczyście, przez okres, który obejmuje dwadzieścia pięć lat. Jeżeli dokumenty te mają charakter sądowy czy też notarialny wówczas przechowuje się je dłużej, bowiem przez pięćdziesiąt lat. Z kolei, jeśli ten okres zakończy się wówczas niezwłocznie przekazywane są do Archiwum Państwowego. Niezwykle istotne jest przechowywanie tego typu dokumentów, bowiem mogą one podlegać okresowej kontroli archiwów państwowych. Jest to, więc tak zwany ustawowy nadzór. To sprawia, że we wszystkich archiwach zakładowych dokumenty te powinny zostać wydzielone w ewidencji a także fizycznie, bowiem podlegają one specjalnej ochronie prawnej. Jedną z cech charakterystycznych, którą wyróżniają się owe dokumenty jest także to, że tworzą narodowy zasób archiwalny. Są to w większości materiały, które istnieją na terenie całego państwa. Są one przechowywane w wielu miejscach, lecz obejmuje je taka sama regulacja prawna i podlegają one tym samym zasadom przechowywania. Jeśli pod uwagę weźmiemy dokumentację niearchiwalną musimy stwierdzić, że ma ona jedynie czasową wartość. To sprawia, że podlega brakowaniu, w chwili, kiedy okres jej przechowywania zakończy się. Jeżeli dokumentacja ta ulegnie zniszczeniu w okresie, w jakim należy ją przechowywać wówczas osoba odpowiedzialna podlega sankcji karnej, bowiem ma ona niezwykle ważne w tym okresie znaczenie i często podlega kontroli.

Ważne dokumenty zawsze przekazywane są na pewien okres czasu do archiwum. Niezwykle ważne, jest więc przechowywanie akt i innych dokumentów, bowiem jeśli akta są odpowiednio uporządkowane wówczas praca archiwisty staje się sprawna, szybka i bezproblemowa. Nie ma tutaj bowiem problemu brakowania oraz porządkowania i udostępniania materiałów, kiedy są w danym momencie potrzebne. Najczęściej, dokumenty te układa się według kolejności przejmowania. To sprawia, że wszelkie dokumenty powinny mieć własny regał lub półkę. Warto więc wiedzieć, jakie miejsce im zapewnić a można to ocenić na podstawie orientowania się ile dana jednostka w danym czasie wytwarza dokumentów. Wówczas można zapewnić odpowiednią ilość miejsca i sprawić, że dokumenty będą ułożone w sposób przejrzysty. Drugim sposobem, w jaki można umieścić takie dokumenty jest metoda chronologiczna. Opiera się ona na fakcie, że dokumenty układa się wedle daty napływu do archiwum. Nie istnieje więc tutaj podział na komórki. Wszystkie akta jakie przyjmuje archiwum, muszą zostać umieszczone w spisie oraz właściwie ponumerowane.  Jeżeli segregujemy dokumenty, wówczas najważniejszą sprawą jest to, aby wszystkie materiały archiwalne zostały oddzielone od dokumentacji niearchiwalnej. W tej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest umieszczenie ich w oddzielnych pomieszczeniach. Niestety rzadko jest to możliwe do zastosowania w praktyce, co sprawia, że jest na to przeznaczony osobny regał. Ważne przy segregacji dokumentów jest także numerowanie półek regałowych. W ten sposób znacznie łatwiej możemy je w razie potrzeby odnaleźć. Najczęściej stosuje się trzy rodzaje podziałów: poziomy, środkowy oraz pionowy. Akta posegregowane w ten sposób zawsze są uporządkowane, dlatego też nie stanowi żadnego problemu ich odnalezienie. Dodatkowo nie musimy obawiać się stosów zalęgających wszędzie dokumentów, bowiem są one zawsze na bieżąco segregowane.

Każde archiwum, w którym przechowuje się dokumenty ma wiele ważnych obowiązków. Z tego też względu można powiedzieć, że niezależnie od tego, jaki charakter ma dane archiwum ma ono za zadanie przyjmować dokumenty, jakie pochodzą z poszczególnych komórek i jednostek organizacyjnych. Takie przyjmowanie dokumentów najczęściej następuje początkiem każdego roku kalendarzowego. To sprawia, że najczęściej w obrębie miesięcy, jakimi są styczeń oraz luty akta muszą być już w pełni przygotowane do przekazania. Z kolei w miesiącach w marcu i kwietniu dokumenty te są przyjmowane przez archiwistę. Każde profesjonalnie działające archiwum musi gromadzić akta ze wszystkich komórek.  Najczęściej w archiwum przechowywane są dokumenty, które dotyczą spraw zakończonych. Jednym z najlepszych a zarazem najczęściej stosowanych sposobów, wedle których przekazuje się dokumenty do archiwum jest zastosowanie porównania spisów zdawczo-odbiorczych akt z wykazem akt, jakie przychodzą z poszczególnych komórek organizacyjnych. Wszystkie dokumenty, które zostały przekazane do archiwum muszą być przechowywane we właściwych komórkach. Czas przechowywania tych dokumentów wynosi zazwyczaj dwa lata, jednakże, jeśli mamy do czynienia z istotnymi czynnikami może on zostać skrócony bądź też wydłużony. Oczywiście każda przechowywana dokumentacja musi być w pełni uporządkowana, opatrzona właściwym podpisem, po to, aby w razie potrzeby łatwo można było ją odnaleźć. Jeżeli mamy do czynienia z dokumentacją niearchiwalną wówczas jej przechowywanie ogranicza się do sprawdzenia prawidłowości wszelkich spraw, jakie umieszczone są w poszczególnych teczkach. Jeżeli archiwum przyjmuje dokumenty i akta, robi to najczęściej za pomocą spisu zdawczo-odbiorczego.  Taki spis jest sporządzany na odpowiednich drukach, które można wydrukować na przykład z Internetu. Wypełnianiem takich spisów zajmuje się komórka organizacyjna, która w następnej kolejności zdaje akta.

Dokumentację możemy podzielić ze względu na kilka kryteriów. Jeżeli więc pod uwagę weźmiemy dokumentację rzeczową, warto wiedzieć, że możemy podzielić ją na typową i specyficzną. Jeżeli pod uwagę bierzemy dokumenty typowe musimy wpierw powiedzieć, że powstają one w każdej jednostce organizacyjnej. Dzieje się tak bez względu na wielkość jednostki organizacyjnej, a także bez względu na charakter jej typowej działalności. Taka sytuacja wynika z tego, że każdy zakład, przedsiębiorstwo, czy też instytucja realizuje pewne zadania, które muszą zostać udokumentowane. Dokumenty tego typu najczęściej związane są z zarządzaniem, organizacją, a także wszelkiego typu sprawami osobowymi. Dodatkowo mogą być one związane także z planowaniem, sprawozdaniami oraz finansami. Jeżeli mówimy o dokumentach, które określane są jako specyficzne musimy powiedzieć, że istnieją one obecnie we wszystkich jednostkach organizacyjnych.  Jednakże ich cechą charakterystyczną jest to, że w dużym stopniu stanowią odbicie jej statutowej działalności. Działalność ta najczęściej powtarza się w zakładach pracy. Tego typu dokumentacja dotyczy najczęściej produkcji, technologii wytwarzania, a także może ona obejmować przykładowo historie oraz wszelkie statystyki chorób w szpitalach. Obecnie dokumenty te można podzielić także na oryginalne oraz wtórne, co ma miejsce z użyciem kserokopiarki, jaka dziś jest rozpowszechniona we wszystkich instytucjach działających na rynku. Jeżeli mamy do czynienia z wydrukiem komputerowym, który ma charakter pierwowzoru wówczas musi on zostać opatrzony w prawym górnym rogu pieczątką „Oryginał”.  Pieczęć ta powinna mieć kolor czerwony. Jeśli mówimy o dokumentach o charakterze wtórnym wówczas muszą to być w pełni uwierzytelnione odpisy oraz wyciągi pochodzące z oryginalnych dokumentów. Dokumenty tego typu można podzielić także na akta jawne oraz niejawne.

Jednym z najważniejszych pojęć, które są nieodłącznie związane z przechowywaniem dokumentów jest zespół archiwalny. Przez owo pojęcie najczęściej rozumie się, całość materiałów archiwalnych, które powstały w wyniku działalności danej jednostki archiwalnej. Materiały te powstały w chwili, kiedy jednostka ta działała a w następnej kolejności zostały one przyjęte przez archiwum państwowe. Taka sytuacja sprawia, że biorąc długi czas przechowywania dokumentów, musimy zauważyć, że mogą one należeć do innych twórców. Twórcy ci, najczęściej sporządzali dokumenty w momencie wykonywania określonych zadań. Takie zespoły są wytworzone przez osoby fizyczne, które najczęściej nazywamy spuściznami. W skład owych zespołów wchodzi przede wszystkim dokumentacja aktowa, techniczna, mechaniczna, komputerowa, czy też kartograficzna. Niezwykle ważne znaczenie mają tutaj tak zwane granice chronologiczne. Granice te, wyznaczają bowiem daty powołania a także likwidacji twórców dokumentacji. Oprócz tego określają one także zmiany zakresu kompetencji działalności potencjalnego twórcy. Takie zespoły dzielimy ze względu na dwa rodzaje, a żeby to uczynić najczęściej bierze się ich strukturę wewnętrzną a także pochodzenie dokumentacji. Taki podział sprawia, że zespoły dzielimy na proste oraz złożone. Jeśli mówimy o zespołach prostych powiedzieć musimy, że nie cechują się one występowaniem zasadniczych zmian a także nie są one często przekształcane. Najczęściej są to dokumenty, które powstały w drodze dziedziczenia oraz należą one do samodzielnych twórców. Istnieje tutaj tak zwana sukcesja bierna, która także przez wiele osób znana jest jako martwa. Najczęściej zachodzi ona, kiedy zespół nie jest kontynuowany przez potencjalnego spadkobiercę. Dodatkowo możemy wyróżnić zespoły otwarte i zamknięte, które różnią się tym, że zespół o charakterze otwartym jest na bieżąco uzupełniany zaś zespół zamknięty zakończył swoje działanie, a przez to czynnie przestał istnieć.

Wszelkie przechowywane w archiwum dokumenty, cechują się tym, że muszą zostać objęte ewidencją, która jest zawsze prowadzona na bieżąco i uzupełniana. Dzieje się tak, dlatego, że ewidencja dokumentów ma dwa bardzo ważne zadania do spełnienia. Dzieje się tak, dlatego, że za jej pomocą można określić stan oraz ilość i kategorie przechowywanych dokumentów a także istnieje możliwość ich szybkiego odszukania bądź też wypożyczenia w chwili, kiedy są potrzebne. Jeśli wyjaśniamy pojęcie ewidencji dokumentów stwierdzić musimy, że składają się na nią spisy zdawczo-odbiorcze akt. Dodatkowo istnieją tutaj także wykazy spisów zdawczo-odbiorczych. Niezwykle ważnym czynnikiem, który musi tutaj występować jest także kartoteka udostępniania akt oraz wszelkiego typu protokoły traktujące o braku lub zniszczeniu akt. Wszystkie materiały, które są traktowane jako archiwalne można przechowywać w archiwum. To z kolei sprawia, że nie istnieje potrzeba ich ponownego przekazywania w chwili, kiedy minie określony czas, w jakim dokumenty muszą być przechowywane. Oczywiście wszystkie ważne dokumenty muszą zostać umieszczone w macierzystym archiwum. Dzięki temu mówią one o historii tej komórki organizacyjnej, która je do archiwum przekazała. W chwili, kiedy mamy do czynienia na przykład z likwidacją danej komórki organizacyjnej wówczas wszystkie dokumenty i akta muszą zostać przekazane prawnemu następcy lub też likwidatorowi. Osoba ta ma oczywiście obowiązek, aby dokumenty te zabezpieczyć a także przechowywać. Cechą charakterystyczną, jaką wyróżnia się archiwum zakładowe jest to, że powinno ono także prowadzić teczki wypełnione protokołami kontroli, jakie są przeprowadzane w warunkach wewnętrznych i zewnętrznych. Ważnym elementem, jaki musi istnieć, aby praca była w całości poprawna są spisy zdawczo-odbiorcze akt. Takie spisy także muszą być przechowywane w teczce osobnej, dzięki czemu panuje ład i porządek.

Podstawowe terminy prawa archiwalnego

Najważniejsza wytyczną prawa archiwalnego jest podział na materiały archiwalne, oznaczone symbolem kwalifikacyjnym „A”, oraz niearchiwalne, oznaczone jako „B”.
Materiały archiwalne posiadają następujące cechy: mają wartość historyczną albo są ważne dla gospodarki narodowej, przechowuje się je wieczyście czyli początkowo przez 25 lat, a w przypadku akt sądowych i notarialnych przez 50 lat (akta stanu cywilnego przez 100 lat) a po upływie tego czasu są przekazywane do odpowiedniego Archiwum Państwowego. Nie mogą być brakowane, niszczone, uszkadzane. Powstają jedynie w najważniejszych jednostkach organizacyjnych czyli organach władzy i urzędach, przedsiębiorstwach, partiach politycznych, kościołach i związkach wyznaniowych, związkach zawodowych i innych instytucjach a także u osób fizycznych, mających znaczenie dla życia społeczeństwa (uczonych, artystów, pisarzy, polityków, dziennikarzy itp.). Służba archiwalna ustala, które jednostki lub osoby wytwarzają materiały archiwalne, stanowią ok. 10-20% całej wytwarzanej w danym miejscu dokumentacji, obejmują tylko część najważniejszą, mającą podstawowe znaczenie dla ich wytwórców.
Ich przechowywanie, porządkowanie i ogólne bezpieczeństwo podlega okresowej kontroli archiwów państwowych (ustawowy nadzór). W archiwach zakładowych ta część powinna zostać wydzielona w ewidencji i fizycznie, podlegają specjalnej ochronie prawnej. Materiały archiwalne tworzą narodowy zasób archiwalny. Nie ma znaczenia przez kogo został wytworzony, ani czy znajduje się jeszcze u wytwórcy czy już we właściwym Archiwum Państwowym. Pod pojęciem tym rozumiemy całość materiałów archiwalnych na terenie państwa, przechowywany w różnych miejscach, jest to regulacja prawna, mająca na celu skuteczną ochronę, oddając ją pod nadzór Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
Dokumentacja niearchiwalna ma jedynie czasową, praktyczna wartość dla swojego wytwórcy i podlega brakowaniu po upływie obowiązującego prawnie okresu przechowywania. Posiada dwie cechy wspólne z materiałami archiwalnymi: w miejscu przechowywania powinien być wydzielony ewidencjonalnie i fizycznie, jego niszczenie, utrata, uszkodzenie w okresie obowiązkowego przechowywania jest zagrożona sankcja karną, tak jak w przypadku materiałów archiwalnych.

Terminologia w archiwistyce

Przez zespół archiwalny należy rozumieć całość materiałów archiwalnych powstałych w ramach jednostki archiwalnej w trakcie jej funkcjonowania i przejętych przez archiwum państwowe. W skład zespołów współczesnych mogą wchodzić materiały archiwalne innych twórców, zgromadzone przez jednostkę organizacyjną w trakcie wykonywania określonych zadań. Zespoły archiwalne wytworzone przez osoby fizyczne, nazywamy spuściznami.

W ich skład, obok klasycznej dokumentacji aktowej, mogą wchodzić nieaktowe formy dokumentacji jak techniczna, kartograficzna, mechaniczna, komputerowa itp. Granice chronologiczne wyznaczają daty powołania i likwidacji ich twórców, zasadniczych reorganizacji (także natury ustrojowej) oraz zmiany zakresu kompetencji.

Dlatego w jego skład może wchodzić dokumentacja wytworzona w ciągu kilkudziesięciu lat ale i kliku lat, a nawet kilku miesięcy, zależnie jak długo twórca zespołu prowadził swoją działalność.

Ze względu na strukturę wewnętrzną i pochodzenie dokumentacji, zespoły dzielimy na proste i złożone. Proste powstają w wyniku działalności twórcy, nie ulegając zasadniczym zmianom i zbyt licznym przekształceniom powodującym dziedziczenia dokumentów. Zespół złożony zawiera dokumentację przejętą w drodze dziedziczenia, połączoną z dokumentacją sukcesora w ten sposób, że jej wydzielenie w osobny zespół jest niemożliwe, równocześnie posiada kilku samodzielnych twórców.

Z pojęciem zespołu łączy się także sukcesja bierna, zwana także martwą oraz czynna, zwana żywą. Sukcesja bierna ma miejsce, kiedy sukcesor przejmuje zespół i nie kontynuuje go, czynna zachodzi kiedy zespół jej kontynuowany przez spadkobiercę.

Wyróżniamy także zespoły otwarte i zamknięte, otwartym nazywamy zespół, który jest na bieżąco uzupełniany dopływem akt z komórek (jednostka nadal działa). Zespołem archiwalnym zamkniętym nazywamy zespół, którego twórca definitywnie zakończył działanie, przestał istnieć i skończył się dopływ dokumentacji.

Zasada niepodzielności zespołu, zwana także zasadą proweniencji, mówi że materiały archiwalne wytwarzane przez daną jednostkę organizacyjną w czasie jej działalności w określonym czasie i na określonym terenie tworzą hermetyczna całość, której nie należy dzielić ani naruszać w jakikolwiek sposób.